Tehnologie pentru efectuarea inventarierii mijloacelor fixe. Inventar: instrucțiuni pas cu pas

Contabilitatea și raportarea pot fi corecte pe hârtie, dar acuratețea lor poate fi determinată doar prin inventariere. Acest articol vă va ajuta să vă amintiți punctele importante și să preveniți sau să corectați posibile erori.

Webinarii pentru contabili la Kontur.School: modificări ale legislației, caracteristici ale contabilității și contabilității fiscale, raportare, salarii și personal, tranzacții cu numerar.

Inventarul este o procedură anuală obligatorie pentru toate întreprinderile fără excepție. Scopul principal este verificarea conformității datelor contabile cu situația reală. Dar nu toate organizațiile înțeleg importanța inventarierii, transformându-l într-o formalitate. Cu toate acestea, numai în timpul acestei proceduri poate fi posibil să se identifice surplusuri sau lipsuri de proprietate, să se stabilească starea reală a obiectelor, să eficientizeze relațiile de proprietate, să se evalueze valabilitatea datoriei reflectate în contabilitate, să se identifice posibilitatea de reducere a costurilor, să se ajusteze contabilitatea și, cel mai important, minimizați riscurile fiscale.

Cazuri în care este necesar un inventar:

• la transferul proprietății pentru închiriere, răscumpărare, vânzare, precum și în timpul transformării unei întreprinderi unitare de stat sau municipale;
• înainte de compilare;
• la schimbarea persoanelor responsabile financiar;
• când sunt dezvăluite fapte de furt, abuz sau deteriorare a proprietății;
• în cazul unui dezastru natural, incendiu sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme;
• în timpul reorganizării sau lichidării organizației;
• alte cazuri prevazute de lege.

Dacă inventarul a fost efectuat nu mai devreme de 1 octombrie a anului de raportare, atunci nu este necesar să repetați această procedură înainte de a întocmi bilanțul anual.

Mijloacele fixe trebuie inspectate o dată la trei ani (clauza 27 din Regulamente privind contabilitatea și raportarea în Federația Rusă, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n.)

În plus, șeful organizației are dreptul de a numi în mod independent un inventar. Pentru a face acest lucru, el trebuie să determine numărul acestor activități în anul de raportare, datele acestora, lista proprietăților inspectate și obligațiile financiare pentru fiecare dintre ele (clauza 2.1, clauza 2 din Ghidul de inventar).

Ce trebuie verificat în timpul inventarierii?

Toate proprietățile și toate tipurile de obligații financiare sunt supuse inventarierii, indiferent de locația acesteia, adică nu numai pentru întreprinderea-mamă, ci și pentru diviziile acesteia.

Este imperativ să verificați:

• active necorporale;
• mijloace fixe;
• investiții financiare;
• articole de inventar;
• lucrări în curs și cheltuieli amânate;
• numerar, documente bănești și formulare stricte de raportare;
• decontari cu furnizori, cumparatori, organe si fonduri fiscale, decontari cu alti debitori (creditori);
• rezerve pentru cheltuieli și plăți viitoare, rezerve estimative;
• activele si pasivele societatii.

Vă rugăm să rețineți că trebuie să verificați nu numai proprietatea care aparține companiei. Stocurile sunt, de asemenea, supuse valorilor înregistrate în conturile extrabilanțiere pentru care societatea nu deține drepturi de proprietate (de exemplu, mijloace fixe închiriate; bunuri primite pentru păstrare; materiale acceptate pentru prelucrare etc.).

Procedura de inventariere

Procedura pentru efectuarea unui inventar al proprietății și pasivelor organizației trebuie să fie prescrisă în politica contabilă (clauza 3 a articolului 6 din Legea federală nr. 402-FZ).

Yulia Busygina, șef de educație contabilă la Kontur.School, comentează:„Cazurile neobligatorii de inventariere se înregistrează în politica contabilă. Indicați cazurile, termenele și componența comisiei de inventariere. Cazurile în care inventarul este cerut de lege nu trebuie înregistrate în politica contabilă.”

Principalele etape ale inventarierii:

1. Etapa pregătitoare:

• intocmirea unui ordin de efectuare a inventarierii;
• formarea unei comisii de inventariere;
• determinarea momentului și a tipurilor de proprietate de inventar;
• primirea de chitanțe de la persoane responsabile financiar etc.
• tipărirea listelor de inventar ale articolelor de inventar (formular nr. INV-3) separat pentru fiecare persoană responsabilă financiar.

Documentul principal care determină procedura de efectuare a inventarierii este Instrucțiunile metodologice pentru inventarierea proprietăților și datoriilor financiare, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49. Acestea conțin și formulare pentru înregistrarea rezultatelor inventarului, care sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 18 august 1998 nr. 88 (modificată la 27 martie 2000).

2. Cântărirea, măsurarea, numărarea, identificarea și verificarea disponibilității efective a proprietăților și pasivelor, precum și întocmirea inventarelor.

3. Compararea datelor de inventar cu datele contabile: se identifică discrepanțe, se întocmesc situații de corespondență și se determină motivele discrepanțelor.

4. Înregistrarea rezultatelor inventarului. În această etapă, datele contabile sunt aduse în concordanță cu rezultatele inventarierii persoanele vinovate de contabilizarea incorectă a proprietății sunt aduse la răspundere administrativă.

Când corectați erorile pe baza rezultatelor inventarului, trebuie să urmați două reguli:

• În primul rând, inventarul trebuie completat înainte ca rapoartele să fie semnate și depuse la biroul fiscal.
• În al doilea rând, înregistrările de corectare a erorilor sunt datate până la data de încheiere a numărului de stocuri sau 31 decembrie a anului de raportare.

Nu se pot face modificări la situațiile financiare aprobate și transmise. Într-o astfel de situație, toate erorile sunt corectate anul acesta.

Proprietatea excedentară identificată

Adesea, în timpul unui inventar, sunt identificate stocuri „în plus” și, în mod ciudat, chiar și mijloace fixe. Motivele pot fi erorile comise în timpul activităților de control și contabilitate efectuate anterior.

În contabilitate, surplusul de proprietate este contabilizat la valoarea de piață (excluzând TVA și accize), ceea ce afectează valoarea impozitării. Acestea sunt creditate la data inventarierii și suma corespunzătoare este reflectată ca parte a altor venituri (clauza 29 din Instrucțiunile metodologice pentru inventariere).

Excedentele identificate sunt supuse reflectării asupra următoarelor conturi contabile: în debitul contului corespunzător de active materiale (01 „Mijloace fixe”, 10 „Materiale”, 41 „Marfuri”, 43 „Produse finite”) și în creditul de contul 91-1 „Alte venituri” .

În timpul inventarierii, surplusul de bunuri au fost identificate la o valoare de piață de 15.000 de ruble.

Contabilul face următoarea înregistrare:

Debit 41 Credit 91-1- 15.000 - costul marfurilor excedentare este inclus in veniturile neexploatare

Organizația, în timpul inventarului său anual, a identificat surplusul de materiale de construcție. Valoarea de piață a acestor materiale este de 20.000 de ruble. În baza deciziei comisiei de inventariere, contabilul a făcut următoarea înregistrare:

Debit 10 Credit 91-1- 20.000 - se iau în calcul surplusul de materiale de construcție

În plus, este necesar să se stabilească motivele apariției excedentelor și a autorilor (clauza 5.1 din Ghidul de inventariere).

Dacă materialele sau bunurile identificate în timpul inventarierii sunt nelichide sau, simplu spus, deteriorate sau există alte motive care nu permit vânzarea lor, de exemplu, piese de schimb pentru echipamente care nu mai sunt produse, mărfuri care s-au stins de modă etc., atunci ar trebui să fie și anulate, reflectate în evidența contabilă: Debit 91 Credit 10.

În contabilitatea fiscală, veniturile sub forma valorii stocurilor excedentare și a altor proprietăți care sunt identificate ca urmare a inventarierii sunt recunoscute ca venituri neexploatare (clauza 20 a articolului 250 din Codul fiscal al Federației Ruse). Excedentele sunt, de asemenea, contabilizate la valoarea de piață (excluzând TVA și accize) (clauzele 5 și 6 ale articolului 274 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Răspunderea pentru neefectuarea inventarului

Legea nu prevede răspunderea pentru neefectuarea unui inventar. Cu toate acestea, inspecția vă poate amenda pentru date de contabilitate și raportare nesigure (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse; articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Adevărat, pentru a face acest lucru va trebui să găsească ea însăși discrepanțele dintre acreditări și cele reale. Deși acest lucru nu este ușor de făcut în perioadele anterioare, nu este imposibil.

Vă recomandăm să urmăriți înregistrarea webinarului „”. Lectorul va folosi exemple practice pentru a arăta cum să facă ajustări în contabilitate dacă sunt identificate surplus sau lipsuri în timpul inventarierii. El va examina, de asemenea, cele mai controversate și provocatoare probleme care apar în timpul procesului de inventariere.

Inventarul se efectuează anual în conformitate cu Orientări metodologice pentru inventarierea proprietăților și obligațiilor financiare si pe baza unui ordin scris de la manager (Formular nr. INV-22).

Inventarul este necesar înainte de pregătirea rapoartelor anuale.

Înainte de începerea inventarierii, se verifică următoarele:

1. fișe de inventar, registre de inventar, inventare și alte registre contabile analitice;
2. pașapoarte tehnice sau alte documente tehnice;
3. documente pentru mijloacele fixe închiriate sau acceptate de organizație pentru depozitare.

La realizarea inventarierii mijloacelor fixe, comisia inspectează obiectele și înscrie în inventar (Formular nr. INV-1) numele complet, scopul, numerele de inventar și principalii indicatori tehnici sau operaționali.

La identificarea obiectelor care nu au fost inregistrate, precum si a obiectelor pentru care registrele contabile nu contin sau contin date incorecte, comisia trebuie sa includa in inventar informatiile corecte si indicatorii tehnici pentru aceste obiecte.

Pentru mijloacele fixe care nu sunt adecvate utilizării și nu pot fi restaurate, comisia de inventariere întocmește un inventar separat în care se indică momentul punerii în funcțiune și motivele care au determinat aceste obiecte să fie inutilizabile (deteriorări, uzură completă etc.).

Concomitent cu inventarierea mijloacelor fixe proprii se verifică mijloacele fixe aflate în custodie și închiriate. Pentru aceste obiecte se întocmește un inventar separat.

Pentru proprietatea, în timpul inventarierii căreia au fost identificate abateri de la datele contabile, se întocmesc situații de corespondență (Formular nr. INV-18). Situațiile de comparație reflectă rezultatele inventarierii, adică discrepanțe între indicatorii conform datelor contabile și datele înregistrărilor de inventar.

Discrepanțele identificate în timpul inventarierii sunt ajustate în următoarea ordine:

• activele fixe care sunt în excedent sunt supuse valorificării la valoarea de piață și incluse în alte venituri ale organizației în contul 91;
• lipsurile sunt atribuite celor responsabili. În cazurile în care făptuitorii nu sunt identificați sau instanța refuză recuperarea de la făptuitori, pierderile din lipsuri și prejudiciile sunt anulate drept cheltuieli. Contabilitatea lipsurilor se ține în contul 94 „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor”

Rezultatele inventarierii trebuie reflectate in contabilitatea si raportarea lunii in care a fost realizat inventarul, iar pentru inventarierea anuala - in raportul contabil anual.

Corespondența conturilor pentru contabilitatea rezultatelor stocurilor:

Ele constituie o parte semnificativă a proprietății care ne permite să producem produse, să îndeplinim planurile de producție și

desfasoara activitati profitabile. Acestea sunt clădiri, structuri, mașini, mecanisme, transport și echipamente, adică toate obiectele utilizate (de mai mult de un an) în procesul economic. Ținând cont de necesitatea asigurării controlului asupra siguranței acestor obiecte, legislația actuală a aprobat o metodologie și a dezvoltat principalele etape ale realizării unui inventar.

Scopul inventarierii

Inventarierea mijloacelor fixe are ca scop monitorizarea sigurantei obiectelor, identificarea pierderilor, lipsurilor sau a unitatilor necontabilizate Toate tipurile de proprietate, inclusiv cele care nu sunt detinute de societate, dar luate in considerare in situatiile financiare. De exemplu: obiecte acceptate pentru depozitare în baza unui contract, fonduri disponibile închiriate, proprietăți primite pentru instalare, precum și necontabilizate din diverse motive.

Când se face un inventar?

Managerul reglementează inventarul și stabilește momentul acestuia. Cu toate acestea, trebuie efectuat un inventar:

- la sfarsitul exercitiului financiar;

— la schimbarea angajaților responsabili de siguranța obiectelor;

— la identificarea faptelor de furt de mijloace fixe;

— în caz de forță majoră, de exemplu un dezastru natural care are ca rezultat distrugerea parțială sau completă a proprietății.

Adesea, un inventar al mijloacelor fixe este necesar atunci când se introduc noi programe de contabilitate și management al întreprinderii.

Competențele și componența comisiei de inventariere

Comisia este numită prin ordin al conducătorului societății. Inventarierea se efectuează, de regulă, sub președinția inginerului șef sau a șefului adjunct. În comisie fac parte angajați ai departamentelor de contabilitate și tehnică - ingineri, tehnologi și specialiști în producție. În comandă, managerul stabilește intervalul de timp pentru inventar, datele de început și de încheiere ale acestuia. Dacă este necesar, comisia poate include angajați ai serviciului de audit intern (dacă este disponibil) sau un reprezentant al unei firme de audit independente. Pentru participarea unui auditor extern la inventariere

trebuie întocmit un contract de prestări servicii și trebuie prezentată o împuternicire. De reținut că absența oricărui membru al comisiei pune la îndoială autenticitatea rezultatelor inventarului. Ele pot fi declarate nevalide.

Intocmirea listelor de inventar

Înregistrările privind disponibilitatea reală a proprietății sunt înscrise în inventarul unui formular unificat aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei. Astăzi, legislația actuală nu impune înregistrarea rezultatelor inventarului tocmai pe astfel de formulare companiile își pot elabora propriile formulare care să cuprindă detaliile necesare și aprobate de șeful companiei. Cu toate acestea, utilizarea formularelor unificate de către o întreprindere este cea mai potrivită: acestea iau în considerare toate câmpurile și detaliile necesare.

Pregătirea pentru inventar

Inventarul este precedat de primirea de către comisie a unei chitanțe de la persoana responsabilă cu siguranța proprietății, care confirmă înregistrarea tranzacțiilor pentru circulația mijloacelor fixe în condițiile legii. Toate formele unificate de înregistrări de inventar, inclusiv formularul INV-1, conțin deja textul chitanței. Pe toate documentele contabile recente care nu au fost contabilizate, președintele comisiei face o notă „Înainte de audit” cu dată și semnătură.

Procedura de inventariere

Inventarul propriu-zis al mijloacelor fixe constă în inspectarea obiectelor de proprietate prezentate, introducerea în inventar a informațiilor despre acestea: denumire și destinație, numere de inventar și de serie, anul de fabricație și numărul de obiecte. Coloana „Disponibilitate reală” indică toate obiectele disponibile la aceasta

loc de producție, indiferent dacă acestea sunt incluse în evidența contabilă. La identificarea mijloacelor fixe, a căror date nu sunt disponibile în contabilitate, acestea trebuie introduse în inventar și ulterior ar trebui determinată valoarea de piață a obiectului pentru includerea în activele fixe ale companiei. Inventarierea mijloacelor fixe ar trebui efectuată cu pregătirea unui inventar separat pentru fiecare loc de producție în contextul domeniilor de responsabilitate ale persoanelor responsabile. Sunt compilate inventare separate pentru obiectele OS:

Nu este potrivit pentru utilizare ulterioară, indicând motivele;

Fiind în custodie sau în arendă, indicând temeiurile - acorduri de depozitare sau folosire a proprietății închiriate și anexe la acesta.

Listele de inventar se intocmesc in 2 exemplare. Rezultatele inventarului sunt confirmate de semnăturile membrilor comisiei și ale persoanelor responsabile. Prima copie este transferată la departamentul de contabilitate pentru prelucrare ulterioară, întocmirea unei declarații de potrivire și efectuarea operațiunilor contabile. A doua copie a inventarului rămâne la persoana responsabilă. Dacă există obiecte închiriate sau depozitate, se întocmește un al treilea exemplar al inventarului, care se semnează și se transmite locatorului sau garantului.

Contabilitatea rezultatelor stocurilor

Dacă apar diferențe între disponibilitatea efectivă a mijloacelor fixe și evidența contabilă, se întocmește o fișă de comparație a formularului INV-18, în care sunt indicate pozițiile cu discrepanțe constatate și sunt identificate lipsurile și surplusurile de bunuri imobiliare din punct de vedere cantitativ și de cost.

Pentru a rezuma discrepanțele din grupele de lipsuri și excedente identificate în timpul inventarierii, utilizați declarația rezultatelor identificate de inventar (formular Nr. INV-26). Acesta grupează informațiile în funcție de discrepanțe între soldurile efective și cele contabile și, ghidat de politica companiei, reflectă rezultatele în contabilitate.

Reflectarea rezultatelor stocurilor în contabilitate

La identificarea imobilizărilor necontabilizate, este necesară valorificarea acestora la costul lor inițial, determinat de prețurile curente de piață, majorând celelalte venituri ale companiei cu această sumă. Contabilitatea fiscală recunoaște valoarea proprietății excedentare identificate în timpul procesului de inventariere ca parte a veniturilor neexploatare. Atunci când se constată un deficit de mijloace fixe, persoana responsabilă financiar explică acest fapt în scris. Șeful organizației, pe baza explicațiilor oferite, ia decizia de a anula elementul lipsă și de a atribui valoarea pagubei:

Pentru recuperare atunci când se identifică vinovatul;

Pentru pierderi ale întreprinderii dacă este imposibil să se identifice vinovatul (de exemplu, în caz de furt) cu dovezi documentare ale acestui fapt. Acestea pot servi drept decizie a autorităților de anchetă sau judiciare.

În cazul în care este imposibil să se identifice făptuitorii, prejudiciul din anularea lipsei de active fixe în contabilitate este luat în considerare ca parte a altor cheltuieli. Contabilitatea fiscală le recunoaște drept cheltuieli nefuncționale, cu condiția confirmării faptului furtului.

Când toate documentele sunt completate și inventarul mijloacelor fixe este finalizat, înregistrările tranzacțiilor de mai sus în contabilitate se reflectă după cum urmează:

D-t 08 K-t 91,1 majorare a valorii activelor fixe necontabilizate;

D-t 01 D-t 08 - introducerea valorii proprietății neevaluate în sistemul de operare;

D-t 02 K-t 01.2 - anularea amortizarii acumulate asupra obiectului lipsa;

D-t 94 K-t 01.2 - anularea valorii reziduale a obiectului lipsă;

Dt 73.2 Dt 94 - cuantumul prejudiciului se atribuie persoanei vinovate;

D-t 50,51,70 K-t 73,2 - suma prejudiciului a fost plătită la casierie, în contul firmei sau a fost dedusă din salariul salariatului;

D-t 91.2 D-t 94 - a fost anulată prejudiciul din lipsa în societate asociată cu imposibilitatea identificării vinovatului.

Deci, un inventar al activelor imobilizate este o procedură necesară nu numai pentru menținerea siguranței proprietății întreprinderii, ci și pentru eliminarea în timp util a instalațiilor inactive care nu sunt implicate în procesul de producție, care afectează valoarea impozitului pe proprietate și nivelul profitului. in compania.

Inventarul este reglementat de articolele Legii federale nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, Reglementările privind contabilitatea și raportarea financiară din Federația Rusă, aprobate prin Ordinul nr. 34n al Ministerului de Finanțe al Rusiei.

Procedura de realizare a inventarierii proprietății și obligațiilor financiare ale unei organizații și înregistrarea rezultatelor acesteia sunt definite în Instrucțiunile metodologice aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei nr. 49.

Formele unificate de documente pentru procesarea rezultatelor inventarului au fost aprobate prin Rezoluțiile Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 88 și nr. 26.

Folosind toate aceste documente în activitatea sa, organizația va putea întocmi corect toată documentația necesară ca parte a inventarului în conformitate cu cerințele legislației în vigoare.

Cât de des trebuie făcut un inventar al proprietăților și pasivelor?

Organizația este obligată să efectueze un inventar în fiecare dintre următoarele cazuri (clauza 3 din articolul 11 ​​din Legea nr. 402-FZ, clauza 27 din Reglementările contabile nr. 34n):

înainte de întocmirea situațiilor financiare anuale, cu excepția proprietății, care a fost efectuată începând cu data de 1 octombrie a anului de raportare. În același timp, OS Inventory poate fi efectuat o dată la trei ani;

la schimbarea persoanelor responsabile financiar. În acest caz, se efectuează inventarierea numai a bunului care a fost încredințat persoanei responsabile financiar;

când sunt dezvăluite fapte de furt sau de deteriorare a proprietății;

în caz de dezastru natural, incendiu sau altă urgență;

la lichidarea sau reorganizarea unei organizații.

Procedura de inventariere

Inventarul se realizează în mai multe etape.

Pasul 1. Crearea unei comisii de inventariere

Constituirea unei comisii de inventariere se formalizează prin ordin (rezoluție, rezoluție) a șefului organizației (clauza 2.3 din Instrucțiunile metodologice pentru inventariere).

Forma unificată a acestui ordin (Formular N INV-22) a fost aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18 august 1998 N 88.

Orice angajat al organizației poate fi inclus în comisia de inventariere. Membrii comisiei sunt de obicei:

reprezentanți ai administrației organizației;

angajații serviciilor de contabilitate (de exemplu, contabil șef adjunct, contabil pentru un participant individual);

alți specialiști (tehnici (de exemplu, inginer), financiar (de exemplu, șeful departamentului financiar), juridic (de exemplu, avocat) și alte servicii).

Persoanele responsabile financiar nu pot fi membri ai comisiei de inventariere, dar prezența acestora la verificarea disponibilității efective a proprietății este obligatorie.

Comisia trebuie să includă cel puțin două persoane.

Pe lângă componența comisiei de inventariere, prin acest ordin se mai indică momentul și motivele inventarierii, imobilul care se inspectează și obligații.

Dupa aprobarea ordinului de catre directorul general, acest document trebuie semnat de presedintele si membrii comisiei de inventariere.

Ordinul de efectuare a inventarierii se înregistrează în jurnalul de monitorizare a executării ordinelor (decrete, ordine) de realizare a inventarierii, care poate fi întocmit în formularul N INV-23 (clauza 2.3 din Instrucțiunile metodologice de inventariere) .

Pasul 2. Primirea celor mai recente documente primite și trimise

Înainte de a verifica disponibilitatea efectivă a proprietății, comisia de inventariere trebuie să obțină cele mai recente chitanțe și documente de cheltuieli la momentul inventarierii.

Documentele primite se certifică de către președintele comisiei de inventariere cu mențiunea „înainte de inventariere la data de „__” __________ 201_, care sta la baza departamentului de contabilitate pentru a determina soldul proprietății până la începutul inventarierii conform contabilității. date (clauza 2.4 din Instrucțiunile metodologice pentru inventariere).

Pasul 3. Primirea chitanțelor de la persoane responsabile financiar

O chitanță eliberată de persoana responsabilă financiar înainte de începerea inventarierii este furnizată comisiei de inventariere în ziua inspecției și confirmă faptul că până la începutul inventarierii, toate documentele de cheltuieli și de primire a imobilului au fost predate de către persoana responsabilă financiar la compartimentul de contabilitate sau transferată la comisie, toate valorile primite sub responsabilitatea sa, valorificate, iar cele care s-au pensionat au fost anulate.

Pasul 4. Verificarea și dovada documentară a prezenței, stării și evaluării activelor și pasivelor

Comisia de inventariere stabileste:

denumirile și cantitățile de proprietăți (active fixe, stocuri, numerar disponibil, titluri documentare) disponibile în organizație, inclusiv proprietăți închiriate, prin numărare fizică (clauza 2.7 din Ghidul de inventar). În același timp, se verifică starea acestor obiecte (dacă pot fi utilizate în scopul propus);

tipuri de active care nu au o formă corporală (de exemplu, active necorporale), - prin reconcilierea documentelor care confirmă drepturile organizației asupra acestor active (clauzele 3.8, 3.14, 3.43 din Ghidul de inventar);

componența creanțelor și datoriilor - prin reconcilierea cu contrapărțile și verificarea documentelor care confirmă existența unei obligații sau creanțe (clauza 3.44 din Ghidul de inventar).

Comisia de inventariere introduce datele primite în evidențele de inventar (acte). După aceasta, persoanele responsabile din punct de vedere financiar trebuie să semneze în evidențele (actele) de inventar că au fost prezente în timpul inventarierii (clauzele 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 din Ghidul de inventariere).

Pasul 5. Reconcilierea datelor din evidențele de inventar (acte) cu datele contabile

După aceasta, datele primite în evidențele de inventar (acte) sunt verificate cu date contabile.

Dacă în timpul inventarierii sunt identificate surplus sau lipsuri, atunci se întocmește o declarație de corelare, care indică discrepanțe (surplus, lipsă) identificate în timpul inventarierii. Se întocmește numai pentru acele proprietăți pentru care există abateri de la datele contabile.

Pentru a documenta desfășurarea și rezultatele inventarului, puteți utiliza următoarele forme de documente:

pentru OS - Lista de inventar al OS (formular N INV-1) și Fișa de comparație a inventarului OS (formular N INV-18);

pentru mărfuri și materiale - Lista de inventar a articolelor de inventar (Formular N INV-3); Raportul de inventar al articolelor de inventar expediate (formularul N INV-4) și Fișa de comparație a rezultatelor inventarului (formularul N INV-19);

pentru cheltuieli amânate - Raport de inventar al cheltuielilor amânate (Formular N INV-11);

la casierie - Raport de inventar numerar (Formular N INV-15);

pentru valori mobiliare și BSO - Lista de inventariere a valorilor mobiliare și forme de documente de raportare strictă (Formular N INV-16);

pentru decontari cu cumparatori, furnizori si alti debitori si creditori - Raport de inventar al decontarilor cu cumparatorii, furnizorii si alti debitori si creditori (formular N INV-17).

Pasul 6. Rezumarea rezultatelor identificate de inventar

În cadrul unei ședințe bazate pe rezultatele inventarierii, Comisia de inventariere analizează discrepanțele identificate și, de asemenea, propune modalități de rezolvare a discrepanțelor detectate în disponibilitatea efectivă a valorilor și a datelor contabile (clauza 5.4 din Ghidul de inventar).

Şedinţa comisiei de inventariere se consemnează în proces-verbal.

Dacă rezultatele inventarierii nu scot la iveală nicio discrepanță, acest fapt trebuie reflectat și în procesul-verbal al ședinței comisiei de inventariere.

În urma ședinței, comisia de inventariere rezumă rezultatele inventarierii.

În acest scop, poate fi utilizat formularul unificat N INV-26 „Înregistrarea rezultatelor identificate prin inventar”, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 27 martie 2000 N 26, care reflectă toate surplusurile și lipsurile identificate, și indică, de asemenea, metoda de reflectare a acestora în contabilitate (p. 5.6 Ghid pentru inventariere).

Procesul-verbal al ședinței comisiei de inventariere, împreună cu fișa de evidență a rezultatelor, se înaintează spre examinare șefului organizației, care ia decizia finală.

Pasul 7. Aprobarea rezultatelor inventarului

Comisia de inventariere înaintează conducătorului organizației procesul-verbal al ședinței comisiei de inventariere și o evidență a rezultatelor identificate prin inventariere.

La aceste documente pot fi atașate declarații de corespondență și liste de inventar (acte).

După examinarea documentelor, șeful organizației ia o decizie finală, care se formalizează printr-un ordin de aprobare a rezultatelor inventarului (clauza 5.4 din Ghidul de inventariere).

O parte obligatorie a comenzii este o instrucțiune privind procedura de eliminare a discrepanțelor identificate de inventar.

După aceasta, documentația privind rezultatele inventarului este transferată de către comisia de inventariere serviciului de contabilitate.

Pasul 8. Reflectarea rezultatelor stocurilor în contabilitate

Discrepanțele identificate în timpul inventarierii între disponibilitatea reală a obiectelor și datele registrelor contabile ar trebui să se reflecte în înregistrările contabile din perioada de raportare la care data de la care a fost efectuat inventarul (Partea 4, Articolul 11 ​​din Legea federală). Legea din 6 decembrie 2011 N 402- Legea federală).

În cazul unui inventar anual, rezultatele specificate trebuie să fie reflectate în situațiile financiare anuale (clauza 5.5 din Ghidul de inventar).

În cazul în care, în urma inventarierii, se identifică o proprietate care nu este supusă utilizării ulterioare din cauza învechirii și (sau) a deteriorarii, aceste bunuri trebuie radiate din registru.

De asemenea, datoriile cu termenul de prescripție expirat sunt anulate din bilanţ.

Deficitul identificat

În contabilitate lipsurile se reflectă la data la care s-a efectuat inventarierea (clauza 4 din art. 11 din Legea contabilității).

Costul de achiziție a stocurilor lipsă este inclus în costurile asociate producției sau vânzării, în limitele ratelor naturale de pierdere (clauza „b”, clauza 28 din Reglementările contabile nr. 34n).

Cablajul va fi așa.

Costul lipsei de stocuri peste normele de pierdere naturală și lipsurilor de stocuri, pentru care astfel de norme nu sunt aprobate, precum și lipsurile de mijloace fixe, instrumente, bani și documente bănești (BSO etc.) (clauza " b" clauza 28 din Reglementările contabile nr. 34n):

dacă se identifică persoana responsabilă pentru deficit, se va face recuperarea de la acea persoană;

• în cazul în care persoana responsabilă pentru deficit nu a fost identificată, aceasta se anulează ca alte cheltuieli.

În scopul impozitului pe venit costul achiziționării stocurilor lipsă este luat în considerare în costurile materiale în perioada în care deficitul este identificat în normele aprobate de pierdere naturală (clauza 2, clauza 7, articolul 254 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Procedura de contabilizare a lipsurilor de stocuri care depășesc normele de pierdere naturală și lipsurile de stocuri pentru care astfel de norme nu sunt aprobate, precum și lipsurile de mijloace fixe, instrumente, bani și documente bănești (BSO etc.) depinde de situatia.

Situația 1. A fost identificată persoana responsabilă pentru deficit.În acest caz, costul lipsei este luat în considerare în cheltuieli pentru una dintre următoarele date (clauza 8, clauza 7, articolul 272 din Codul Fiscal al Federației Ruse):

sau recunoașterea sumei prejudiciului ca vinovat (de exemplu, la data încheierii unui acord cu angajatul privind compensarea voluntară a prejudiciului);

sau intrarea în vigoare a unei hotărâri judecătorești de recuperare a prejudiciului de la făptuitor.

În același timp, venitul trebuie să țină cont de valoarea prejudiciului găsit vinovat sau acordat de instanță (clauza 3 din articolul 250, clauza 4 din clauza 4 din articolul 271 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Situația 2. Persoana responsabilă pentru deficit nu a fost identificată. Apoi, costul lipsei este luat în considerare în cheltuieli la data întocmirii unuia dintre următoarele documente (clauzele 5, 6, clauza 2, articolul 265 din Codul fiscal al Federației Ruse):

sau o decizie de suspendare a cercetării prealabile într-un dosar penal din cauza faptului că persoana care urmează să fie acuzată în calitate de învinuit nu a fost identificată;

sau un document de la autoritatea competentă care confirmă că lipsa a fost cauzată de o urgență.

De exemplu, în cazul unui incendiu, astfel de documente vor fi un certificat de la serviciul de pompieri (EMERCOM), un proces verbal de incendiu și un protocol pentru examinarea locului incidentului.

Proprietatea excedentară identificată

Valoarea de piață a surplusului de proprietate identificat ca urmare a inventarierii este inclusă în contabilitate și contabilitate fiscală ca parte a veniturilor de la data la care a fost efectuat inventarul:

Valoarea de piață a unei astfel de proprietăți poate fi confirmată prin unul dintre următoarele documente:

sau un certificat întocmit de organizația însăși pe baza informațiilor disponibile privind prețurile pentru aceeași proprietate (de exemplu, din mass-media);

sau un raport de la un evaluator independent.

Înregistrarea contabilă va fi după cum urmează.

Oricum, indiferent de politica contabilă adoptată, conform paragrafului 2 al articolului 12 din Legea „Cu privire la contabilitate”, un inventar este obligatoriu (vezi caseta „Documente de reglementare”).

În conformitate cu paragraful 1.6 din Ghidul pentru efectuarea unui inventar al proprietății și al obligațiilor financiare în cazul răspunderii financiare colective (de echipă), inventarierea se efectuează atunci când are loc o schimbare a liderului echipei (maistru) sau concedierea a mai mult de 50. % dintre angajații echipei, precum și la solicitarea unuia sau mai multor membri ai echipei (echipei).

Astfel, cel putin un inventar trebuie efectuat la depozit pe parcursul anului - inainte de intocmirea rapoartelor anuale. Desigur, cu cât inventarele sunt efectuate mai des, cu atât datele contabile sunt mai exacte și „fotografia” mai clară a stării de proprietate a întreprinderii. Cu toate acestea, merită să rețineți că acest proces este costisitor, asociat cu munca intensă și monotonă a unui număr mare de angajați (și nu numai lucrătorilor din depozit). Mai mult, de multe ori realizarea unui inventar îngreunează foarte mult, sau chiar paralizează complet, munca depozitului. Prin urmare, deși nimeni nu pune la îndoială eficiența inventarului ca instrument de contabilitate a mărfurilor, acesta ar trebui totuși utilizat cu prudență.

Pe lângă inventarul în sine, se efectuează și verificări de control ale rezultatelor acestuia. Necesitatea acestei proceduri nu mai puțin complexă apare atunci când una dintre părțile interesate nu este de acord cu rezultatele inventarierii sau când inițiativa de verificare vine din exterior (de exemplu, la solicitarea organizației-mamă a exploatației).

Foarte des, inventarul înseamnă o verificare promptă și aleatorie a mărfurilor, de exemplu, atunci când se analizează reclamația unui client cu privire la o lipsă în timpul livrării. Acest tip de inventar este un subiect la fel de interesant care necesită o atenție specială. Cu toate acestea, în articolul nostru vom fi interesați doar de inventarele de produse, care sunt efectuate la ordinul managerului, și de verificări bazate pe rezultatele unor astfel de inventare.

Pregătirea pentru inventar

La organizarea controalelor de inventariere și control al stocurilor, este necesar să se țină cont de structura depozitului, deoarece depozitele diviziilor întreprinderii pot fi unități contabile independente sau pot face parte din alte unități contabile. Clasificarea depozitelor ca unități contabile independente este determinată de șeful organizației la recomandarea contabilului-șef (sau contabilului - în absența unei poziții de contabil șef în personal). În departamentele ale căror depozite nu sunt unități contabile independente, inventarierea în depozite se efectuează concomitent cu inventarierea lucrărilor în curs.

Procedura de efectuare a inventarelor într-o organizație presupune crearea unei comisii de inventariere formată din șeful întreprinderii sau adjunctul acestuia (președintele comisiei), contabilul șef, șefii diviziilor structurale (servicii) și reprezentanți ai publicului. În comisie fac parte și reprezentanți ai serviciului de securitate, tehnologi (logistică) și alți specialiști. Alternativ, angajații serviciului de audit intern al întreprinderii sau ai organizațiilor independente de audit pot fi invitați să efectueze inventarul. Absența a cel puțin unui membru al comisiei de inventariere în timpul inventarierii servește drept motiv pentru declararea invalidității rezultatelor inventarierii.

Un astfel de comision funcționează în mod constant, inclusiv în perioada inter-inventariere, asigurând integralitatea și acuratețea reflectării datelor privind soldurile efective ale mijloacelor fixe, stocurilor, bunurilor, numerarului, altor proprietăți și obligațiilor financiare incluse în inventariere și acte. Sarcinile comisiilor includ, de asemenea, stabilirea denumirilor specifice, a tipurilor, a grupurilor de stocuri de mărfuri supuse inspecției, precum și a calendarului inspecției.

Personalul comisiilor permanente de inventariere și de lucru (numărătoare) este aprobat de șeful întreprinderii, despre care se emite un document administrativ în formularul INV-22 - Ordin (rezoluție, instrucțiune) privind efectuarea unui inventar. Documentul privind componența comisiei (ordin, rezoluție, instrucțiune) este înregistrat în Jurnalul de bord pentru monitorizarea punerii în aplicare a ordinelor (decrete, instrucțiuni) pentru efectuarea unui inventar în formularul INV-23.

Șeful organizației are, de asemenea, responsabilitatea de a crea condiții pentru un calcul precis și complet al disponibilității efective a mărfurilor în intervalul de timp stabilit, să pună la dispoziție comisiei angajații și echipamentele pentru repânzurarea, numărarea și mutarea mărfurilor. Rezultatele inventarierii trebuie reflectate în contabilitatea și raportarea lunii în care a fost finalizat, iar rezultatele inventarierii anuale - în situațiile financiare anuale.

Efectuarea unui inventar

Înainte de a verifica disponibilitatea reală a proprietății, comisia trebuie să primească cele mai recente documente de intrare și de ieșire sau rapoarte privind circulația bunurilor și a fondurilor în momentul inventarierii. Președintele comisiei de inventariere avizează toate documentele de intrare și de ieșire atașate registrelor (rapoartelor), indicând „înainte de inventariere la (data)” care ar trebui să servească drept bază a departamentului de contabilitate pentru determinarea soldului mărfurilor până la începutul inventarierii. conform datelor contabile.

Conform acelorași Instrucțiuni Metodologice pentru inventarierea proprietății și obligațiilor financiare, persoanele responsabile financiar dau chitanțe din care să rezulte că până la începutul inventarierii, toate documentele de cheltuieli și de primire a mărfurilor au fost depuse la departamentul de contabilitate sau transferate comisiei și toate bunurile primite sub responsabilitatea lor au fost valorificate, iar activele cedate sunt anulate drept cheltuieli. Formularul de chitanță trebuie atașat la formularele de inventar. Verificarea disponibilității efective a mărfurilor se realizează numai cu participarea directă a persoanelor responsabile financiar.

La inventarierea unui număr mare de mărfuri ponderate, fișele liniilor de plumb sunt păstrate separat de către unul dintre membrii comisiei de lucru (numărătoare) și persoana responsabilă material (formulare INV-3 „Lista de inventar al articolelor de inventar” sau INV-5 „Inventarul de inventar al articolelor de inventar acceptate la depozitarea responsabilă”). Inventarul trebuie completat cu cerneală sau pix clar și clar, fără pete sau ștersături. Denumirile mărfurilor care fac obiectul inventarierii, cantitatea și data expirării acestora sunt indicate în inventar conform nomenclatorului, și în unitățile de măsură utilizate în contabilitate.

Erorile sunt corectate în toate copiile inventarului prin tăierea înregistrărilor incorecte și plasându-le pe cele corecte deasupra lor. Toate corecțiile efectuate trebuie să fie agreate și semnate de toți membrii comisiei de numărare și de persoanele responsabile material. Vă rugăm să rețineți că în niciun caz nu trebuie să lăsați rânduri goale în inventar (astfel de rânduri sunt tăiate pe ultimele pagini).