Documentele contabile primare sunt incluse în personal. Documentația primară pentru evidența personalului și salariile

Grupul de documentație contabilă îndeplinește funcția de evidență a personalului și este un depozit de date cu caracter personal obținute în timpul înregistrării inițiale și a prelucrării ulterioare a informațiilor necesare privind componența și circulația personalului.

Din punctul de vedere al succesiunii de înregistrare și acumulare a datelor contabile despre angajați în documentația contabilă, se pot distinge două subgrupe:

1) documente contabile primare;

2) documente contabile derivate (secundare).

Documente contabile primare conțin informații inițiale și se completează pe baza documentelor personale furnizate de angajați la angajare.

Acestea includ: dosar personal, fișă de evidență personală, completare la fișa de evidență personală.

Afaceri private.

Un dosar personal este un set de documente care conțin datele personale ale angajatului și alte informații legate de activitatea sa de muncă.

Nu este necesar un dosar personal ca parte a documentației de personal.

De regulă, afacerile personale sunt menținute în diferite organisme guvernamentale și în sectorul de afaceri privat - de către personalul de conducere, specialiști și persoane responsabile financiar. În condițiile gestionării moderne a evidențelor de personal, angajatorul are dreptul de a decide în mod independent asupra necesității întocmirii dosarelor personale. Totodată, indiferent de alegerea angajatorului, toate datele personale necesare fiecărui angajat sunt reflectate în cardul personal (formular unificat Nr. T-2).

Procedura de lucru cu dosarele personale nu este reglementată de legiuitor și, prin urmare, angajatorii decid în mod independent asupra problemelor formării și gestionării acestora.

Excepție fac dosarele personale ale funcționarilor publici.

Gestionarea dosarelor personale ale funcționarilor publici federali este reglementată de Decretul președintelui Federației Ruse din 1 iunie 1998 nr. 640 „Cu privire la procedura de păstrare a dosarelor personale ale persoanelor care ocupă funcții publice ale Federației Ruse în ordinea numirii. și funcții publice ale Serviciului Public Federal.”

Gestionarea dosarelor personale ale funcționarilor publici de stat ai Federației Ruse este reglementată de Decretul președintelui Federației Ruse din 30 mai 2005 nr. 609 „Cu privire la aprobarea reglementărilor privind datele personale ale unui funcționar public de stat al Rusiei. Federația și gestionarea dosarului său personal.”

Dosarul personal se întocmește după emiterea ordinului de angajare. Inițial, documentele care formalizează procedura de angajare sunt grupate într-un dosar personal, iar ulterior toate documentele principale care apar pe parcursul vieții de muncă a angajatului la un anumit angajator.

Pe baza analizei reglementărilor privind gestionarea evidențelor de personal și, în primul rând, a paragrafului 337 din „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare a acestora”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, putem concluzionează că dosarul personal cuprinde următoarele documente:

Ø inventarul intern al documentelor disponibile in dosarul personal;

Ø chestionar sau fisa personala pentru evidenta personalului;

Ø autobiografie sau CV;

Ø copiile documentelor de invatamant;

Ø copiile documentelor care confirmă postul (în cazurile prevăzute de lege);

Ø cerere de angajare;

Ø completare la fisa personala de evidenta a personalului;

Ø copii ale ordinelor de angajare, transfer, concediere (sau extrase din acestea);

Ø certificate si alte documente legate de acest angajat.

Conform clauzei 6.2.10. Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale” documentele din dosarele personale trebuie aranjate în ordine cronologică pe măsură ce sunt primite.

Inventarul intern al documentelor disponibile în dosarul personal trebuie să conțină informații despre numerele de ordine ale documentelor din cauză, indexurile acestora, datele, rubricile și numerele de foi ale cazului pe care se află fiecare document. Fișele dosarului personal și inventarul intern al acestuia sunt numerotate separat.

Inventarul intern al documentelor dosarului personal se semnează de către redactor, indicând transcrierea semnăturii, funcția și data întocmirii inventarului.

Fișa de evidență a personalului include informații biografice despre angajat, studiile sale, locurile de muncă anterioare de la începutul carierei, starea civilă și multe altele.

Angajatul completează manual un formular personal atunci când aplică pentru un loc de muncă. La completarea acestuia se folosesc următoarele documente:

Ø pasaport;

Ø carte de munca;

Ø legitimatie militara;

Ø document privind studiile (diploma, certificat, certificat, atestat), documente ale Comisiei Superioare de Atestare (HAC) privind acordarea unei diplome academice si privind conferirea unui titlu academic (diploma si certificat);

Ø documente despre inventii existente.

„Chestionarul” este un document asemănător cu „Fișa de evidență a personalului”, care este folosit uneori atunci când se aplică pentru un loc de muncă. Spre deosebire de o fișă personală, chestionarul este semnat nu doar de persoana angajată, ci și de un specialist HR.

Uneori, unui angajat care este angajat i se cere să furnizeze o „Autobiografie” sau un „Cv”.

La crearea unui dosar personal, în el sunt introduse copii ale documentelor care confirmă fapte semnificative din punct de vedere social (documente de studii - certificat, diplomă, certificat, certificat de naștere al copilului, certificat de divorț etc.). Trebuie reținut că, pe lângă copiile documentelor, trebuie să vă asigurați că aveți originalele documentelor relevante.

Copii ale documentelor care confirmă numirea sunt plasate în dosarele personale ale managerilor (o copie a procesului-verbal al ședinței Consiliului de Administrație sau a fondatorilor societății, o copie a procesului-verbal al adunării generale a acționarilor).

Dacă, la aplicarea pentru un loc de muncă, au fost prezentate referințe sau scrisori de recomandare sau angajatul a întocmit o cerere de angajare, atunci acestea sunt depuse și în dosarul personal al angajatului.

Contractele de muncă încheiate cu un salariat pot face parte din documentele dosarului personal sau pot fi formate în dosare separate.

Dosarul personal poate include documente precum liste de invenții, lucrări științifice și multe altele.

Adăugarea la fișa de evidență a personalului este un document secundar în raport cu fișa de evidență a personalului, înregistrează doar modificările intervenite în activitatea de muncă și viața personală a salariatului; Acest document conține: numele complet al angajatului și secțiunile destinate efectuării de modificări și completări. De regulă, un astfel de document este întocmit sub forma unui tabel.

Prima secțiune înregistrează informații despre muncă, transferuri, modificări ale titlului postului, unității structurale și așa mai departe, cu referire la data și numărul comenzii de personal.

A doua secțiune conține date privind schimbările în viața profesională și personală a angajatului (de exemplu, modificări ale stării civile, locul de înregistrare permanentă), educație, formare avansată, cunoaștere a limbilor străine etc.

Modificările și completările datelor cu caracter personal se fac pe baza ordinelor de personal și a documentelor furnizate de angajați (certificat de căsătorie, diplomă etc.). Declarația orală a unui angajat nu este baza pentru efectuarea acestor modificări. Documentele noi cu modificări și completări sunt introduse în dosarul personal împreună cu cele depuse anterior.

În practica serviciilor de resurse umane ale organizațiilor, se obișnuiește includerea în dosarul personal a copiilor comenzilor (sau extraselor din acestea) privind transferurile la un alt loc de muncă, concedierea din funcție, stimulentele, impunerea și înlăturarea sancțiunilor disciplinare, modificările denumirilor. , si altii. Cu toate acestea, toate aceste informații sunt conținute în „Anexa la fișa de înregistrare a personalului”. În acest sens, se poate recomanda să nu includeți aceste documente în dosarul dumneavoastră personal.

Certificatele de sănătate, locul de reședință, fișele de ocolire și altele asemenea nu pot fi incluse în dosarele personale, deoarece informațiile din acestea sunt transferate în „Adăugarea la fișa personală pentru evidența personalului”. Dacă este necesar, acestea sunt formate în fișiere independente și stocate timp de trei ani.

Trebuie reținut că, în conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse), atunci când solicitați un loc de muncă, este interzis să solicitați documente de la un solicitant care nu sunt prevăzute de lege.

Toate documentele legate de dosarul personal sunt depuse într-un folder pe măsură ce sunt primite. Foile de carcasă sunt numerotate în timpul procesului de formare a carcasei. Când un document nou este plasat într-un dosar personal, datele despre acesta sunt introduse inițial în inventarul dosarului, apoi foile documentului sunt numerotate și numai după aceea documentul este depus.

Coperta unui fișier personal, precum și coperta fișierelor de stocare permanente, este compilată și executată în forma stabilită de GOST 17914-72 „Coperți de fișiere pentru stocare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice” (introdus prin Decretul Comitetului de Stat de Standarde al URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411).

Pe coperta dosarului personal se indică integral următoarele: denumirea organizației, titlul cauzei, numele, prenumele, patronimul salariatului în cazul nominativ, indexul cazului, numărul de ordine al cazul (de obicei un număr de personal).

Sub acest număr, dosarul personal este înregistrat în „Cartea (Jurnalul) de afaceri personale”, care cuprinde următoarele coloane: număr de ordine, prenume, prenume, patronimul salariatului, data înregistrării cazului și data radierii. .

Fișierele personale sunt depozitate într-un seif, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța ca documente strict responsabile, separate de cărțile de muncă. Responsabilitatea pentru depozitarea acestora revine persoanelor care păstrează documentația personalului.

Atunci când se lucrează cu documente incluse în dosarele personale, este necesar să se țină cont de faptul că acestea se referă la datele personale ale angajatului, protejate în conformitate cu legislația în vigoare.

Pentru a limita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, toate operațiunile de înregistrare, formare, întreținere și stocare a dosarelor personale trebuie să fie efectuate de un angajat al departamentului HR, care răspunde personal de siguranța documentelor din dosare și de acces. la dosarele altor angajaţi. Documentele pentru formarea și gestionarea treburilor personale îi sunt predate contra semnăturii în jurnalul de transferuri de către angajatul responsabil cu procesul de documentare a relațiilor de muncă cu salariatul.

Ordinul angajatorului trebuie să stabilească procedura de eliberare, familiarizarea cu dosarele personale ale angajaților și cercul persoanelor autorizate să utilizeze fișierele personale acest lucru se poate face și în Regulamentul privind Datele Personale ale Salariaților; Dacă un document este eliminat dintr-un dosar personal, se face o înregistrare în inventarul de fișiere indicând baza unei astfel de acțiuni (comanda, permisiunea managerului) și noua locație a documentului. Conform clauzei 3.2.3. Ordinul Direcției Principale de Arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr.33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport al documentației”, se face o copie a documentului care urmează a fi ridicat și depus la dosar în locul documentului reținut. Marca din inventar si copia sunt certificate prin semnatura angajatului departamentului HR.

Lucruri personale nu sunt emiseîn mâinile angajaţilor care îi angajează. Salariatul are dreptul de a face cunoștință numai cu dosarul său personal în sediul departamentului de personal. Faptul de familiarizare cu dosarul personal se consemnează și în inventarul dosarului.

Atunci când lucrați cu un dosar personal emis pentru utilizare temporară, este interzis să faceți orice corecții în înregistrările făcute anterior, să faceți noi înregistrări în acesta, să eliminați documente existente din dosarul personal sau să introduceți altele noi în acesta și să dezvăluiți informațiile confidențiale conținute în acesta. . Modificările la fișierele personale se fac numai de către persoanele responsabile cu gestionarea acestora.

La returnarea carcasei se verifică cu atenție siguranța documentelor, absența deteriorării, includerea altor documente în carcasă sau înlocuirea documentelor.

În sediul departamentului de personal sunt stocate dosarele personale numai ale angajaților care lucrează. Fișierele personale pot fi aranjate în ordine numerică sau alfabetic după numele de familie al angajatului.

După ce angajatul este concediat, dosarul său personal este scos din dosar și pregătit pentru transferul în depozitul de arhivă. Dosarele personale ale angajaților concediați în conformitate cu „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare”, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000, sunt stocate timp de 75 de ani. Dosarele personale ale managerilor sunt păstrate permanent. Pentru depozitare, seifurile și dulapurile metalice încuiate sunt folosite pentru a asigura siguranța completă a documentelor.

Cardul personal al angajatului.

Se completează un card personal (formular nr. T-2) pentru lucrătorii de toate categoriile, inclusiv lucrătorii temporari și sezonieri, lucrătorii principali și cu fracțiune de normă. Cardul personal este documentul principal pentru evidența personalului.

Se menține pe toată perioada de angajare a salariatului la un anumit angajator, începând de la angajare, și se închide numai la concediere. Evidențele personale nu sunt păstrate pentru angajații angajați în baza unor contracte civile.

Cartea personală nr. T-2 aparține grupului documentelor de personal obligatorii. Forma cardului personal este unificată și se referă la sistemul de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobarea forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia.”

În legătură cu specificul anumitor domenii de activitate a muncii, Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia” a aprobat încă două formulare contabile: Nr. T-2GS (MS) si Nr. T -4.

Cardul personal al unui angajat de stat (municipal) (formular nr. T-2GS (MS)) este utilizat pentru a înregistra persoanele care dețin funcții de serviciu public de stat (municipal). Se realizează în locul formularului nr. T-2 și are un conținut similar.

Fișa de înregistrare a lucrătorului științific, științific și pedagogic (formularul nr. T-4) se completează în paralel cu formularul nr. T-2 în organizațiile științifice, de cercetare, științifice și de producție, instituțiile de învățământ și alte instituții și organizații care își desfășoară activitatea în domeniul educației, științei și tehnologiilor pentru contabilitatea lucrătorilor științifici. Se completează pe baza documentelor relevante (diplome de doctorat și de candidat în științe, certificate de conferențiar și profesor etc.), precum și informații furnizate de angajat.

Importanța unui card personal constă în faptul că, dacă se pierde un carnet de muncă, acesta este singurul document care confirmă în mod direct experiența de muncă a angajatului.

Nu trebuie să vă confundați cardul personal nr. T-2 cu documente precum, de exemplu, o fișă de înregistrare personală a personalului sau un chestionar, care fac parte din dosarul dumneavoastră personal. Aceste documente sunt completate chiar de angajat, intocmite sub orice forma si pot lipsi daca angajatorul nu are o procedura aprobata de inregistrare a dosarelor personale.

Cardul personal se completează numai de către un specialist HR pentru toate persoanele angajate pe bază de ordin (instrucțiune) privind angajarea (formular nr. T-1 sau nr. T-1a). Cardurile personale sunt depozitate într-un seif, formând un dulap separat, în ordine alfabetică, după numele de familie al angajatului.

La completarea unui card personal, sunt utilizate informații din următoarele documente prezentate de angajat atunci când solicită un loc de muncă (în conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse):

pașapoarte;

Document educativ despre calificări sau prezența cunoștințelor speciale - atunci când aplicați pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială;

Carnet de muncă (pentru lucrătorii cu fracțiune de normă - copii după carnetul de muncă);

Certificat de asigurare de asigurare de pensie de stat;

certificate de înregistrare la organul fiscal;

Documente de înmatriculare militară (pentru cei obligați pentru serviciul militar).

La completarea unui card personal, sunt folosite și informații suplimentare furnizate de angajat despre el însuși.

Notă!

În unele cazuri, ținând cont de specificul muncii, angajatorul poate solicita (cu acordul salariatului) prezentarea de documente suplimentare la încheierea unui contract de muncă. În acest caz, lista documentelor suplimentare nu este stabilită în mod independent de către angajator, dar necesitatea de a le furniza trebuie stabilită direct printr-un act normativ: Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale, decrete ale președintelui Federației Ruse. Federația Rusă și Rezoluțiile Guvernului Federației Ruse.

În toate celelalte cazuri, este interzisă solicitarea unei persoane care aplică pentru un loc de muncă orice alte documente suplimentare decât cele prevăzute de lege.

Astfel de documente suplimentare, de regulă, includ: certificatul de naștere al copilului, certificatul de căsătorie, certificatul de sarcină al unei femei, documente despre handicap, aflarea în zona de expunere la radiații în legătură cu accidentul de la centrala nucleară de la Cernobîl și altele.

Însă angajatorul nu are dreptul să ceară unei persoane care aplică pentru un loc de muncă să furnizeze documentele specificate. Totodată, furnizarea acestor documente este în interesul salariatului însuși, întrucât în ​​caz contrar angajatorul nu va putea oferi salariatului beneficiile și garanțiile cerute de lege.

Formularul unificat al cardului personal nr. T-2 este format din patru foi și conține următoarele secțiuni:

I. „Informații generale”;

II. „Informații privind înregistrarea militară”;

III. „Angajare și transferuri la alt loc de muncă”;

IV. "Certificare";

V. „Pregătire avansată”;

VI. „Recalificare profesională”;

VII. „Premii (încurajează), titluri onorifice”;

VIII. "Concediu de odihna";

IX. „Avantaje sociale la care un angajat are dreptul în condițiile legii”;

X. „Informații suplimentare”;

XI. „Motivele de încetare a unui contract de muncă (concediere).”

În Secțiunea I „Informații generale”, atunci când indicați informații despre angajat, ar trebui să vă ghidați după următoarele reguli:

1. Numele, prenumele, patronimul sunt indicate pe baza pașaportului și sunt scrise complet și lizibil.

În același timp, zonele de codificare a informațiilor trebuie, de asemenea, completate în conformitate cu clasificatorii întregi ruși: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Notă.

OKATO - „Clasificatorul integral rusesc al obiectelor diviziunii administrativ-teritoriale” OK 019-95 aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 413;

OKIN – „Clasificator integral rus de informații despre populație. OK 018-95" aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 412;

OKSO – „Clasificatorul integral rusesc al specialităților în funcție de educație. OK 009-2003" aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 septembrie 2003 nr. 276-st;

OKPDTR - Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367 „Cu privire la adoptarea și punerea în aplicare a clasificatorului integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK 016-94”.

2. Data și locul nașterii se stabilesc pe baza unui pașaport sau a unui alt document de identitate și se notează integral, de exemplu: „12 decembrie 1964”. În consecință, codul este indicat astfel: 12/12/1964.

3. Cetăţenia se înregistrează fără abreviere. Înregistrarea cetățeniei și codificarea acesteia se efectuează în conformitate cu OKIN, acestea pot fi după cum urmează:

· cetățean al Federației Ruse - 1;

· cetățean al Federației Ruse și al unui stat străin - 2 (în cazul cetățeniei duble, se indică ce stat este cetățenia);

· cetățean străin (indicați în ce stat) - 3;

· apatrid - 4.

4. Gradul de cunoaștere a limbii la completarea paragrafului 5 „Cunoașterea unei limbi străine” din secțiunea I din formularul nr. T-2 este indicat după cum urmează: „Vorbesc fluent” (cod OKIN - 3), „Eu citesc și mă pot explica” (cod OKIN - 2) , „Citesc și traduc cu un dicționar” (cod OKIN - 1).

5. Toate informațiile despre educație (calificare, direcție sau specialitate) se stabilesc pe baza unui document de studii.

Educația este înregistrată și codificată conform OKIN și OKSO.

Potrivit OKIN, educația este codificată după cum urmează:

· învăţământ primar (general) - 02;

· învăţământ general de bază - 03;

· studii medii (complete) generale - 07;

· învățământ profesional primar - 10;

· învăţământ secundar profesional - 11;

· studii superioare incomplete - 15;

· studii superioare - 18;

· studii postuniversitare - 19.

Cei care au absolvit trei cursuri ale unei instituții de învățământ superior sunt clasificați drept persoane cu studii profesionale superioare incomplete (neterminate).

Două blocuri de coloane pentru completarea informațiilor despre educație sunt destinate în formularul nr. T-2 să indice informații despre finalizarea unei a doua instituții de învățământ.

6. Profesia (principală) se indică integral pe baza tabelului de personal și a ordinului (instrucțiunii) privind angajarea. O altă profesie - pe baza documentelor care confirmă dobândirea unei a doua studii sau specialități. Codificat în conformitate cu Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al nivelurilor tarifare OK-016-94”, aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367 „Cu privire la adoptarea și implementarea al Clasificatorului integral rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al nivelurilor tarifare OK-016-94" (în continuare - OKPDTR).

7. Experiența de muncă (totală, continuă, care dă dreptul la un bonus pentru vechimea în muncă, dă dreptul la alte beneficii stabilite de un angajator dat) se calculează pe baza înscrierilor în carnetul de muncă al salariatului și (sau) a altor documente confirmarea vechimii relevante, indicată în zile, luni, ani.

8. Starea civilă este înregistrată și codificată în funcție de următoarele valori posibile, în conformitate cu OKIN:

· niciodată nu a fost (a fost) căsătorit - 1;

· este într-o căsătorie înregistrată – 2;

· este într-o căsătorie neînregistrată - 3;

· văduv (văduvă) - 4;

· divorţat (divorţat) - 5;

· despărțit (despărțit) - 6.

9. Doar membrii familiei sunt indicați ca parte a familiei, indicând gradul de relație.

Legislația actuală nu conține un concept general de „familie”, cu toate acestea, pe baza unei analize a normelor articolului 2 din Codul familiei al Federației Ruse și articolului 1142 din Codul civil al Federației Ruse, cercul membrilor familiei pot include: soții, părinți și copii (inclusiv părinții adoptivi și copiii adoptați).

10. Detaliile pașaportului sunt indicate exact în conformitate cu pașaportul.

11. Locul de reședință (conform pașaportului) este indicat pe baza pașaportului, efectiv - conform angajatului. Codul de reședință este stabilit de OKATO.

Documentele pe baza cărora se completează secțiunea II „Informații privind înregistrarea militară” sunt:

· legitimație militară (sau certificat provizoriu eliberat în locul legitimației militare) - pentru cetățenii din rezervă;

· adeverință de cetățean înrolat în serviciul militar - pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar.

Conform Instrucțiunilor de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia pentru cetățeni în rezerve:

paragraful 3 „Compoziție (profil)” - completat fără abreviere (de exemplu, „comandă”, „medic” sau „soldați”, „marinari” și altele asemenea);

paragraful 4 „Desemnarea codului complet al VUS” - denumirea completă este notată (șase cifre, de exemplu, „021101” sau șase cifre și o literă, de exemplu, „113194A”);

paragraful 5 „Categoria de aptitudine pentru serviciul militar” - scris cu litere: A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar) sau D (inapt temporar pentru serviciul militar) ). Dacă nu există înregistrări în paragrafele corespunzătoare ale legitimației militare, se indică categoria „A”:

la paragraful 7 „Înregistrat la armată” se completează (cu creion):

rândul a) - în cazurile în care există ordin de mobilizare și (sau) ștampilă pe emiterea și retragerea ordinelor de mobilizare;

rândul b) - pentru cetățenii rezervați la organizație pentru perioada de mobilizare și pe timp de război.

Pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar:

paragraful 2 „Grad militar” - se face înscrierea „supus conscripției”;

paragraful 5 „Categoria de aptitudine pentru serviciul militar” - scris cu litere: A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar), D (inapt temporar pentru serviciul militar); ) sau D (nepotrivit pentru serviciul militar). Se completează pe baza înscrierii în certificatul de cetățean supus conscrierii pentru serviciul militar.

Completarea elementelor nespecificate în mod specific în Instrucțiuni se realizează pe baza informațiilor din documentele enumerate.

La paragraful 8 al Secțiunii a II-a din cardul personal al unui cetățean care a atins limita de vârstă pentru a fi în rezervă, sau al cetățeanului declarat inapt pentru serviciul militar din motive de sănătate, se notează la linia liberă „scos din armata. înregistrare din cauza vârstei” sau „eliminat din înregistrarea militară din cauza stării de sănătate”.

După completarea secțiunii II „Informații privind înregistrarea militară”, în partea de jos a paginii a doua a formularului nr. T-2, angajatul serviciului de personal trebuie să certifice datele specificate cu semnătura personală, indicând funcția și transcrierea semnăturii. . De asemenea, angajatul semnează a doua pagină a formularului nr. T-2 și marchează data completării acestuia. Rândul care conține semnătura personală a angajatului este un exemplu de semnătură pe baza căreia i se va plăti salariul.

Notă!

Când informațiile despre un angajat se modifică, datele personale relevante sunt introduse în cardul său personal (de exemplu, o schimbare a stării civile, a locului de reședință, a educației, a pregătirii avansate, a cunoștințelor de limbi străine etc.), care este certificat de către semnătura unui angajat al serviciului de personal. Modificările și completările se fac pe baza ordinelor de personal și a documentelor furnizate de angajați (certificat de căsătorie, diplomă etc.). Declarația orală a unui angajat nu este baza pentru efectuarea acestor modificări, cu excepția datelor minore (de exemplu, referitoare la un număr de telefon).

Informația cea mai importantă este secțiunea III „Angajare și transferuri la un alt loc de muncă” și XI „Temeiuri de încetare a contractului de muncă (concediere)”.

Înscrierile în aceste secțiuni se fac pe baza unui ordin (instrucțiuni) privind angajarea (formularele nr. T-1 și T-1a) și a unui ordin (instrucțiuni) de transfer la un alt loc de muncă (formularul nr. T-5) și a unui ordonanță (instrucțiune) privind încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un salariat (formulare nr. T-8, T-8a).

Aceste informații trebuie completate cu deosebită atenție, deoarece servesc adesea drept bază pentru confirmarea experienței de muncă a angajatului.

În secțiunea „Angajare și transferuri la alt loc de muncă” el introduce informații despre faptul că angajatul lucrează în organizație și trebuie să corespundă înregistrărilor din carnetul de muncă, repetând data, numărul comenzii de angajare, transferul salariatului, numele poziţia, unitatea structurală. În plus, la sfârșitul fiecărei înscrieri în Secțiunea a III-a a cardului personal, este aplicată semnătura angajatului care atestă că este familiarizat cu înscrierea făcută în carnetul de muncă.

Ultima secțiune a cardului personal XI „Motive de încetare a contractului de muncă (concediere)” se completează de către angajatul HR la încetarea raportului de muncă cu salariatul. Baza rezilierii unui contract de muncă (concediere) este formularea motivului concedierii pe baza articolului relevant din Codul Muncii al Federației Ruse, care repetă complet înscrierea în cartea de muncă a angajatului. Data concedierii este ultima zi de muncă a salariatului. Detaliile comenzii (data și număr), care stă la baza completării acestei secțiuni, sunt, de asemenea, indicate exact în conformitate cu înscrierea din carnetul de muncă. Înregistrările de concediere sunt certificate prin semnătura angajatului serviciului de personal și a angajatului.

Datele privind pregătirea avansată și recalificarea profesională sunt înregistrate pe baza documentelor (certificat, certificat) prezentate de angajat sau primite de la departamentul de pregătire a personalului.

Când completați Secțiunea VII „Premii (stimulente), titluri onorifice”, trebuie să indicați tipurile de stimulente (în conformitate cu articolul 191 din Codul Muncii al Federației Ruse și cu reglementările locale) aplicate angajatului și, de asemenea, trebuie să enumerați premii de stat și titluri onorifice acordate.

În Secțiunea VIII. Înregistrările „vacanțelor” sunt păstrate pentru toate tipurile de concedii oferite unui angajat în perioada de muncă pentru un anumit angajator. Baza pentru efectuarea înscrierilor sunt ordinele de acordare a concediului.

Titlul IX stabilește beneficiile la care un angajat are dreptul prin lege.

În secțiunea „Informații suplimentare”, liniile gratuite pot fi completate cu date la discreția angajatorului. De exemplu, se înregistrează date despre studenții care frecventează jumătate de normă (seara), corespondență, departamente externe ale instituțiilor de formare profesională superioară și secundară (se indică numele instituției de învățământ, datele admiterii în instituția de învățământ și absolvirea acesteia) sau despre o persoană cu handicap care lucrează (pe baza unui certificat de la comisia de experți medicali și sociali (denumită în continuare MSEC), grupul de handicap, gradul de handicap și data înființării acesteia, concluzia MSEC privind condițiile și natura muncii).

Fișele personale ale angajaților concediați sunt formate într-un dosar independent în ordine alfabetică. Înainte de a trimite dosarul la arhivă, toate cardurile trebuie pregătite în conformitate cu cerințele Arhivei Federale și păstrate în arhivă timp de 75 de ani.

Documente contabile secundare derivate, pe baza informațiilor inițiale ale documentelor contabile primare. Principalele obiective ale creării acestui subgrup de documente:

Asigurarea completității, fiabilității și dinamismului informațiilor în lucrul cu personalul;

Asigurarea stocarii prompte a documentelor de personal;

Asigurarea căutării eficiente a documentelor de personal.

Documentele contabile secundare includ: cardul personal al angajatului (formulare unificate Nr. T-2, Nr. T-2GS (MS), Nr. T-4), documentație pentru înregistrarea orelor de lucru și decontările cu personalul și diverse formulare de înregistrare a informațiilor contabile .

Formularele de înregistrare sunt păstrate pentru a înregistra documentația personalului.

Se disting următoarele tipuri de formulare de înregistrare:

Carduri de înregistrare și control (RCC);

Reviste de înregistrare (cărți);

Formulare de ecran (când se utilizează tehnologii informatice).

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale. De exemplu, forma cărții pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea este aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă. .” Dar majoritatea formularelor sunt elaborate la discreția angajatorului.

În „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, au fost determinate următoarele formulare contabile de bază și perioadele lor de stocare:

Numarul articolului	Tipul documentului	Perioada de stocare a documentelor<*>	Notă
PERSONALUL
Primirea, mutarea (transferul), concedierea salariatilor
	Cărți, reviste, carduri de contabilitate:		După concediere
	a) primirea, deplasarea (transferul), concedierea salariatilor
	b) lucrătorii trimiși în călătorii de afaceri
	c) persoanele obligate pentru serviciul militar
	d) concedii
	e) dosare personale, carduri personale, contracte de munca (contracte), contracte de munca
	f) eliberarea carnetelor de muncă și a inserturilor pentru acestea
	g) eliberarea certificatelor de salariu, vechime în muncă, loc de muncă
	h) eliberarea certificatelor de călătorie

Ținând cont de specificul organizării muncii la nivel local, se pot crea și următoarele:

Registrul lucrătorilor cu fracțiune de normă;

Jurnalul de recompense și penalități;

Jurnalul de înregistrare a comenzilor de concediu educațional, concediu fără plată etc.;

Jurnal de concediu medical și multe altele.

În conformitate cu Ordinul Direcției principale de arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr. 33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport al documentației” Toate documentele care necesită contabilitate, execuție și utilizare în scop de referință (administrativ, planificare, raportare, contabilitate și statistică, contabilitate, financiară și altele) sunt supuse înregistrării, atât cele create, cât și cele utilizate în cadrul organizație și trimise altor organizații; provenind de la superioare, subordonate și alte organizații și persoane. Atât documentele tradiționale dactilografiate (de mână), cât și cele create prin tehnologia informatică (lizibile de mașină, mașinigrame) sunt supuse înregistrării (clauza 3.2.1.2. Ordinul Direcției Principale Arhive a URSS din 25 mai 1988 Nr. 33 „Sistemul de stat de suport de documentare pentru management. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport de documentare”.

De asemenea, explică faptul că:

« înregistrarea documentelor – aceasta este înregistrarea faptului creării sau primirii unui document prin plasarea unui index pe acesta, urmată de înregistrarea informațiilor necesare despre document în formularele de înregistrare».

Indexul documentelor constă dintr-un număr de ordine în cadrul matricei înregistrate de documente, care, pe baza sarcinilor de căutare, este completat de indici privind nomenclatorul cauzelor, clasificatorii corespondenților, executorilor și altele.

În indexul documentelor, se respectă următoarea succesiune (sau inversă) a componentelor sale: număr de înregistrare de serie, index după nomenclatorul cazurilor, index după clasificatorul utilizat. Componentele indexului sunt separate între ele printr-o bară oblică.

Notă!

Scopul principal al înregistrării documentelor este de a le conferi forță juridică și duplicarea informațiilor.

Dublarea informațiilor din formularele contabile crește nivelul de siguranță a acestora și ușurează găsirea documentelor necesare.

Înregistrarea unui document cu numărul de înregistrare și data înregistrării îi conferă forță juridică (forța probei), care poate fi importantă în cazul unui conflict de muncă cu un angajat.

Pe baza unei analize a prevederilor privind înregistrarea documentelor din Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale”, următoarele reguli pentru înregistrare și indexarea documentelor poate fi recomandată:

1. Documentele se înregistrează o dată: primite - în ziua primirii, create - în ziua semnării sau aprobării.

2. La transferul unui document înregistrat de la o divizie la alta, acesta nu este reînregistrat.

3. Înregistrarea documentelor se efectuează în grupuri, în funcție de denumirea tipului de document, autorul și conținutul documentului (de exemplu, comenzile pentru activitățile de bază, comenzile pentru personal, actele, propunerile, declarațiile și altele sunt înregistrate separat ).

4. Numerele de înregistrare de serie sunt atribuite documentelor din cadrul fiecărui grup înregistrat.

5. Locul de înregistrare a documentului este fixat în instrucțiunile pentru munca de birou sau alte reglementări locale.

6. Se stabilește următoarea componență obligatorie a detaliilor de înregistrare: autor (corespondent), denumirea tipului de document; data documentului, indexul documentului (data și indexul primirii documentelor pentru documentele primite), titlul textului sau rezumatul acestuia, rezoluția (executantul, conținutul comenzii, autorul, data), termenul limită de execuție a documentului, marca de execuție a documentului (o scurtă înregistrare a soluționarea problemei în esență, data executării efective și indexul actului de răspuns) și trimiterea acestuia la dosarul nr.

Notă.

În conformitate cu punctul 3.2.1.4. Ordinul Direcției Principale de Arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr.33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport al documentației”, alcătuirea detaliilor obligatorii, dacă este necesar, poate fi completată cu alte detalii: executanți, primirea documentului de către executant, progresul execuției, atașamente etc. Ordinea de plasare a detaliilor pe formularele de înregistrare și utilizarea reversului cardurilor de înregistrare și control este stabilită de angajator în mod independent.

După completarea ultimei pagini a jurnalului (cartei) contabil, pe coperta acesteia se pune data de încheiere și se pregătește jurnalul (cartea) pentru a fi depus în arhivă. Pentru principalele formulare de înregistrare, așa cum am menționat deja, Rosarkhiv a stabilit perioade de stocare pentru restul, angajatorul stabilește perioada de depozitare în mod independent.

Un grup de documentații pentru înregistrarea timpului de lucru și a decontărilor cu personalul se formează în procesul de documentare a înregistrării timpului de muncă și calculul remunerației corespunzătoare pentru muncă.

Acest grup de documente este format din formulare unificate aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”; mai multe detalii.

Conform articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse timp de lucru- este timpul în care salariatul, în conformitate cu reglementările interne de muncă ale organizației și cu termenii contractului de muncă, trebuie să îndeplinească sarcini de muncă, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu Codul muncii al Federația Rusă, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse se referă la programul de lucru.

Legiuitorul impune angajatorului obligatia de a tine evidenta timpului efectiv lucrat de fiecare salariat.

Înregistrarea utilizării timpului de lucru este necesară în următoarele scopuri:

· asigurarea controlului asupra disciplinei muncii în ceea ce privește utilizarea timpului de lucru (prezența la timp la locul de muncă, identificarea întârzierilor și a nedușurilor; monitorizarea prezenței personalului la locurile de muncă în timpul programului de lucru, precum și înregistrarea plecării la timp a lucrătorilor de la locul de muncă; );

· contabilizarea timpului efectiv lucrat, a timpului de nefuncţionare, a bolii, a concediilor şi a altor forme de utilizare a timpului de lucru, care stă la baza calculării salariilor;

· elaborarea de rapoarte statistice privind munca.

Pentru înregistrarea timpului efectiv lucrat și (sau) nemuncat de fiecare salariat, se folosesc următoarele: Fișă pentru înregistrarea timpului de muncă și calculul salariilor (Formular nr. T-12) și Fișă pentru înregistrarea timpului de muncă (Formular nr. T-13). ).

Particularitatea executării acestor documente se datorează faptului că sunt documentele contabile primare pe baza cărora sunt menținute.

Lipsa documentelor de evidență a programului de lucru întocmite în conformitate cu legislația în vigoare, precum și absența oricăruia dintre detaliile obligatorii din documentele contabile primare, pot fi calificate ca o includere nerezonabilă a costurilor cu forța de muncă în componența costurilor care reducerea bazei de impozitare, ceea ce va duce la implicarea organizației în răspunderea stabilită de partea 3 a articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Atunci când mențineți o fișă de pontaj pentru utilizarea timpului de lucru, este recomandabil să vă ghidați după următoarele reguli:

· Contabilitatea utilizării timpului de lucru poate fi efectuată pentru organizație în ansamblu sau separat pentru unitățile structurale;

· Includerea unui angajat în Foaia de pontaj și excluderea din acesta se efectuează pe baza ordinului (instrucțiunii) relevante a angajatorului;

· Bilanțul se întocmește într-un singur exemplar, semnat de șeful unității structurale, angajat al serviciului de personal și transferat la compartimentul contabilitate.

· Notele din Fișa de pontaj cu privire la motivele absenței de la serviciu, a lucrului cu normă parțială sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru scurtat și altele se fac numai pe baza de documente întocmite în mod corespunzător. Astfel de documente sunt certificate de incapacitate de muncă, certificate de îndeplinire a îndatoririlor de stat sau publice, un avertisment scris despre orele de nefuncționare, o cerere de muncă cu fracțiune de normă, consimțământul scris al angajatului de a efectua ore suplimentare în cazurile stabilite de lege și alte documente.

La completarea formularelor nr. T-12 și nr. T-13 se folosesc următoarele convenții:

Concediu parțial plătit pentru îngrijirea copilului

Concediu fără plată acordat unui angajat pentru îngrijirea unui copil

Concediu fără plată acordat unui angajat cu permisiunea administrației

Concediu fără plată în cazurile prevăzute de lege

Incapacitate temporară de muncă (cu excepția cazurilor prevăzute de codul „T”) și concedii medicale și concedii de carantină, eliberate prin certificate de incapacitate de muncă

Invaliditate neplătită în cazurile prevăzute de lege (în legătură cu o vătămare domestică, îngrijirea bolnavilor și carantină, eliberată prin adeverințe de la instituțiile medicale etc.)

Programul de reducere a muncii pentru lucrători și salariați față de durata stabilită a zilei de muncă în cazurile prevăzute de lege

Timpul de nefuncționare nu este vina angajatului

Absențe cu plată pentru o zi întreagă în cazurile prevăzute de lege (îndeplinirea atribuțiilor de stat sau publice, intervenție în situații de urgență, eliminarea consecințelor dezastrelor naturale)

Absenteism (absența de la locul de muncă fără motiv întemeiat pe toată durata zilei de lucru (în tură), indiferent de durata acesteia, precum și în cazul absenței fără motiv întemeiat de la locul de muncă mai mult de patru ore la rând în timpul zilei de lucru ( tură)), arest administrativ pentru abateri administrative, șederea într-o stație medicală de îngrijire, greve declarate ilegale și alte absențe din motive nejustificate)

Orele nelucrate din cauza muncii cu fracțiune de normă la inițiativa administrației

Weekend-uri (pentru odihnă săptămânală) și sărbători

Greva (in conditiile si in modul prevazute de lege)

Neprezentarea din motive necunoscute (până la clarificarea circumstanțelor)

Puteți afla mai multe despre problemele legate de pregătirea documentelor primare în cartea autorilor BKR-INTERCOM-AUDIT JSC „Documente primare”.

Puteți afla mai multe despre problemele legate de gestionarea înregistrărilor de personal în cartea autorilor BKR-INTERCOM-AUDIT JSC „Gestionarea înregistrărilor de personal”.

Citat de mesaj

Contabilitatea calculează beneficiile, plățile de concediu și indemnizațiile de călătorie, salariile și angajamentele la bucată, calculează impozitele și contribuțiile la asigurări, raportează către fonduri și Serviciul Fiscal Federal.

Adesea, contabilitatea se ocupă și de documentele de personal, deoarece nu fiecare companie are propriul departament de personal.

În același timp, nu orice contabil este și un angajat bine versat în resurse umane. Dar Inspectoratul Muncii nu glumește zilele astea.

Calculul și calculul salariilor trebuie efectuate în conformitate cu prevederile capitolului 21 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Procesul de calcul al salariilor se realizează în mai multe etape.

Prima etapă este analiza informațiilor cuprinse în documentele primare privind contabilitatea și plata muncii, întocmite după forme unificate.

A doua etapă este calcularea salariilor (și a altor plăți) către angajați, precum și către persoanele care prestează muncă și prestează servicii în baza contractelor de drept civil (CPL).

În a treia etapă, calculul și reținerea impozitului pe venitul personal (NDFL) are loc în conformitate cu capitolul 23 din Codul fiscal.

A patra etapă va fi calculul primelor de asigurare percepute pe salariile acumulate.

La a cincea etapă se întocmesc documente (și formulare standardizate) de plată a salariilor.

Ținând cont de faptul că, în conformitate cu paragraful 1 al articolului 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” nr. 129-FZ, toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate cu documente justificative, deoarece aceste documente servesc ca documente contabile primare. pe baza căreia se ține contabilitatea, nu poate fi subestimată importanța documentației primare.

Mai mult, multe documente primare privind evidența personalului și salariile trebuie păstrate timp de 75 de ani (sau permanent, adică cel puțin 10 ani) 75 de ani în conformitate cu cerințele Ordinului Ministerului Culturii din 25 august 2010. Nr. 558 cu transfer ulterior la Arhivele Statului în cazul încetării activității societății.

În plus, legislația prevede răspunderea administrativă și chiar penală pentru încălcarea procedurii de păstrare și păstrare a documentelor de personal.

Articolul va discuta tipurile și formele documentelor primare privind evidența personalului și salariile, precum și perioadele de păstrare a acestora.
Informațiile prezentate pot servi drept „memo” în munca unui contabil.

DOCUMENTE PRIMARARE CUINȚINE ÎN ALBUME DE FORME UNIFICATE

Atunci când generați documente primare privind evidența personalului și remunerația, trebuie să vă amintiți prevederile paragrafului 2 al articolului 9 din Legea nr. 129-FZ.

În conformitate cu prezentul alineat, documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma conținută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare.

Formularele unificate care ar trebui utilizate la înregistrarea relațiilor de muncă cu angajații au fost aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004. Nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară a muncii și plata acesteia”.

Această rezoluție a aprobat următoarele forme de documente primare:

1. Pentru evidențele de personal:

• Nr. T-1 „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea unui angajat”,
• Nr. T-1a „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea lucrătorilor”.

Aceste formulare sunt folosite pentru oficializarea angajării unui angajat (T-1) sau a unui grup de angajați (T-1a).
Termen de valabilitate 75 ani.

• Nr. T-2 „Cartea personală a angajatului”,
• Nr. T-2GS (MS) „Cartea personală a unui angajat de stat (municipal)”.

Cardul personal al angajatului este principalul document de înregistrare a datelor angajaților și se eliberează pentru toți, fără excepție, angajații întreprinderii cu care sunt încheiate contracte de muncă.
Termen de valabilitate 75 ani.

• Nr. T-3 „Masa de personal”.

Un document obligatoriu și foarte important care reflectă date despre structura organizației, personalul acesteia și nivelurile de personal. Și tabelul de personal în sine și modificările aduse acestuia sunt aprobate prin ordin al managerului.
Termen de valabilitate 3 al anului.

• Nr. T-4 „Cartea de înregistrare a unui lucrător științific, științific și pedagogic”.

Acest formular este utilizat în instituțiile științifice și de învățământ pentru înregistrarea lucrătorilor științifici.
Se completează pe baza diplomelor de doctor în științe și candidat în știință, adeverință de conferențiar și profesor și alte documente similare.

• Nr. T-5 „Ordinul (instrucțiunea) privind transferul unui angajat la un alt loc de muncă”,
• Nr. T-5a „Ordin (instrucțiune) privind transferul lucrătorilor la un alt loc de muncă”,

aranjează transferul angajaţilor pe o altă funcţie din cadrul organizaţiei. Consimțământul scris al angajatului este atașat comenzii.
Termen de valabilitate 75 ani.

• Nr. T-6 „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui angajat”,
• Nr. T-6a „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului salariaților”,

Folosit pentru înregistrarea și contabilizarea vacanțelor.
Termen de valabilitate 5 ani.

• Nr. T-7 „Program de vacanță”.

Un act de reglementare local obligatoriu care determină anual ordinea acordării concediului plătit angajaților organizației în conformitate cu prevederile articolului 123 din Codul muncii.
Aprobat de angajator cu cel mult două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic.
Procedura de întocmire a unui program poate fi stabilită prin regulamentele interne de muncă sau prevederile unui contract colectiv, sau alte documente interne ale organizației.
Angajatul trebuie anunțat cu privire la ora de începere a concediului prin semnătură cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia.
Termen de valabilitate 1 an (recomandăm să-l păstrați până când treceți o inspecție de către Serviciul Fiscal Federal sau Inspectoratul Muncii).

• Nr. T-8 „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere)”,
• Nr. T-8a „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariații (concedierea)”,

utilizat pentru documentarea la încetarea raporturilor de muncă.
Termen de valabilitate 75 ani.

• Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri”,
• Nr. T-9a „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea lucrătorilor într-o călătorie de afaceri”,

se emite la trimiterea unui angajat (angajați) într-o călătorie de afaceri. Completat pe baza unei atribuiri de post (formular T-10a).
Termen de valabilitate 5 10 ani).

• Nr. T-10 „Certificat de călătorie”,

servește la confirmarea timpului petrecut într-o călătorie de afaceri. Certificatul indică ora sosirii salariatului la destinație, precum și ora plecării. Acest document este întocmit pe baza unei comenzi de expediere în călătorie de afaceri (formular T-9) și este certificat de partea care primește.
Termen de valabilitate 5 ani (în călătorii de afaceri în nordul îndepărtat și zone echivalente - 75 ani).

• Nr. T-10a „Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”,

conține informații despre scopul călătoriei angajatului și rezultatele sale finale. Este baza pentru emiterea unei comenzi în formularul T-9 și servește la confirmarea justificării economice a cheltuielilor de călătorie de afaceri.
Termen de valabilitate 5 ani (pentru călătorii de afaceri pe termen lung în străinătate - 10 ani).

• Nr. T-11 „Ordin (instrucțiune) privind stimulentele pentru angajați”,
• Nr. T-11a „Ordin (instrucțiune) privind stimulentele pentru angajați”,

eliberat atunci când angajații sunt recompensați pentru succesul la locul de muncă. Ordinul este baza pentru efectuarea unei înscrieri corespunzătoare în cardul personal al angajatului (formular nr. T-2, nr. T-2GS (MS)) și în carnetul de muncă al angajatului.
Termen de valabilitate 75 ani.

2. Pentru înregistrarea timpului de lucru și a decontărilor cu personalul pentru salarii:

• Nr. T-12 „Fișa timpului de lucru și calculul salariilor”,

Nu este doar un document care reflectă disciplina muncii a organizației, ci servește și ca bază pentru calcularea salariilor angajaților.
Companiile au nevoie de acest document nu numai pentru menținerea înregistrărilor contabile ale calculelor de salarizare. Raportul este, de asemenea, necesar pentru a confirma justificarea economică a cheltuielilor de remunerare a angajaților în scopuri contabile fiscale, deoarece în esență este un document care confirmă desfășurarea efectivă a activităților lor de muncă de către angajați.
Formularul T-12 este universal și este folosit în majoritatea organizațiilor.
Termen de valabilitate 5 75 ani).

• Nr. T-13 „Fișa timpului de lucru”,

utilizat de companiile care utilizează un sistem automat de monitorizare a prezenței și absenței angajaților de la locul de muncă (tornichete, permise electronice și alte sisteme de recunoaștere care înregistrează ora sosirii și plecării angajaților).
Termen de valabilitate 5 ani (în condiții de muncă periculoase - 75 ani).

• Nr. T-49 „Plăți și salarii”,
• Nr. T-51 „Foaie de plată”,
• Nr. T-53 „Statul de plată”,

utilizate pentru calcularea și plata salariilor angajaților. În cazul utilizării formularului nr. T-49, alte documente de decontare și plată conform formularelor nr. T-51 și nr. T-53 - nu sunt compilate.
În cazul transferului salariului pe cardurile bancare ale angajaților, se întocmește doar o fișă de plată (nu se întocmesc formularele nr. T-49 și T-53).
Termen de valabilitate 5 75 ani).

• Nr. T-53a „Jurnal de înregistrare a salariilor”,

utilizate pentru evidența contabilă și înregistrarea evidențelor de salarizare pentru plățile efectuate către angajați.
Termen de valabilitate 5 ani.

• Nr. T-54 „Cont personal”,
• Nr. T-54a „Cont personal (svt)” (svt - echipament informatic),

sunt utilizate pentru reflectarea lunară a informațiilor privind salariile, toate angajamentele, deducerile și plățile în favoarea angajatului în timpul anului calendaristic.
Termen de valabilitate 75 ani.

• Nr. T-60 „Notă-calcul privind acordarea concediului unui salariat”,

utilizat pentru a calcula plata de concediu datorată angajatului.
Termen de valabilitate 5 ani, supus verificării. (In lipsa conturilor personale - 75 ani).

• Nr. T-61 „Notă-calcul la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere)”,

utilizate pentru contabilizarea și calcularea salariilor, compensarea pentru vacanța nefolosită și alte plăți către angajați la încetarea unui contract de muncă.
Termen de valabilitate 5 ani, supus verificării. (In lipsa conturilor personale - 75 ani).

• Nr. T-73 „Lege privind acceptarea muncii prestate în baza unui contract de muncă pe durată determinată încheiat pe durata unei anumite lucrări”.

Este folosit pentru a inregistra si inregistra acceptarea si livrarea muncii prestate de un angajat in baza unui contract de munca pe durata determinata incheiat pe durata unui anumit loc de munca.
Servește ca bază pentru calculul final sau în etape a sumelor de plată pentru lucrările efectuate.
Termen de valabilitate 5 ani, supus verificării. (In lipsa conturilor personale - 75 ani).

DOCUMENTE PRIMARARE NU CONȚINUTE ÎN ALBUME DE FORME UNIFICATE

Documentele, a căror formă nu este prevăzută în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară, trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

• Titlul documentului;
• data întocmirii documentului;
• numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
• conținutul unei tranzacții comerciale;
• măsurarea tranzacțiilor comerciale în termeni fizici și monetari;
• denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu executarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia;
• semnăturile personale ale acestor persoane.

Pe lângă formele unificate de documente enumerate în secțiunea anterioară, există mult mai multe documente pe care organizația trebuie să le păstreze.

Necesitatea mentinerii documentatiei de personal este consacrata in legislatia actuala:

1. Codul Muncii:

• Contractul de muncă încheiat cu fiecare angajat, conținutul și tipurile acestuia (Capitolul 10-13 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Termen de valabilitate 75 ani.

• Protecția datelor personale ale angajaților (Capitolul 14 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Termen de valabilitate 75 ani.

• Cartele de muncă (articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Perioada de valabilitate: până când este necesar. Nu este solicitat - 75 ani.

• Elaborarea și aprobarea regulamentelor interne (articolul 189 din Codul muncii al Federației Ruse).

Perioada de valabilitate: permanent (nu mai puțin de 10 ani). Perioada de valabilitate - până la adoptarea noilor Reguli..

2. Legea federală din 27 iulie 2006 Nr. 152-FZ „Cu privire la datele personale”

• Declarație privind datele personale.

Termen de valabilitate 75 ani.

3. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003. Nr. 225 „Despre cărțile de muncă”.

• Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor.

Termen de valabilitate 75 ani.

Relațiile de muncă dintre angajați și angajator sunt reglementate de reglementările locale ale organizației.
Fiecare companie trebuie să aibă reglementări interne de muncă și prevederi privind protecția informațiilor personale.
Alte reglementări locale:

• despre salarii,
• bonusuri,
• rata de participare a muncii,
• și așa mai departe.

dezvoltat și aprobat dacă este necesar.

În plus, organizația trebuie să dețină următoarele documente de personal privind protecția muncii:

• Instrucțiuni pentru angajați privind sănătatea și securitatea în muncă.

Termen de valabilitate - în mod constant.

• Jurnal de bord pentru înregistrarea evenimentelor de informare;

Termen de valabilitate 10 ani.

Cerințele de securitate a muncii sunt reglementate de Secțiunea 10 din Codul Muncii.

În conformitate cu prevederile articolului 217 din Codul Muncii al Federației Ruse, fiecare angajator, care desfasoara activitati de productie cu peste 50 de angajati, trebuie sa aiba un serviciu de protectia muncii sau un specialist in protectia muncii cu pregatire sau experienta corespunzatoare in acest domeniu.

Dacă numărul întreprinderilor de producție este mai mic de 50 de persoane, atunci
managerul poate atribui responsabilități de securitate a muncii unui angajat instruit, inclusiv angajaților cu normă parțială, cu acordul scris al angajatului și contra unei taxe suplimentare (articolul 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Dacă responsabilitățile privind siguranța muncii nu sunt atribuite nimănui, șeful companiei poartă răspunderea pentru încălcări.

Pe lângă cele de mai sus, organizația trebuie să dețină următoarele documente:

• Documente (carduri) de certificare a locurilor de muncă, planuri de certificare a locurilor de muncă în funcție de condițiile de muncă.

Certificarea locurilor de muncă este obligatorie pentru toate organizațiile în prezent. Realizat de organizatii specializate cu acreditare de stat.
Termen de valabilitate 45 ani. (În condiții de muncă severe, dăunătoare și periculoase - 75 ani).

• Fișele postului pentru angajați.

Aceste instrucțiuni sunt întocmite pentru fiecare post din tabelul de personal.
Termen de valabilitate - în mod constant.

• Cereri ale angajaților pentru angajare, concediere, acordare de concediu anual plătit, acordare de concediu fără plată.

Perioada de stocare pentru aplicațiile neincluse în dosarele personale ale angajaților este 5 ani.
Perioada de păstrare a extraselor incluse în dosarele personale ale angajaților este 75 ani.

• Acord privind răspunderea financiară integrală (articolul 243, articolul 244 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Acesta trebuie încheiat cu angajații care au fost angajați pe posturi care implică responsabilitate financiară.
Termen de valabilitate 5 ani (după concedierea persoanei responsabile financiar).

• Jurnalul de înregistrare a inspecțiilor serviciilor de reglementare.

Păstrarea acestui jurnal este obligatorie pentru toate persoanele juridice și antreprenorii individuali.
Termen de valabilitate - în mod constant.

Acționează asupra accidentelor.
Termen de valabilitate 75 ani.

Acte de investigare a intoxicațiilor și bolilor profesionale.
Termen de valabilitate 75 ani.

În concluzie, trebuie menționat că listele de documente de mai sus nu sunt exhaustive, deoarece în procesul de stabilire a relațiilor de muncă, organizației i se poate cere să pregătească alte documente (de exemplu, un certificat de asigurare de pensie de stat pentru un angajat anterior șomer). ).

RESPONSABILITATEA PENTRU ÎNCĂLCĂRILE PROCEDURII DE ÎNTREȚINERE ȘI SECURITATE A DOCUMENTELOR DE PERSONAL

În lipsa documentelor obligatorii de personal aprobate de organizație, inspectorul de muncă inspector poate trage organizația la răspundere administrativă.
Astfel, în conformitate cu articolul 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, încălcarea legislației muncii și a protecției muncii implică impunerea unei amenzi administrative:

• pentru funcționari - în valoare de 1.000 până la 5.000 de ruble,
• pentru persoanele juridice - de la 30.000 la 50.000 de ruble. sau suspendarea activităților până la 90 de zile.

Încălcarea legislației muncii și a protecției muncii de către un funcționar care a fost supus anterior unei pedepse administrative pentru o infracțiune administrativă similară atrage descalificarea pe o perioadă de la unu la trei ani.

În conformitate cu articolul 13.20 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, pentru încălcarea regulilor de depozitare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă (astfel de documente includ: cărți de muncă, cărți personale ale angajaților, comenzi pentru personal etc. .) presupune:

• avertizare sau impunerea unei amenzi administrative pentru cetățeni în valoare de 100 până la 300 de ruble,
• pentru funcționari - de la 300 la 500 de ruble.

În conformitate cu articolul 90 din Codul Muncii al Federației Ruse, persoanele vinovate de încălcarea regulilor care reglementează primirea, prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal ale angajaților sunt supuse răspunderii disciplinare și financiare în modul stabilit de Codul Muncii și alte legi federale. , și sunt, de asemenea, supuse sancțiunilor civile, administrative și penal răspunderea în modul stabilit de legile federale.

Aceeași prevedere se aplică și angajaților responsabili cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă.

În conformitate cu articolul 137 din Codul penal al Federației Ruse, colectarea sau difuzarea ilegală de informații despre viața privată a unei persoane, constituind secretul său personal sau de familie, fără consimțământul acestuia, sau diseminarea acestor informații:

• în vorbitul public
• lucrare afișată public,
• în mass-media,

sunt pedepsiti:

• o amendă de până la 200.000 de ruble,
• sau în cuantumul salariului sau al altor venituri ale persoanei condamnate pe o perioadă de până la 18 luni,
• sau muncă obligatorie de până la 360 de ore,
• sau munca corecțională de până la 1 an,
• sau muncă forțată pe o perioadă de până la 2 ani cu sau fără privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități pe o perioadă de până la 3 ani,
• sau arestare până la 4 luni,
• sau închisoare de până la 2 ani cu privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități până la 3 ani.

În acest caz, aceleași fapte săvârșite de o persoană care își folosește funcția oficială se pedepsesc:

• o amendă în valoare de la 100.000 la 300.000 de ruble,
• sau în cuantumul salariului sau al altor venituri ale persoanei condamnate pe o perioadă de 1 până la 2 ani,
• sau privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități pe o perioadă de 2 până la 5 ani,
• sau muncă forțată pe o perioadă de până la 4 ani, cu sau fără privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități pe o perioadă de până la 5 ani,
• sau arestare până la 6 luni,
• sau pedeapsa închisorii pe un termen de până la 4 ani cu privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a exercita anumite activități pe un termen de până la 5 ani.

Actualitatea, exhaustivitatea și corectitudinea menținerii documentației de personal, precum și respectarea legislației muncii și a altor acte legislative de reglementare care conțin norme de drept al muncii, sunt controlate de Arhiva Statului și Inspectoratul Muncii, care efectuează controale periodice programate și neprogramate.

Plângerile angajaților pot fi luate în considerare de către Parchet împreună cu Inspectoratul Muncii.

Astăzi, una dintre condițiile obligatorii pentru desfășurarea activităților comerciale pe teritoriul Federației Ruse este formarea unei contabilități adecvate și a altor raportări.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Totuși, pentru a menține acest tip de raportare, va fi necesară întocmirea unor documente speciale. Formatul acestora este stabilit la nivel legislativ.

În același timp, nerespectarea formatului reprezintă un motiv pentru neacceptarea documentelor de raportare relevante de către autoritățile de reglementare.

Ca urmare, termenele de raportare stabilite de lege sunt depășite și se impun sancțiuni.

Pentru a evita problemele și dificultățile, este necesar să înțelegem ce se referă exact la documentele contabile primare.

Aspecte importante

Astăzi, desfășurarea oricărei activități comerciale, indiferent de forma organizatorică și juridică, presupune întocmirea de documente speciale de tip primar.

Au fost stabilite anumite reguli pentru menținerea unor astfel de formate de raportare și documentare. Există o listă extinsă de documente de reglementare.

Respectarea formatului este strict necesară. Acest lucru este necesar mai ales dacă din anumite motive există riscul unui audit de către inspectoratul fiscal.

Dacă sunt identificate diferite tipuri de încălcări, pot fi aplicate sancțiuni atât întreprinderii în sine, cât și funcționarilor.

Pentru a evita acest tip de situație, merită să explorați următoarele întrebări fundamentale:

• Noțiuni de bază;
• care este rolul lor;
• cadrul legislativ.

Noțiuni de bază

Cadrul legislativ care reglementează problema formării diverselor documente contabile primare este destul de extins.

Dacă este posibil, persoanele direct legate de contabilitate ar trebui să se familiarizeze cu toate documentele de reglementare.

Dar pentru a evita interpretarea greșită, precum și pentru a înțelege corect normele legale, merită să vă familiarizați cu termenii de bază.

Aceste concepte includ în prezent următoarele:

• "Contabilitate";
• „documente primare”;
• "contracta";
• "Verifica";
• „document de plată”;
• „factură de transport, factură”;
• „acțiunea de a presta servicii”.

Termenul „contabilitate” înseamnă în prezent o reflectare documentară a diferitelor activități economice și de afaceri ale unei întreprinderi.

Anterior, nu era necesar ca întreprinzătorii individuali și unele întreprinderi aflate în regimuri fiscale speciale să-l mențină.

Astăzi, este obligatorie păstrarea unor astfel de evidențe pentru toate întreprinderile comerciale și întreprinzătorii individuali fără excepție.

„Documentația primară” este o formă specială de reflectare a activităților de afaceri. În prezent, au fost stabilite formate unificate pentru astfel de documente.

Acestea trebuie să reflecte următoarele operațiuni:

• vânzare/realizare de bunuri, servicii;
• achiziționarea de materiale și alte bunuri de la furnizori;
• plata salariilor, ;
• alte.

Există un număr mare de nuanțe diferite legate direct de formarea documentației de acest tip.

Merită să vă familiarizați cu toate în prealabil. „” este un document special care reflectă drepturile și obligațiile părților care desfășoară activități comune.

Acest document este singurul care nu are un format strict stabilit pentru majoritatea tranzacțiilor. Întocmită de obicei în două exemplare.

Cele mai importante articole care abordează problema formării documentelor contabile primare sunt următoarele:

	Care este obiectul contabilității
	Indică obligația de a ține evidența contabilă
	Cum se face contabilitatea?
	Mentine
	Care sunt documentele contabile primare
	Cum sunt selectate registrele contabile
	Procedura de inventariere a pasivelor si activelor
	Cum se efectuează măsurarea monetară a obiectelor contabile?
	Cerințe contabile standard
	Ce este inclus în situațiile contabile/financiare
	Care este perioada de raportare, precum și data de raportare

Lista documentației primare în contabilitate

Astăzi, în primul rând, va fi necesar să ne dăm seama ce documente aparțin documentelor contabile primare.

Video: scrierea documentelor primare

Această listă este stabilită la nivel legislativ. Dacă este posibil, merită să vă familiarizați cu el în prealabil.

Documentele contabile primare pentru anul 2019 includ următoarele:

• contracta;
• Verifica;
• Bon fiscal;
• chitanță;
• formă de responsabilitate strictă;
• factura – daca este disponibila;

În viitor, este posibilă extinderea listei de mai sus. De aceea este necesară monitorizarea constantă a tuturor actualizărilor la normele legislative care afectează problema întocmirii documentelor de raportare.

Acest lucru vă va permite să evitați diverse erori și încălcări ale legii. O atenție deosebită trebuie acordată la întocmirea formularelor unificate.

Deoarece nerespectarea formatelor stabilite poate duce la amenzi. De asemenea, va fi necesar să se studieze cele mai importante probleme legate direct de acest subiect:

• lista de formulare unificate;
• cand se datoreaza?
• exemple de umplere.

Lista formularelor unificate

În prezent, lista documentelor contabile unificate este relativ mică.

Această problemă este dezvăluită cât mai detaliat în actele legislative care sunt aprobate de o instituție specială - Rosstat.

Cele mai importante documente sunt următoarele:

Contabilitatea plăților în numerar folosind case de marcat	; ; ;
Pentru contabilitatea tranzacțiilor cu numerar	ordin de primire numerar;

* Fișa pontajului f.T-12

În procesul de apariție și documentare a relațiilor de muncă, multe documente sunt generate sub denumirea generală „documentație personală”. Crearea și menținerea documentației de personal nu este un drept, ci o obligație a angajatorului, care este reglementată prin acte normative de reglementare. Un set de documente de personal este sistematizat după diverse criterii.
Pe baza scopului lor, există două grupuri mari de documente de personal.

1. Documente pentru înregistrarea personalului de personal, care includ comenzile de angajare, transfer la un alt loc de muncă, acordarea concediului, concedierea, carnetul personal de angajat etc. Cea mai mare parte a documentelor pentru personal a fost inclusă în formele unificate de documentație contabilă primară a muncii și a acesteia. plată, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”.
2. Documente referitoare la implementarea funcțiilor de management al personalului și organizarea muncii (regulamentul intern al muncii, reglementările privind unitatea structurală, fișele postului, structura și nivelurile de personal, graficul de personal). În Clasificatorul integral rusesc al documentației de management OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299, aceste documente sunt numite „documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților unui organizație sau întreprindere.”
Se disting următoarele: tipuri de documente de personal:
1) documentatie de angajare:
aplicație pentru un job;
contract de munca (contract de numire pe o functie);
Ordinea de acceptare la muncă;
proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind angajarea (numirea);
2) documentatie de transfer la un alt loc de munca:
cerere de transfer la un alt loc de muncă;
ideea de transfer la un alt loc de muncă;
ordinul de transfer la un alt loc de muncă;
3) documentatia de concediere:
scrisoare de demisie;
ordin de concediere;
proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea;
4) documentatie de vacanta:
programul de vacanță;
cerere de concediu;
lăsați comanda;
5) documentație privind înregistrarea stimulentelor:
ideea de încurajare;
ordin de promovare;
6) documentație privind înregistrarea sancțiunilor disciplinare;
raport privind încălcarea disciplinei muncii;
nota explicativă despre încălcarea disciplinei muncii;
ordin prin care se impune o sancțiune disciplinară.

În prezent, sunt în vigoare următoarele formulare unificate pentru evidența personalului, a căror menținere, în conformitate cu clauza 2 din Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1, este obligatorie pentru toate organizațiile care operează. pe teritoriul Federației Ruse, indiferent de forma lor de proprietate:

Nr. T-1 - ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat;
Nr. T-1a - ordin (instruire) privind angajarea muncitorilor;
Nr. T-2 - cardul personal al angajatului;
Nr. T-2GS (MS) - card personal al unui angajat de stat (municipal);
Nr. T-3 - masa de personal;
Nr.T-4 - carnet de înregistrare a unui lucrător științific, științific și pedagogic;
Nr. T-5 - ordin (instrucțiune) de transfer al angajatului la un alt loc de muncă;
Nr. T-5a - ordin (instrucțiune) privind transferul lucrătorilor la un alt loc de muncă;
Nr. T-6 - ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului salariatului;
Nr. T-6a - ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului salariaților;
Nr. T-7 - program de concediu”;
Nr. T-8 „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un salariat (concediere);
Nr. T-8a - ordin (instrucțiune) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariații (concediere);
Nr. T-9 - ordin (instrucțiune) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri;
Nr. T-9a - ordin (instrucțiune) privind trimiterea lucrătorilor într-o călătorie de afaceri;
Nr.T-10 - certificat de călătorie;
Nr. T-10a - misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia;
Nr. T-11 - ordin (instrucțiune) de încurajare a angajatului;
Nr. T-11a - ordin (instrucțiune) privind încurajarea angajaților;
Nr. T-12 - fișa de pontaj și calculul salariilor;
Nr. T-13 - foaie de pontaj;
Nr T-49 - extras de salarii;
Nr. T-51 - fișă de plată;
Nr T-53 - salarizare;
Nr T-53a - registru de salarii;
Nr T-54 - cont personal;
Nr T-54a - cont personal (svt);
Nr. T-60 - nota-calcul privind acordarea concediului salariatului;
Nr. T-61 - nota-calcul la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere);
Nr. T-73 - act privind acceptarea muncii prestate în baza unui contract de muncă pe durată determinată încheiat pe durata unei anumite lucrări.

Instrucțiunile de utilizare și completare a formularelor unificate (19 formulare pentru evidența personalului și 11 formulare pentru înregistrarea utilizării timpului de muncă și a decontărilor cu personalul pentru salarii) ale documentației contabile primare pentru contabilitatea și plata muncii sunt cuprinse în rezoluția Statisticii de stat. Comitetul Federației Ruse din 5 ianuarie 2004. Nr. 1.
Documentația de reglementare și normative de referință privind problemele de gestionare a evidenței personalului reglementează practica uniformă de aplicare a normelor de drept și servește drept bază legală pentru desfășurarea gestiunii evidenței personalului. Organizarea și gestionarea competentă a evidenței personalului este imposibilă fără cunoașterea și studiul documentelor de reglementare în acest domeniu.
Cunoașterea documentației normative și normative de referință cu privire la problemele gestionării evidenței personalului vă permite să:

Întocmește corect documentele în conformitate cu cerințele legislației în vigoare, dându-le forță juridică;
asigura stocarea si utilizarea prompta a documentelor in activitatile curente;
prevenirea consecințelor negative pentru angajații lor care sunt posibile în cazul încălcării regulilor de păstrare a documentelor de personal, iar pentru angajator în acest caz - pentru a evita răspunderea stabilită de legislația în vigoare;
a preveni posibilitatea utilizării neautorizate a informațiilor.

Forța juridică a documentului este asigurată un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document și înregistrarea pe un formular care respectă standardul. Documentul principal care stabilește componența detaliilor și cerințele pentru executarea acestora este GOST R 6.30-2003.
Se recomandă documentarea cerințelor pentru formularele de document în reglementările locale, de exemplu, în Instrucțiunile de lucru de birou. În același timp, cerințele stabilite nu ar trebui să contrazică GOST R 6.30-2003.
În plus, GOST R 6.30-2003, care enumeră compoziția detaliilor utilizate la pregătirea documentelor, nu definește acest concept. Definiția conține GOST R 51141-98, conform căruia detaliile documentului sunt un element obligatoriu al proiectării unui document oficial (clauza 2.1 din GOST R 51141-98).
GOST R 6.30-2003 oferă o listă de detalii, care conține 30 de inscripții, din păcate, nu indică ce inscripții dau forță legală documentului; Cu toate acestea, nu toate inscripțiile afectează forța juridică a documentului.
Totuși, documentul poate conține și detalii suplimentare, care pentru anumite tipuri de documente pot fi obligatorii din cauza cerințelor legii sau altor reglementări.
Pe lângă documentele tradiționale pe hârtie, sistemul modern de servicii de personal folosește și documente electronice. În art. 11 din Legea federală nr. 149-FZ stabilește cerințe speciale pentru următoarele documente:
„Un mesaj electronic semnat cu o semnătură digitală electronică sau un alt analog al unei semnături de mână este recunoscut ca document electronic echivalent cu un document semnat cu o semnătură de mână în cazurile în care legile federale sau alte acte juridice de reglementare nu stabilesc sau implică o cerință pentru pregătirea unui astfel de document pe hârtie.”.
În scopul încheierii contractelor civile sau al formalizării altor raporturi juridice care implică persoane care fac schimb de mesaje electronice, schimb de mesaje electronice, fiecare dintre acestea fiind semnat cu o semnătură electronică digitală sau alt analog al semnăturii olografe a expeditorului unui astfel de mesaj, în modul stabilit de legile federale, alte reglementări acte juridice sau acordul părților este considerat ca un schimb de documente.
În acest caz, forța juridică a documentului electronic în virtutea legii specificate este confirmată de o semnătură electronică digitală. Forța juridică a semnăturii digitale electronice este recunoscută dacă sistemul informatic automatizat conține instrumente software și hardware care asigură identificarea semnăturii și se respectă regimul stabilit pentru utilizarea acestora. În plus, prevederile acestei legi federale nu interzic utilizarea altor analogi ai unei semnături de mână în documentele electronice ca informații de identificare a detaliilor.
În general, compoziția detaliilor unui document electronic trebuie să respecte cerințele GOST R 6.30-2003.

Diferite tipuri de documentație primară sunt confirmarea tranzacțiilor efectuate în cadrul evidențelor contabile și de personal. Prin urmare, este important să se efectueze în timp util toate tipurile de verificare a documentației primare pentru a evita erorile în contabilitate și a organiza depozitarea acestora pentru a le prezenta în cazul verificărilor corectitudinii acestei contabilități de către autoritățile de reglementare. Articolul discută problemele organizării stocării documentației primare atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic.

Din acest articol veți învăța:

• ce tipuri de documentație primară există;
• modul de stocare a diferitelor tipuri de documentație primară;
• modul în care documentația primară este pregătită și stocată în formă electronică.

Toate tipurile de documentație primară, inclusiv personalul și contabilitatea, sunt confirmarea activităților sale organizatorice și economice. O problemă importantă este organizarea stocării documentelor primare atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic.

Ce tipuri de documentație primară există?

Întregul flux de documente al unei organizații poate fi împărțit în trei tipuri: managerial, personal și contabil (financiar). Diverse tipuri de documentație primară în 2016 sunt utilizate în fluxul de documente de personal și contabilitate.

Documentația contabilă primară este documentele care înregistrează și confirmă orice informație sau tranzacție inițială referitoare la activitățile organizatorice sau economice ale întreprinderii.

Deci, dacă vorbim de documentația primară legată de evidența personalului, aceasta include comenzile de angajare, transferuri și concedieri ale angajaților, cardurile personale ale acestora, tabloul de personal, programul și ordinele de acordare a concediilor de odihnă; comenzi de călătorie și certificate de călătorie. Adică, toate documentele pe baza cărora se realizează înregistrările suplimentare ale personalului, se colectează și se analizează informații despre personal și se iau decizii de management.

Tipurile de documentație primară pe baza cărora se efectuează contabilitatea includ pe cele pe baza cărora se realizează, de exemplu:

• urmărirea timpului de lucru;
• contabilizarea calculelor remunerației angajaților;
• contabilitatea activelor fixe și a imobilizărilor necorporale;
• contabilitatea articolelor de inventar și a produselor din depozit;
• contabilitatea materialelor;
• contabilizarea plăților în numerar la utilizarea echipamentelor de casă de marcat la efectuarea operațiunilor comerciale;
• contabilizarea utilizării mașinilor și mecanismelor de construcții;
• contabilitatea tranzacțiilor comerciale și de numerar;
• contabilizarea articolelor de valoare redusă și care pot fi purtate;
• contabilitatea rezultatelor stocurilor;
• documente de plată;
• acte, facturi, facturi etc.

Întrebarea despre ce tipuri de documentație primară există încă poate fi răspuns: externă și internă. Cele externe includ diverse tipuri de cereri și comenzi de plată, cele interne includ documente contabile, executive, administrative, de personal și combinate.

Documentele primare sunt supuse mai multor tipuri de verificare pentru a elimina erorile contabile. Deci principalele tipuri de verificare a documentației contabile primare sunt verificarea corectitudinii executării, verificarea legalității tranzacției și verificarea aritmetică. Documentele primare ale personalului sunt verificate pentru corectitudinea și fiabilitatea informațiilor conținute în acestea.

Cum să stocați diferite tipuri de documentație primară

Activitățile organizatorice și economice ale unei întreprinderi de orice formă de proprietate sunt inevitabil însoțite de pregătirea multor tipuri de documentație primară. Este necesar să se confirme tranzacțiile contabile în cazul inspecțiilor acestor activități de către autoritățile de reglementare. Desigur, se pune întrebarea cum să stocați diferite tipuri de documentație primară. Cerințele privind procedura, perioadele de depozitare și eliminarea tuturor tipurilor de documentație primară sunt stabilite prin legi și alte reglementări.

Dacă vorbim de documentația contabilă primară, în acest caz este necesar să ne ghidăm după prevederile art. 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea nr. 129-FZ), conform căreia documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare trebuie să fie stocate la întreprindere timp de cel puțin cinci ani. Organizația poate stabili o perioadă mai lungă de stocare pentru documentul „primar”, dacă consideră că este necesar.

Acele tipuri de documentație primară care se referă la evidența personalului și la munca de birou sunt stocate în conformitate cu cerințele stabilite în:

1. Lista documentelor standard de arhivă de management generate în procesul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 (denumit în continuare ca Lista);
2. Lista documentelor standard de arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, indicând perioadele de depozitare, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 iulie 2007 nr. 1182;
3. Lista documentelor standard generate în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații, întreprinderi, indicând perioadele de păstrare, aprobată de Arhiva Principală a URSS la 15 august 1988.

Documentația principală a evidențelor personalului, inclusiv dosarele personale și cardurile personale ale angajaților, ordinele de personal, diverse certificate informaționale, în conformitate cu cerințele Listei, trebuie păstrate cel puțin 75 de ani.

Toate tipurile de verificare a documentației primare, efectuate de autoritățile de reglementare, inclusiv de Inspectoratul Fiscal și de Stat al Muncii, verifică atât disponibilitatea, cât și procedura de stocare a acestor documente. Există cerințe generale pentru organizarea stocării documentației primare - după prelucrare manuală, aceasta se completează conform registrelor contabile în ordine cronologică și este însoțită de un certificat de informare pentru arhivă. În funcție de formatele documentației primare, aceasta este legată sau stocată în foldere separate pentru a evita pierderea.

Registrele primare ale personalului trebuie păstrate în conformitate cu cerințele art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia angajatorul trebuie să asigure siguranța datelor personale ale angajaților, protecția împotriva pierderii și accesul neautorizat la acestea.

Documentele surse contabile sunt transferate în arhivă la sfârșitul exercițiului financiar. De regulă, o întreprindere alocă o cameră separată sau dulapuri ignifuge cu blocare pentru depozitarea documentelor în arhivă. Întreprinderile, sursele de formare a arhivelor de stat și municipale, le transferă documentația pentru depozitare. Acele întreprinderi care nu se numără printre sursele formării unor astfel de arhive pot încheia contracte și își pot transfera documentele spre depozitare către societăți comerciale de arhivă.

Documentație primară în formă electronică

Legea nr. 129-FZ permite ca compilarea și stocarea tuturor tipurilor de documentație primară să poată fi efectuată în formă electronică. Acest format de document vă permite să reduceți semnificativ volumul și viteza fluxului de documente, să facilitați căutarea și stocarea. Dar aici se pune întrebarea cu privire la semnificația juridică a documentației primare în formă electronică.

Orice document se acordă forță juridică prin conformitatea conținutului acestuia cu forma și designul stabilite. Prin urmare, pentru a pregăti documentația primară pe hârtie, se folosesc formulare unificate care au toate câmpurile necesare pentru detalii. Principala cerință a unui document primar în format electronic este o semnătură digitală electronică, echivalentă cu o semnătură de mână într-un document pe hârtie.

Întrebarea modului de stocare a diferitelor tipuri de documentație primară în formă electronică este rezolvată în conformitate cu documentele de reglementare care reglementează personalul automat și contabilitatea. Documentația primară în formă electronică trebuie să fie stocată în conformitate cu cerințele stabilite de Legea federală nr. 1-FZ din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la semnătura digitală electronică”.