اسناد حسابداری اولیه در پرسنل گنجانده شده است. اسناد اولیه برای سوابق و دستمزد پرسنل

گروه اسناد حسابداری عملکرد سوابق پرسنل را انجام می دهد و ذخیره اطلاعات شخصی است که در هنگام ثبت نام اولیه و پردازش بعدی اطلاعات لازم در مورد ترکیب و حرکت پرسنل به دست آمده است.

از نقطه نظر ترتیب ثبت و انباشت داده های حسابداری در مورد کارکنان در اسناد حسابداری، دو زیر گروه قابل تشخیص است:

1) اسناد حسابداری اولیه؛

2) اسناد حسابداری مشتقه (ثانویه).

اسناد اولیه حسابداریحاوی اطلاعات اولیه است و بر اساس اسناد شخصی ارائه شده توسط کارمندان هنگام استخدام پر می شود.

آنها عبارتند از: پرونده شخصی، برگه سوابق پرسنل شخصی، علاوه بر برگه سوابق پرسنل شخصی.

کسب و کار خصوصی.

پرونده شخصی مجموعه ای از اسناد است که حاوی اطلاعات شخصی کارمند و سایر اطلاعات مربوط به فعالیت کاری وی است.

پرونده شخصی به عنوان بخشی از اسناد پرسنلی مورد نیاز نیست.

به عنوان یک قاعده، امور شخصی در ارگان های مختلف دولتی و در بخش تجاری خصوصی - توسط کارکنان مدیریت، متخصصان و افراد مسئول مالی حفظ می شود. در شرایط مدیریت سوابق پرسنل مدرن، کارفرما حق دارد به طور مستقل در مورد نیاز به تشکیل پرونده های شخصی تصمیم گیری کند. در عین حال، صرف نظر از انتخاب کارفرما، تمام اطلاعات شخصی لازم برای هر کارمند در کارت شخصی منعکس می شود (فرم یکپارچه شماره T-2).

روش کار با پرونده های شخصی توسط قانونگذار تنظیم نشده است و بنابراین کارفرمایان به طور مستقل در مورد مسائل تشکیل و نگهداری آنها تصمیم می گیرند.

استثناء پرونده های شخصی کارمندان دولت است.

مدیریت پرونده های شخصی کارمندان دولت فدرال با فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه در تاریخ 1 ژوئن 1998 شماره 640 "در مورد نحوه نگهداری پرونده های شخصی افرادی که پست های عمومی فدراسیون روسیه را دارند به ترتیب انتصاب تنظیم می شود. و مناصب عمومی خدمات ملکی فدرال.

مدیریت پرونده های شخصی کارمندان دولتی فدراسیون روسیه با فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه در 30 مه 2005 شماره 609 "در مورد تصویب مقررات مربوط به اطلاعات شخصی یک کارمند دولتی دولتی روسیه تنظیم می شود. فدراسیون و مدیریت پرونده شخصی او.»

پس از صدور حکم استخدامی پرونده شخصی تشکیل می شود. در ابتدا، اسنادی که روند استخدام را رسمی می کنند در یک پرونده شخصی و متعاقباً تمام اسناد اصلی که در طول زندگی کاری کارمند با یک کارفرمای معین ایجاد می شوند، گروه بندی می شوند.

بر اساس تجزیه و تحلیل مقررات مربوط به مدیریت سوابق پرسنل و اول از همه، بند 337 "فهرست اسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی آنها"، مصوب 6 اکتبر 2000 توسط Rosarkhiv، می توانیم نتیجه گیری کنید که پرونده شخصی شامل اسناد زیر است:

Ø موجودی داخلی اسناد موجود در پرونده شخصی؛

Ø پرسشنامه یا برگه شخصی برای سوابق پرسنل.

Ø زندگی نامه یا رزومه.

Ø کپی مدارک تحصیلی؛

Ø کپی اسناد تایید کننده موقعیت (در موارد مقرر در قانون)؛

Ø درخواست کار؛

Ø اضافه شدن به برگه سوابق پرسنل شخصی؛

Ø کپی دستورات استخدام، انتقال، اخراج (یا عصاره آنها)؛

Ø گواهینامه ها و سایر مدارک مربوط به این کارمند.

طبق بند 6.2.10. دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه به شماره 536 در تاریخ 8 نوامبر 2005 "در مورد دستورالعمل های استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال" اسناد موجود در پرونده های شخصی باید به ترتیب زمانی مرتب شوند.

فهرست داخلی اسناد موجود در پرونده شخصی باید حاوی اطلاعاتی در مورد شماره سریال اسناد موجود در پرونده، فهرست آنها، تاریخ، سرفصل ها و شماره برگه های پرونده ای باشد که هر سند در آن قرار دارد. برگه های پرونده شخصی و موجودی داخلی آن جداگانه شماره گذاری می شود.

موجودی داخلی اسناد پرونده شخصی با ذکر رونوشت امضا، موقعیت و تاریخ تنظیم موجودی توسط تنظیم کننده امضا می شود.

برگه سوابق پرسنل شخصی شامل اطلاعات بیوگرافی در مورد کارمند، تحصیلات او، محل کار قبلی از ابتدای کار، وضعیت تأهل و غیره است.

کارمند هنگام درخواست کار یک فرم شخصی را با دست پر می کند. هنگام پر کردن آن، از اسناد زیر استفاده می شود:

Ø پاسپورت؛

Ø کتاب کار؛

Ø شناسنامه نظامی؛

Ø مدرک تحصیلی (دیپلم، گواهی، گواهی، گواهینامه)، اسناد کمیسیون عالی گواهینامه (HAC) در مورد اعطای مدرک علمی و در مورد اعطای عنوان علمی (دیپلم و گواهی).

Ø اسناد در مورد اختراعات موجود.

"پرسشنامه" مدرکی شبیه به "برگ سوابق پرسنل شخصی" است که گاهی اوقات هنگام درخواست شغل استفاده می شود. برخلاف برگه شخصی، پرسشنامه نه تنها توسط فرد استخدام شده، بلکه توسط یک متخصص منابع انسانی امضا می شود.

گاهی اوقات از کارمندی که استخدام می شود خواسته می شود که یک «زندگی نامه شخصی» یا «رزومه» ارائه کند.

هنگام ایجاد پرونده شخصی، کپی هایی از اسناد تأیید کننده حقایق مهم اجتماعی در آن قرار می گیرد (اسناد تحصیلی - گواهی، دیپلم، گواهی، گواهی تولد فرزند، گواهی طلاق و غیره). لازم به یادآوری است که علاوه بر کپی مدارک، باید از داشتن اصل مدارک مربوطه نیز مطمئن شوید.

رونوشت مدارک تأیید انتصاب در پرونده شخصی مدیران قرار می گیرد (نسخه صورتجلسه هیئت مدیره یا موسسین شرکت، رونوشتی از صورتجلسه مجمع عمومی صاحبان سهام).

اگر هنگام درخواست شغل، مراجع یا توصیه نامه ارائه شده باشد یا کارمند درخواست استخدام را تنظیم کرده باشد، آنها نیز در پرونده شخصی کارمند ثبت می شوند.

قراردادهای کاری منعقد شده با یک کارمند ممکن است بخشی از اسناد پرونده شخصی باشد یا در پرونده های جداگانه تشکیل شود.

پرونده شخصی ممکن است شامل اسنادی مانند فهرست اختراعات، آثار علمی و غیره باشد.

اضافه شدن برگه سوابق پرسنلی یک سند ثانویه در رابطه با برگه سوابق پرسنل شخصی است که فقط تغییراتی را که در فعالیت کاری و زندگی شخصی کارمند رخ داده است ثبت می کند. این سند شامل: نام کامل کارمند و بخش هایی است که برای ایجاد تغییرات و اضافات در نظر گرفته شده است. به عنوان یک قاعده، چنین سندی در قالب یک جدول جمع آوری می شود.

بخش اول اطلاعات مربوط به کار، نقل و انتقالات، تغییر عنوان شغلی، واحد ساختاری و ... را با ذکر تاریخ و شماره سفارش پرسنل ثبت می کند.

بخش دوم شامل داده هایی در مورد تغییرات در زندگی حرفه ای و شخصی کارمند (به عنوان مثال، تغییر وضعیت تأهل، محل ثبت نام دائم)، آموزش، آموزش پیشرفته، دانش زبان های خارجی و غیره است.

تغییرات و اضافات در داده های شخصی بر اساس دستورات پرسنل و اسناد ارائه شده توسط کارمندان (گواهی ازدواج، دیپلم و غیره) انجام می شود. بیانیه شفاهی یک کارمند مبنای ایجاد این تغییرات نیست. اسناد جدید با اصلاحات و اضافات به همراه موارد ثبت شده قبلی در پرونده شخصی قرار می گیرد.

در عملکرد خدمات منابع انسانی سازمان ها، مرسوم است که رونوشت هایی از دستورات (یا گزیده ای از آنها) در مورد انتقال به شغل دیگر، اخراج از سمت، تشویق ها، اعمال و حذف مجازات های انضباطی، تغییر نام در پرونده شخصی درج شود. ، و دیگران. با این حال، تمام این اطلاعات در "ضمیمه برگه سوابق پرسنل شخصی" موجود است. در این راستا می توان توصیه کرد که این مدارک را در پرونده شخصی خود قرار ندهید.

گواهی سلامت، محل سکونت، برگه های بای پس و موارد مشابه را نمی توان در پرونده های شخصی گنجاند، زیرا اطلاعات آنها به "افزودن برگه شخصی برای سوابق پرسنل" منتقل می شود. در صورت لزوم، آنها به پرونده های مستقل تبدیل می شوند و به مدت سه سال ذخیره می شوند.

باید در نظر داشت که مطابق با ماده 65 قانون کار فدراسیون روسیه (از این پس قانون کار فدراسیون روسیه نامیده می شود) هنگام درخواست شغل، درخواست مدارکی از متقاضی ممنوع است. توسط قانون پیش بینی نشده است.

کلیه اسناد مربوط به پرونده شخصی به محض دریافت در پوشه ای بایگانی می شوند. برگه های پرونده در طی مراحل تشکیل پرونده شماره گذاری می شوند. هنگامی که یک سند جدید در پرونده شخصی قرار می گیرد، ابتدا اطلاعات مربوط به آن در فهرست موجودی پرونده وارد می شود، سپس برگه های سند شماره گذاری می شود و تنها پس از آن سند بایگانی می شود.

جلد یک فایل شخصی، و همچنین جلدهای فایل های ذخیره سازی دائمی، به شکلی که توسط GOST 17914-72 "پوشش فایل ها برای ذخیره سازی طولانی مدت ایجاد شده است، جمع آوری و اجرا می شود. انواع، انواع، الزامات فنی" (معرفی شده توسط فرمان کمیته دولتی استانداردهای اتحاد جماهیر شوروی مورخ 17 ژوئیه 1972 شماره 1411).

روی جلد پرونده شخصی موارد زیر به طور کامل درج شده است: نام سازمان، عنوان پرونده، نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی کارمند در پرونده اسمی، نمایه پرونده، شماره سریال مورد (معمولاً شماره پرسنل).

تحت این شماره پرونده شخصی در «دفتر (مجله) امور شخصی» ثبت می شود که شامل ستون های زیر است: شماره سریال، نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی کارمند، تاریخ ثبت پرونده و تاریخ لغو ثبت نام. .

پرونده‌های شخصی در یک گاوصندوق، کابینت‌های فلزی یا اتاق‌های ویژه ذخیره می‌شوند تا از ایمنی آنها به‌عنوان اسناد کاملاً حسابرسی، جدا از دفترچه‌های کاری اطمینان حاصل شود. مسئولیت نگهداری آنها بر عهده افرادی است که اسناد پرسنل را نگهداری می کنند.

هنگام کار با اسناد موجود در پرونده های شخصی، باید در نظر داشت که آنها به داده های شخصی کارمند مربوط می شوند که مطابق با قوانین فعلی محافظت می شوند.

به منظور محدود کردن دسترسی غیرمجاز به داده‌های شخصی کارکنان، کلیه عملیات ثبت، تشکیل، نگهداری و ذخیره پرونده‌های شخصی باید توسط یکی از کارکنان بخش منابع انسانی انجام شود که شخصاً مسئول ایمنی اسناد موجود در پرونده‌ها و دسترسی است. به پرونده های سایر کارمندان اسناد تشکیل و مدیریت امور شخصی توسط کارمند مسئول فرآیند مستندسازی روابط کار با کارمند در مقابل امضا در روزنامه نقل و انتقالات به وی تحویل می شود.

دستور کارفرما باید روش صدور، آشنایی با پرونده های شخصی کارکنان و دایره افراد مجاز به استفاده از پرونده های شخصی را تعیین کند. اگر سندی از پرونده شخصی حذف شود، در فهرست موجودی پرونده ثبت می شود که مبنای چنین اقدامی (سفارش، اجازه مدیر) و مکان جدید سند را نشان می دهد. طبق بند 3.2.3. دستور اداره بایگانی اصلی اتحاد جماهیر شوروی به تاریخ 25 مه 1988 شماره 33 "سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک، یک کپی از سندی که باید توقیف شود تهیه می شود و به جای سند ضبط شده بایگانی می شود. علامت موجود در موجودی و کپی با امضای کارمند بخش منابع انسانی تأیید شده است.

چیزهای شخصی صادر نمی شوندبه دست کارمندانی که آنها را استخدام می کنند. کارمند حق دارد فقط با پرونده شخصی خود در محل بخش پرسنل آشنا شود. واقعیت آشنایی با پرونده شخصی نیز در موجودی پرونده ثبت می شود.

هنگام کار با پرونده شخصی صادر شده برای استفاده موقت، انجام هرگونه اصلاح در ورودی های قبلی، ایجاد ورودی های جدید در آن، حذف اسناد موجود از پرونده شخصی یا قرار دادن موارد جدید در آن و افشای اطلاعات محرمانه موجود در آن ممنوع است. . تغییرات در پرونده های شخصی فقط توسط افرادی که مسئولیت مدیریت آنها را بر عهده دارند انجام می شود.

هنگام بازگرداندن پرونده، ایمنی اسناد، عدم آسیب، درج سایر اسناد در پرونده یا جایگزینی اسناد به دقت بررسی می شود.

در محل بخش پرسنل، پرونده های شخصی فقط کارکنان شاغل ذخیره می شود. فایل های شخصی را می توان به ترتیب عددی یا بر اساس حروف الفبا بر اساس نام خانوادگی کارمند مرتب کرد.

پس از اخراج کارمند، پرونده شخصی وی از پوشه حذف شده و برای انتقال به ذخیره سازی آرشیوی آماده می شود. پرونده های شخصی کارکنان اخراج شده مطابق با "فهرست اسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی"، تایید شده توسط آرشیو فدرال در 6 اکتبر 2000، به مدت 75 سال ذخیره می شود. فایل های شخصی مدیران به صورت دائمی نگهداری می شوند. برای نگهداری، از گاوصندوق ها و کابینت های فلزی قابل قفل برای اطمینان از ایمنی کامل اسناد استفاده می شود.

کارت شخصی کارمند.

کارت شخصی (فرم شماره T-2) برای کارگران همه رده ها اعم از کارگران موقت و فصلی، کارگران اصلی و نیمه وقت پر می شود. کارت شخصی سند اصلی برای سوابق پرسنل است.

در تمام مدت استخدام کارمند با یک کارفرمای معین، از زمان استخدام، حفظ می شود و تنها پس از اخراج بسته می شود. سوابق شخصی برای کارمندانی که تحت قراردادهای مدنی استخدام شده اند نگهداری نمی شود.

کارت شخصی شماره T-2 متعلق به گروه مدارک اجباری پرسنل می باشد. فرم کارت شخصی یکپارچه است و مربوط به سیستم اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت آن است که توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه در تاریخ 5 ژانویه 2004 شماره 1 "در مورد تایید" اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت آن.

در ارتباط با ویژگی های برخی از زمینه های فعالیت کار، قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 5 ژانویه 2004 شماره 1 "در مورد تایید فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار و پرداخت آن" دو مورد دیگر را تصویب کرد. فرم های حسابداری: شماره T-2GS (MS) و شماره T -4.

کارت شخصی یک کارمند ایالتی (شهرداری) (فرم شماره T-2GS (MS)) برای ثبت افرادی که دارای پست های خدمات دولتی (شهرداری) هستند استفاده می شود. به جای فرم شماره T-2 انجام شده و محتوای مشابهی دارد.

کارت ثبت نام کارگر علمی، علمی و آموزشی (فرم شماره ت-4) به موازات فرم شماره ت-2 در سازمان های علمی، پژوهشی، علمی و تولیدی، آموزشی و سایر مؤسسات و سازمان های فعال در حوزه علمیه تکمیل می شود. حوزه آموزش، علم و فناوری برای حسابداری کارکنان علمی. بر اساس مدارک مربوطه (دکتری و داوطلب دیپلم، گواهی دانشیار و استاد و ...) و همچنین اطلاعات ارائه شده توسط کارمند تکمیل شده است.

اهمیت کارت شخصی در این است که در صورت مفقود شدن دفترچه کار، این تنها مدرکی است که به طور مستقیم تجربه کاری کارمند را تأیید می کند.

نباید کارت شخصی شماره T-2 خود را با اسنادی مانند برگه سوابق پرسنلی شخصی یا پرسشنامه که بخشی از پرونده شخصی شماست اشتباه بگیرید. این اسناد توسط خود کارمند پر می شود، به هر شکلی تهیه می شود و در صورتی که کارفرما روش تایید شده ای برای ثبت پرونده های شخصی نداشته باشد، ممکن است گم شوند.

کارت شخصی فقط توسط یک متخصص منابع انسانی برای همه افرادی که بر اساس دستور (دستورالعمل) استخدام شده اند (فرم شماره T-1 یا شماره T-1a) پر می شود. کارت های شخصی در یک گاوصندوق ذخیره می شوند و یک کابینت پرونده جداگانه را بر اساس نام خانوادگی کارمند الفبا تشکیل می دهند.

هنگام پر کردن کارت شخصی، از اطلاعات اسناد زیر ارائه شده توسط کارمند هنگام درخواست کار استفاده می شود (طبق ماده 65 قانون کار فدراسیون روسیه):

گذرنامه؛

سند آموزش و پرورش در مورد صلاحیت ها یا وجود دانش ویژه - هنگام درخواست شغلی که نیاز به دانش خاص یا آموزش ویژه دارد.

کتاب کار (برای کارگران پاره وقت - کپی از کتاب کار)؛

گواهی بیمه بازنشستگی کشوری؛

گواهی ثبت نام در سازمان مالیاتی؛

مدارک ثبت نام سربازی (برای کسانی که وظیفه خدمت سربازی را دارند).

هنگام پر کردن کارت شخصی، از اطلاعات اضافی ارائه شده توسط کارمند در مورد خودش نیز استفاده می شود.

توجه داشته باشید!

در برخی موارد، با در نظر گرفتن ویژگی های کار، کارفرما ممکن است (با رضایت کارمند) هنگام انعقاد قرارداد کار، ارائه اسناد اضافی را درخواست کند. در این مورد، فهرست اسناد اضافی به طور مستقل توسط کارفرما ایجاد نمی شود، اما نیاز به ارائه آنها باید مستقیماً توسط یک قانون نظارتی ایجاد شود: قانون کار فدراسیون روسیه، سایر قوانین فدرال، احکام رئیس جمهور فدراسیون روسیه و قطعنامه های دولت فدراسیون روسیه.

در سایر موارد، درخواست هرگونه مدارک اضافی غیر از مواردی که در قانون پیش بینی شده است، از شخص متقاضی شغل ممنوع است.

چنین اسناد اضافی، به عنوان یک قاعده، عبارتند از: گواهی تولد کودک، گواهی ازدواج، گواهی بارداری یک زن، اسناد مربوط به ناتوانی، قرار گرفتن در منطقه قرار گرفتن در معرض تشعشعات در ارتباط با حادثه در نیروگاه هسته ای چرنوبیل و غیره.

اما کارفرما حق ندارد فرد متقاضی کار را ملزم به ارائه مدارک مشخص شده کند. در عین حال، ارائه این اسناد به نفع خود کارمند است، زیرا در غیر این صورت کارفرما نمی تواند مزایا و ضمانت های مقرر در قانون را برای کارمند فراهم کند.

فرم یکپارچه کارت شخصی شماره T-2 شامل چهار برگه و شامل بخش های زیر است:

I. "اطلاعات عمومی"؛

II. "اطلاعات در مورد ثبت نام نظامی"؛

III. «استخدام و انتقال به شغل دیگر»؛

IV. "گواهینامه"؛

V. "آموزش پیشرفته";

VI "بازآموزی حرفه ای"؛

VII. "جوایز (تشویق می کند)، عناوین افتخاری"؛

هشتم. "تعطیلات"؛

IX "مزایای اجتماعی که کارمند طبق قانون مستحق دریافت آن است"؛

X. "اطلاعات اضافی"؛

XI. دلایل فسخ قرارداد کار (اخراج)

در بخش I "اطلاعات عمومی"، هنگام نشان دادن اطلاعات در مورد کارمند، باید قوانین زیر را رعایت کنید:

1. نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی بر اساس گذرنامه مشخص شده و به طور کامل و خوانا نوشته می شود.

در عین حال، مناطق رمزگذاری اطلاعات نیز باید مطابق با طبقه بندی کننده های همه روسی پر شوند: OKATO، OKIN، OKSO، OKPDTR.

توجه داشته باشید.

OKATO - "طبقه بندی تمام روسیه اشیاء بخش اداری-سرزمینی" OK 019-95 تایید شده توسط قطعنامه استاندارد دولتی فدراسیون روسیه مورخ 31 ژوئیه 1995 شماره 413؛

OKIN - «طبقه‌بندی کننده همه روسی اطلاعات در مورد جمعیت. OK 018-95" تایید شده توسط فرمان استاندارد دولتی فدراسیون روسیه مورخ 31 ژوئیه 1995 شماره 412؛

OKSO - «طبقه‌بندی همه روسی تخصص‌ها بر اساس آموزش. OK 009-2003" تایید شده توسط فرمان استاندارد دولتی فدراسیون روسیه مورخ 30 سپتامبر 2003 شماره 276-st.

OKPDTR - فرمان استاندارد ایالتی فدراسیون روسیه در 26 دسامبر 1994 شماره 367 "در مورد پذیرش و اجرای طبقه بندی همه روسی مشاغل کارگری، موقعیت های کارمند و دسته های تعرفه OK 016-94."

2. تاریخ و محل تولد بر اساس گذرنامه یا مدرک هویتی دیگر تعیین می شود و به طور کامل نوشته می شود، به عنوان مثال: «12 دسامبر 1964». بر این اساس، کد به شرح زیر نشان داده شده است: 12/12/1964.

3. تابعیت بدون علامت اختصاری ثبت می شود. ثبت شهروندی و کدگذاری آن مطابق با OKIN انجام می شود.

· شهروند فدراسیون روسیه - 1؛

· شهروند فدراسیون روسیه و یک کشور خارجی - 2 (در مورد تابعیت مضاعف، مشخص شده است که تابعیت کدام کشور است).

· شهروند خارجی (نشان دهید کدام ایالت) - 3؛

· شخص بی تابعیت - 4.

4. میزان دانش زبان هنگام پر کردن بند 5 "دانش زبان خارجی" بخش I فرم شماره T-2 به شرح زیر است: "من روان صحبت می کنم" (کد OKIN - 3)، "I بخوانم و می توانم خودم را توضیح دهم» (کد OKIN - 2) , «من با فرهنگ لغت می خوانم و ترجمه می کنم» (کد OKIN - 1).

5. کلیه اطلاعات مربوط به تحصیلات (صلاحیت، گرایش یا تخصص) بر اساس یک سند آموزشی ایجاد می شود.

آموزش بر اساس OKIN و OKSO ثبت و کدگذاری می شود.

طبق OKIN، آموزش به صورت زیر کدگذاری می شود:

· آموزش ابتدایی (عمومی) - 02;

· آموزش عمومی پایه - 03;

· آموزش عمومی متوسطه (کامل) - 07;

· آموزش ابتدایی حرفه ای - 10;

· آموزش متوسطه حرفه ای - 11;

· آموزش عالی ناقص - 15;

· آموزش عالی - 18;

· تحصیلات تکمیلی - 19.

کسانی که سه دوره از یک موسسه آموزش عالی را گذرانده اند به عنوان افرادی با تحصیلات عالی حرفه ای ناقص (ناتمام) طبقه بندی می شوند.

دو بلوک ستون برای پر کردن اطلاعات مربوط به آموزش در فرم شماره T-2 برای نشان دادن اطلاعات مربوط به تکمیل یک موسسه آموزشی دوم در نظر گرفته شده است.

6. حرفه (اصلی) بر اساس جدول کارکنان و دستور (دستورالعمل) استخدام به طور کامل نشان داده شده است. یک حرفه دیگر - بر اساس اسنادی که کسب یک آموزش یا تخصص دوم را تأیید می کند. کدگذاری شده مطابق با طبقه بندی همه روسی مشاغل کارگران، موقعیت های کارمند و سطوح تعرفه OK-016-94، تصویب شده توسط فرمان استاندارد دولتی فدراسیون روسیه مورخ 26 دسامبر 1994 شماره 367 "در مورد پذیرش و اجرا". طبقه بندی همه روسی مشاغل کارگران، موقعیت های کارمند و سطوح تعرفه OK-016-94" (از این پس - OKPDTR).

7. سابقه کار (کل، مستمر، دادن حق پاداش برای مدت خدمت، دادن حق سایر مزایای ایجاد شده توسط کارفرمای معین) بر اساس ورودی های دفتر کار کارمند و (یا) سایر اسناد محاسبه می شود. تأیید طول خدمت مربوطه، نشان داده شده در روز، ماه، سال.

8. وضعیت تاهل با توجه به مقادیر ممکن زیر مطابق با OKIN ثبت و کدگذاری می شود:

· هرگز ازدواج نکرده (بود) - 1;

· در ازدواج ثبت شده است – 2;

· در یک ازدواج ثبت نشده است - 3;

· بیوه (بیوه) - 4؛

· طلاق گرفته (طلاق) - 5;

· جدا شده (از هم گسیخته) - 6.

9. تنها اعضای خانواده به عنوان بخشی از خانواده نشان داده شده اند که نشان دهنده میزان رابطه است.

قانون فعلی حاوی مفهوم کلی "خانواده" نیست، با این حال، بر اساس تجزیه و تحلیل هنجارهای ماده 2 قانون خانواده فدراسیون روسیه و ماده 1142 قانون مدنی فدراسیون روسیه، حلقه اعضای خانواده می تواند شامل: همسر، والدین و فرزندان (شامل والدین خوانده و فرزندخوانده) باشد.

10. مشخصات گذرنامه دقیقا مطابق با گذرنامه مشخص شده است.

11. محل اقامت (طبق گذرنامه) بر اساس گذرنامه، واقعی - با توجه به کارمند نشان داده شده است. کد اقامت توسط OKATO تعیین می شود.

اسنادی که بر اساس آنها بخش دوم "اطلاعات ثبت نام نظامی" تکمیل می شود عبارتند از:

· شناسه نظامی (یا گواهی موقت صادر شده به جای شناسه نظامی) - برای شهروندان ذخیره.

· گواهی یک شهروند مشمول خدمت اجباری برای خدمت سربازی - برای شهروندان مشمول خدمت سربازی.

طبق دستورالعمل استفاده و تکمیل فرم های اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار و پرداخت آن برای شهروندان در ذخایر:

بند 3 "ترکیب (نمایه)" - بدون علامت اختصاری پر شده است (به عنوان مثال، "فرماندهی"، "پزشکی" یا "سربازان"، "ملوانان" و موارد مشابه).

بند 4 "تعیین کد کامل VUS" - نام کامل نوشته شده است (شش رقم، به عنوان مثال، "021101" یا شش رقم و یک حرف، به عنوان مثال، "113194A").

بند 5 "دسته آمادگی برای خدمت سربازی" - با حروف: A (مناسب برای خدمت سربازی)، B (مناسب برای خدمت سربازی با محدودیت های جزئی)، C (به طور محدود برای خدمت سربازی مناسب است) یا D (به طور موقت برای خدمت سربازی مناسب نیست) ) . اگر هیچ ورودی در بندهای مربوطه شناسه نظامی وجود نداشته باشد، دسته "A" نشان داده شده است:

در بند 7 "ثبت شده در ارتش" (با مداد) پر شده است:

ردیف الف - در مواردی که حکم بسیج و (یا) مهر صدور و انصراف از احکام بسیج وجود دارد.

ردیف ب) - برای شهروندان رزرو شده در سازمان برای دوره بسیج و زمان جنگ.

برای شهروندان مشمول خدمت اجباری برای خدمت سربازی:

بند 2 "رتبه نظامی" - ورودی "مشروط به خدمت اجباری" انجام می شود.

بند 5 "دسته آمادگی برای خدمت سربازی" - با حروف نوشته شده است: A (مناسب برای خدمت سربازی)، B (مناسب برای خدمت سربازی با محدودیت های جزئی)، C (به طور محدود مناسب برای خدمت سربازی)، D (به طور موقت نامناسب برای خدمت سربازی ) یا D (برای خدمت سربازی مناسب نیست). بر اساس درج در گواهی شهروند مشمول خدمت اجباری برای خدمت سربازی تکمیل شده است.

پر کردن مواردی که به طور خاص در دستورالعمل ها مشخص نشده اند بر اساس اطلاعات اسناد ذکر شده انجام می شود.

در بند 8 بند دوم کارت شخصی شهروندی که به محدودیت سنی برای حضور در ذخیره رسیده است یا شهروندی که به دلایل بهداشتی برای خدمت سربازی نامناسب اعلام شده است، در خط رایگان "حذف از سربازی" یادداشتی درج شده است. ثبت نام به دلیل سن» یا «به دلیل وضعیت سلامت از ثبت نام سربازی حذف شده است».

پس از پر کردن بخش دوم "اطلاعات ثبت نام نظامی"، در پایین صفحه دوم فرم شماره T-2، کارمند خدمات پرسنلی باید داده های مشخص شده را با امضای شخصی خود تأیید کند، موقعیت و رونوشت امضا را نشان دهد. . کارمند نیز صفحه دوم فرم شماره T-2 را امضا می کند و تاریخ تکمیل آن را مشخص می کند. خط حاوی امضای شخصی کارمند نمونه امضایی است که بر اساس آن دستمزد به او پرداخت می شود.

توجه داشته باشید!

هنگامی که اطلاعات مربوط به یک کارمند تغییر می کند، داده های شخصی مربوطه در کارت شخصی وی وارد می شود (به عنوان مثال، تغییر وضعیت تأهل، محل سکونت، تحصیلات، آموزش پیشرفته، دانش زبان های خارجی و غیره) که توسط سازمان تأیید شده است. امضای یک کارمند خدمات پرسنلی. تغییرات و اضافات بر اساس دستورات پرسنلی و مدارک ارائه شده توسط کارکنان (گواهی ازدواج، دیپلم و ...) انجام می شود. اظهارات شفاهی کارمند به استثنای داده های جزئی (مثلاً در مورد شماره تلفن) مبنای ایجاد این تغییرات نیست.

مهمترین اطلاعات بخش III "استخدام و انتقال به شغل دیگر" و XI "دلایل فسخ قرارداد کار (اخراج)" است.

ثبت نام در این بخش ها بر اساس دستور (دستورالعمل) استخدام (فرم های شماره T-1 و T-1a) و دستور (دستورالعمل) در مورد انتقال به شغل دیگر (فرم شماره T-5) و دستور (دستورالعمل) در مورد خاتمه (فسخ) قرارداد کار با یک کارمند (فرم های شماره T-8، T-8a).

این اطلاعات باید با دقت خاصی پر شود، زیرا اغلب به عنوان پایه ای برای تأیید تجربه کاری کارمند عمل می کند.

در بخش "استخدام و انتقال به شغل دیگر" وی اطلاعاتی را به عنوان کارمند در سازمان وارد می کند و باید مطابق با نوشته های دفترچه کار، تکرار تاریخ، شماره دستور استخدام، انتقال کارمند، نام و نام خانوادگی باشد. موقعیت، واحد ساختاری علاوه بر این، در پایان هر ورودی در بند III کارت شخصی، امضای کارمند مبنی بر آشنایی وی با ورودی انجام شده در دفتر کار خود الصاق می شود.

آخرین بخش کارت شخصی XI "دلایل خاتمه قرارداد کار (اخراج)" توسط کارمند منابع انسانی پس از خاتمه رابطه کاری با کارمند پر می شود. مبنای خاتمه قرارداد کار (اخراج) تنظیم دلیل اخراج بر اساس ماده مربوطه قانون کار فدراسیون روسیه است که به طور کامل ورود در کتاب کار کارمند را تکرار می کند. تاریخ اخراج آخرین روز کار کارمند است. جزئیات سفارش (تاریخ و شماره) که مبنای پرکردن این قسمت است نیز دقیقاً مطابق با درج در دفترچه کار درج شده است. سوابق اخراج با امضای کارمند خدمات پرسنلی و کارمند تأیید می شود.

داده های مربوط به آموزش پیشرفته و بازآموزی حرفه ای بر اساس اسناد (گواهینامه، گواهی) ارائه شده توسط کارمند یا دریافت شده از بخش آموزش پرسنل ثبت می شود.

هنگام پر کردن بخش VII "جوایز (مشوق ها)، عناوین افتخاری" ، باید انواع مشوق ها (طبق ماده 191 قانون کار فدراسیون روسیه و مقررات محلی) را که برای کارمند اعمال می شود مشخص کنید و همچنین باید لیست کنید. جوایز دولتی و عناوین افتخاری اعطا می شود.

در بخش هشتم. سوابق "تعطیلات" از انواع تعطیلات ارائه شده به یک کارمند در طول دوره کار برای یک کارفرمای خاص نگهداری می شود. مبنای ثبت نام، دستورات اعطای مرخصی است.

عنوان IX مزایایی را که یک کارمند به موجب قانون مستحق آن است، مشخص می کند.

در بخش "اطلاعات اضافی"، خطوط رایگان را می توان با داده ها به صلاحدید کارفرما پر کرد. به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به دانش آموزانی که به صورت پاره وقت (عصر)، مکاتبات، بخش های خارجی مؤسسات آموزش عالی و متوسطه حرفه ای شرکت می کنند (نام مؤسسه آموزشی، تاریخ های پذیرش در مؤسسه آموزشی و فارغ التحصیلی آن مشخص شده است) ثبت می شود. در مورد یک معلول کار (بر اساس گواهی کمیسیون تخصصی پزشکی و اجتماعی (از این پس MSEC نامیده می شود)، گروه معلولیت، درجه معلولیت و تاریخ تاسیس آن، نتیجه گیری MSEC در مورد شرایط و ماهیت کار).

کارت های شخصی کارکنان اخراج شده به ترتیب حروف الفبا در یک پرونده مستقل تشکیل می شود. قبل از ارسال پرونده به بایگانی، کلیه کارتها باید مطابق با الزامات آرشیو فدرال تهیه و به مدت 75 سال در آرشیو نگهداری شوند.

اسناد حسابداری ثانویهمشتقات، بر اساس اطلاعات اولیه اسناد حسابداری اولیه. اهداف اصلی ایجاد این زیر گروه اسناد:

اطمینان از کامل بودن، قابلیت اطمینان و پویایی اطلاعات در کار با پرسنل؛

حصول اطمینان از ذخیره سازی سریع اسناد پرسنلی؛

اطمینان از جستجوی کارآمد اسناد پرسنل.

اسناد حسابداری ثانویه شامل: کارت شخصی کارمند (فرم های یکپارچه شماره T-2، شماره T-2GS (MS)، شماره T-4)، اسناد ثبت ساعات کار و تسویه حساب با پرسنل و فرم های مختلف ثبت نام اطلاعات حسابداری .

فرم های ثبت نام برای ثبت اسناد پرسنل نگهداری می شود.

انواع فرم های ثبت نام به شرح زیر است:

کارت های ثبت و کنترل (RCC)؛

مجلات ثبت (کتاب)؛

فرم های صفحه نمایش (هنگام استفاده از فناوری های رایانه ای).

فرم برخی از مجلات و کتاب ها مورد تایید مراجع رسمی است. به عنوان مثال، فرم کتاب برای ثبت حرکت دفترچه های کار و درج برای آنها توسط قطعنامه وزارت کار فدراسیون روسیه در تاریخ 10 اکتبر 2003 شماره 69 "در مورد تصویب دستورالعمل برای پر کردن دفترچه های کار" تصویب شده است. " اما بیشتر فرم ها بنا به صلاحدید کارفرما ایجاد می شوند.

در "فهرست اسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی"، مصوب 6 اکتبر 2000 توسط Rosarkhiv، فرم های اساسی حسابداری زیر و دوره های ذخیره سازی آنها تعیین شد:

شماره مقاله	نوع سند	دوره نگهداری اسناد<*>	توجه داشته باشید
پرسنل
پذیرش، جابجایی (انتقال)، اخراج کارکنان
	کتاب ها، مجلات، کارت های حسابداری:		بعد از اخراج
	الف) پذیرش، جابجایی (انتقال)، اخراج کارکنان
	ب) کارگران اعزامی به سفرهای کاری
	ج) افراد مسئول خدمت سربازی
	د) تعطیلات
	ه) پرونده های شخصی، کارت های شخصی، قراردادهای کار (قراردادها)، قراردادهای کار
	و) صدور دفترچه کار و درج برای آنها
	ز) صدور گواهی حقوق، سابقه خدمت، محل کار
	ح) صدور گواهی سفر

با در نظر گرفتن ویژگی های سازمان کارگری در سطح محلی، موارد زیر نیز می تواند ایجاد شود:

ثبت نام کارگران پاره وقت؛

مجله پاداش و مجازات;

مجله ثبت سفارش مرخصی تحصیلی، مرخصی بدون حقوق و ....

گزارش مرخصی استعلاجی و موارد دیگر.

مطابق با دستور اداره بایگانی اصلی اتحاد جماهیر شوروی مورخ 25 مه 1988 شماره 33 "سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک" کلیه اسنادی که نیاز به حسابداری، اجرا و استفاده برای مقاصد مرجع (اداری، برنامه ریزی، گزارشگری، حسابداری و آماری، حسابداری، مالی و غیره) دارند، اعم از ایجاد شده و استفاده شده در این سازمان، مشمول ثبت هستند. سازمان، و ارسال به سازمان های دیگر؛ از سازمان ها و افراد مافوق، زیردست و سایر سازمان ها. هم اسناد تایپ شده سنتی (دست نویس) و هم اسناد ایجاد شده توسط فناوری رایانه (قابل خواندن با ماشین، ماشین گرام) مشمول ثبت هستند (بند 3.2.1.2. دستور اداره آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی به تاریخ 25 مه 1988 شماره 33 "سیستم دولتی" پشتیبانی از اسناد و مدارک برای مدیریت، الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک.

همچنین توضیح می دهد که:

« ثبت اسناد – ثبت واقعیت ایجاد یا دریافت یک سند با قرار دادن نمایه روی آن و به دنبال آن ثبت اطلاعات لازم در مورد سند در فرم های ثبت نام».

نمایه سند از یک شماره سریال در آرایه ثبت شده اسناد تشکیل شده است که بر اساس وظایف جستجو، با نمایه هایی در نام موارد، طبقه بندی کننده های گزارشگران، مجریان و سایر موارد تکمیل می شود.

در نمایه سند، دنباله زیر (یا معکوس) اجزای آن مشاهده می شود: شماره ثبت سریال، فهرست بر اساس نام موارد، فهرست بر اساس طبقه بندی کننده مورد استفاده. اجزای شاخص با یک اسلش از یکدیگر جدا می شوند.

توجه داشته باشید!

هدف اصلی از ثبت اسناد، قوت قانونی و تکرار اطلاعات به آنها است.

تکثیر اطلاعات در فرم های حسابداری سطح ایمنی آن را افزایش می دهد و یافتن اسناد لازم را آسان می کند.

ثبت یک سند با شماره ثبت و تاریخ ثبت به آن نیروی قانونی (قدرت مدرک) می دهد که ممکن است در صورت اختلاف کاری با کارمند مهم باشد.

بر اساس تجزیه و تحلیل مقررات مربوط به ثبت اسناد سفارش وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 8 نوامبر 2005 شماره 536 "در مورد دستورالعمل های استاندارد برای کارهای اداری در مقامات اجرایی فدرال"، قوانین زیر برای ثبت و نمایه سازی اسناد را می توان توصیه کرد:

1. اسناد یک بار ثبت می شود: دریافت - در روز دریافت، ایجاد - در روز امضا یا تایید.

2. هنگام انتقال سند ثبتی از شعبه ای به شعبه دیگر، مجدداً ثبت نمی شود.

3. ثبت اسناد بسته به نام نوع سند، نویسنده و محتوای سند در داخل گروه ها انجام می شود (به عنوان مثال، سفارشات مربوط به فعالیت های اصلی، سفارشات برای پرسنل، اقدامات، پیشنهادات، بیانیه ها و موارد دیگر به طور جداگانه ثبت می شوند. ).

4. شماره های ثبت سریال به اسناد هر گروه ثبت شده اختصاص داده می شود.

5. محل ثبت سند در دستورالعمل کار اداری یا سایر مقررات محلی تعیین شده است.

6. ترکیب اجباری زیر از جزئیات ثبت ایجاد شده است: نویسنده (خبرنگار)، نام نوع سند. تاریخ سند، نمایه سند (تاریخ و نمایه دریافت سند برای اسناد دریافتی)، عنوان متن یا خلاصه آن، قطعنامه (مجری، محتوای سفارش، نویسنده، تاریخ)، مهلت اجرای سند، علامت اجرای سند (پیش مختصری از حل موضوع اساساً تاریخ اجرای واقعی و نمایه پاسخنامه) و ارسال آن به پرونده شماره.

توجه داشته باشید.

مطابق با بند 3.2.1.4. دستور اداره بایگانی اصلی اتحاد جماهیر شوروی به تاریخ 25 مه 1988 شماره 33 "سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک، ترکیب جزئیات اجباری، در صورت لزوم، می تواند با جزئیات دیگر تکمیل شود: مجریان، رسید مجری برای دریافت سند، پیشرفت اجرا، پیوست ها و غیره. ترتیب قرار دادن مشخصات روی فرم های ثبت نام و استفاده از پشت کارت های ثبت نام و کنترل توسط کارفرما به صورت مستقل تعیین می شود.

پس از پر کردن صفحه آخر مجله حسابداری (کتاب)، تاریخ پایان بر روی جلد آن درج شده و مجله (کتاب) برای بایگانی در آرشیو آماده می شود. برای فرم های اصلی ثبت نام، همانطور که قبلاً اشاره کردیم، رزارخیف دوره های ذخیره سازی را برای بقیه تعیین کرده است، کارفرما به طور مستقل دوره ذخیره سازی را تعیین می کند.

گروهی از اسناد برای ثبت زمان کار و تسویه حساب با پرسنل در فرآیند مستندسازی ثبت زمان کار و محاسبه دستمزد مربوطه برای کار تشکیل می شود.

این گروه از اسناد شامل فرم های یکپارچه است که توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 5 ژانویه 2004 شماره 1 "در مورد تایید فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار و پرداخت آن" تایید شده است جزئیات بیشتر.

مطابق ماده 91 قانون کار فدراسیون روسیه زمان کاری- این مدت زمانی است که در طی آن کارمند طبق مقررات داخلی کار سازمان و شرایط قرارداد کار باید وظایف کار و همچنین سایر دوره های زمانی را انجام دهد که مطابق با قانون کار فدراسیون روسیه، سایر قوانین فدرال و سایر قوانین قانونی نظارتی فدراسیون روسیه، به ساعات کاری مربوط می شود.

قانونگذار موظف است کارفرما را در مورد زمان کار واقعی هر یک از کارکنان ثبت کند.

ثبت استفاده از زمان کار برای اهداف زیر ضروری است:

· اطمینان از کنترل انضباط کار از نظر استفاده از زمان کار (حضور به موقع در محل کار، شناسایی دیرهنگام و عدم حمام، نظارت بر حضور پرسنل در محل کار در ساعات کاری و همچنین ثبت خروج به موقع کارگران از محل کار. )

· حسابداری برای زمان واقعی کار، زمان استراحت، بیماری، تعطیلات و سایر اشکال استفاده از زمان کار، که مبنای محاسبه دستمزد است.

· تدوين گزارشات آماري كار.

برای ثبت زمان واقعی کار و (یا) کار نکردن هر کارمند از موارد زیر استفاده می شود: برگه ثبت زمان کار و محاسبه دستمزد (فرم شماره T-12) و برگه ثبت زمان کار (فرم شماره T-13). ).

ویژگی اجرای این اسناد به این دلیل است که اسناد اولیه حسابداری هستند که بر اساس آنها نگهداری می شوند.

عدم وجود اسنادی برای ثبت ساعات کار که مطابق با قوانین فعلی تنظیم شده است و همچنین عدم وجود هر یک از جزئیات اجباری در اسناد حسابداری اولیه می تواند به عنوان گنجاندن غیر منطقی هزینه های کار در ترکیب هزینه ها تلقی شود. کاهش پایه مالیاتی، که منجر به درگیر شدن سازمان در مسئولیت تعیین شده توسط قسمت 3 ماده 120 قانون مالیات فدراسیون روسیه می شود.

هنگام تهیه جدول زمانی برای استفاده از زمان کار، توصیه می شود قوانین زیر را رعایت کنید:

· حسابداری برای استفاده از زمان کار می تواند برای سازمان به عنوان یک کل یا به طور جداگانه برای واحدهای ساختاری انجام شود.

· درج یک کارمند در جدول زمانی و حذف از آن بر اساس دستور (دستورالعمل) مربوطه کارفرما انجام می شود.

· کارنامه در یک نسخه با امضای رئیس واحد ساختاری، کارمند خدمات پرسنلی تنظیم و به حسابداری منتقل می شود.

· نکات مندرج در تایم شیت در مورد دلایل غیبت از کار، کار پاره وقت یا خارج از ساعات کاری عادی به ابتکار کارمند یا کارفرما، ساعات کاری کوتاه شده و موارد دیگر صرفاً بر اساس اسناد و مدارک به درستی اجرا شده است. چنین اسنادی گواهی عدم توانایی کار، گواهی انجام وظایف دولتی یا عمومی، اخطار کتبی در مورد از کار افتادگی، درخواست برای کار پاره وقت، رضایت کتبی کارمند برای اضافه کاری در مواردی که توسط قانون تعیین شده است و سایر اسناد است.

هنگام پر کردن فرم های شماره T-12 و شماره T-13، از قراردادهای زیر استفاده می شود:

مرخصی با حقوق جزئی برای مراقبت از کودک

مرخصی بدون حقوق به یک کارمند برای مراقبت از کودک اعطا می شود

مرخصی بدون حقوق با اجازه اداره به کارمند اعطا می شود

مرخصی بدون حقوق در مواردی که قانون پیش بینی کرده است

ناتوانی موقت در کار (به استثنای مواردی که در کد «ت» پیش بینی شده است) و مرخصی استعلاجی و مرخصی قرنطینه صادر شده توسط گواهی ناتوانی در کار.

از کارافتادگی بدون پرداخت در موارد مقرر در قانون (در رابطه با آسیب خانگی، مراقبت از بیمار و قرنطینه، صدور گواهی از موسسات پزشکی و غیره)

کاهش ساعات کار کارگران و کارمندان در برابر مدت تعیین شده روز کاری در موارد مقرر در قانون

بیکاری تقصیر کارمند نیست

غیبت تمام روز با حقوق در موارد مقرر در قانون (ایفای وظایف دولتی یا عمومی، واکنش اضطراری، رفع عواقب بلایای طبیعی)

غیبت (غیبت از محل کار بدون دلیل موجه در کل روز کاری (شیفت) بدون توجه به مدت آن و همچنین در صورت غیبت از محل کار بدون دلیل موجه بیش از چهار ساعت متوالی در طول روز کاری شیفت))، بازداشت اداری به دلیل تخلفات اداری، اقامت در ایستگاه هوشیاری پزشکی، اعتصابات غیرقانونی اعلام شده و غیبت های دیگر به دلایل غیر موجه)

ساعات کار نشده به دلیل کار پاره وقت به ابتکار اداره

آخر هفته (برای استراحت هفتگی) و تعطیلات

اعتصاب (تحت شرایط و به ترتیب مقرر در قانون)

عدم حضور به دلایل نامعلوم (تا روشن شدن شرایط)

می توانید در مورد مسائل مربوط به تهیه اسناد اولیه در کتاب نویسندگان BKR-INTERCOM-AUDIT JSC "اسناد اولیه" اطلاعات بیشتری کسب کنید.

شما می توانید در مورد مسائل مربوط به مدیریت سوابق پرسنل در کتاب نویسندگان BKR-INTERCOM-AUDIT JSC "مدیریت سوابق پرسنل" اطلاعات بیشتری کسب کنید.

نقل قول پیام

حسابداری مزایا، دستمزد مرخصی و کمک هزینه سفر، حقوق و دستمزد و اقلام تعهدی را محاسبه می‌کند، مالیات و سهم بیمه را محاسبه می‌کند، گزارش به صندوق‌ها و خدمات مالیاتی فدرال می‌دهد.

اغلب، حسابداری با اسناد پرسنلی نیز سر و کار دارد، زیرا هر شرکتی بخش پرسنل خود را ندارد.

در عین حال، هر حسابداری یک کارمند منابع انسانی ماهر نیز نیست. اما سازمان بازرسی کار این روزها شوخی ندارد.

محاسبه و محاسبه دستمزد باید مطابق با مفاد فصل 21 قانون کار فدراسیون روسیه انجام شود.

فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد در چند مرحله انجام می شود.

مرحله اول تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود در اسناد اولیه در مورد حسابداری و پرداخت کار است که طبق فرم های یکپارچه جمع آوری شده است.

مرحله دوم محاسبه دستمزد (و سایر پرداخت‌ها) به کارکنان و همچنین افرادی است که طبق قراردادهای قانون مدنی (CPL) کار انجام می‌دهند و خدمات ارائه می‌دهند.

در مرحله سوم، محاسبه و کسر مالیات بر درآمد شخصی (NDFL) مطابق با فصل 23 قانون مالیات انجام می شود.

مرحله چهارم محاسبه حق بیمه اخذ شده از دستمزد تعهدی خواهد بود.

در مرحله پنجم، اسناد (همچنین فرم های استاندارد) برای پرداخت دستمزد تهیه می شود.

با در نظر گرفتن این واقعیت که مطابق بند 1 ماده 9 قانون "در مورد حسابداری" شماره 129-FZ، کلیه معاملات تجاری انجام شده توسط سازمان باید با اسناد پشتیبان مستند شود، زیرا این اسناد به عنوان اسناد اولیه حسابداری عمل می کنند. بر اساس آن حسابداری حفظ می شود، اهمیت اسناد اولیه را نمی توان دست کم گرفت.

علاوه بر این، بسیاری از اسناد اولیه در مورد سوابق و دستمزد پرسنل باید به مدت 75 سال (یا به طور دائم، یعنی حداقل 10 سال) 75 سال مطابق با الزامات دستور وزارت فرهنگ مورخ 25 اوت 2010 ذخیره شوند. شماره 558 با انتقال بعدی به بایگانی کشور در صورت خاتمه فعالیت شرکت.

علاوه بر این ، قانون مسئولیت اداری و حتی کیفری را برای نقض رویه نگهداری و نگهداری اسناد پرسنل پیش بینی می کند.

در این مقاله انواع و اشکال اسناد اولیه در مورد سوابق و دستمزد پرسنل و همچنین دوره های نگهداری آنها بحث خواهد شد.
اطلاعات ارائه شده می تواند به عنوان "یادداشت" در کار یک حسابدار عمل کند.

اسناد اولیه موجود در آلبوم‌های فرم‌های یکپارچه

هنگام ایجاد اسناد اولیه در مورد سوابق پرسنل و پاداش، باید مفاد بند 2 ماده 9 قانون شماره 129-FZ را به خاطر بسپارید.

مطابق با این بند، اسناد حسابداری اولیه در صورتی برای حسابداری پذیرفته می شود که مطابق فرم موجود در آلبوم فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه تنظیم شوند.

فرم های یکپارچه ای که باید هنگام ثبت روابط کار با کارمندان استفاده شود توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 5 ژانویه 2004 تصویب شد. شماره 1 "در مورد تصویب اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه کار و پرداخت آن."

این قطعنامه اشکال زیر را از اسناد اولیه تصویب کرد:

1. برای سوابق پرسنلی:

• شماره T-1 "دستور (دستورالعمل) استخدام کارمند،"
• شماره T-1a "دستور (دستورالعمل) استخدام کارگران."

این فرم ها برای رسمی کردن استخدام یک کارمند (T-1) یا گروهی از کارمندان (T-1a) استفاده می شود.
ماندگاری 75 سال ها.

• شماره T-2 "کارت شخصی کارمند"
• شماره T-2GS (MS) "کارت شخصی یک کارمند ایالتی (شهرداری)."

کارت شخصی کارمند سند اصلی برای ثبت اطلاعات کارمندان است و برای همه، بدون استثنا، کارمندان شرکتی که قراردادهای کاری با آنها منعقد شده است، صادر می شود.
ماندگاری 75 سال ها.

• شماره T-3 “میز پرسنل”.

یک سند اجباری و بسیار مهم که اطلاعات مربوط به ساختار سازمان، کارکنان و سطوح کارکنان آن را منعکس می کند. و خود جدول پرسنل و تغییرات ایجاد شده در آن به دستور مدیر تایید می شود.
ماندگاری 3 از سال.

• شماره ت-4 «کارت ثبت نام کارگر علمی، علمی و آموزشی».

از این فرم در مؤسسات علمی و آموزشی برای ثبت نام کارگران علمی استفاده می شود.
تکمیل شده بر اساس مدارک دکتری علوم و کاندیدای علوم، گواهی دانشیار و استاد و سایر مدارک مشابه.

• شماره T-5 "دستور (دستورالعمل) در مورد انتقال کارمند به شغل دیگر"
• شماره T-5a "دستور (دستورالعمل) در مورد انتقال کارگران به شغل دیگر"

انتقال کارکنان را به سمت دیگری در سازمان ترتیب می دهد. رضایت کتبی کارمند به سفارش پیوست می شود.
ماندگاری 75 سال ها.

• شماره T-6 "دستور (دستورالعمل) در مورد اعطای مرخصی به کارمند،"
• شماره T-6a "دستور (دستورالعمل) اعطای مرخصی به کارمندان"

برای ثبت نام و حسابداری تعطیلات استفاده می شود.
ماندگاری 5 سال ها.

• شماره T-7 "برنامه تعطیلات".

یک قانون نظارتی اجباری محلی که سالانه ترتیب اعطای مرخصی استحقاقی به کارکنان سازمان را مطابق با مفاد ماده 123 قانون کار تعیین می کند.
حداکثر دو هفته قبل از شروع سال تقویمی توسط کارفرما تایید شده است.
روش تنظیم برنامه را می توان با مقررات داخلی کار یا مفاد یک قرارداد جمعی یا سایر اسناد داخلی سازمان تعیین کرد.
زمان شروع مرخصی باید حداکثر دو هفته قبل از شروع آن با امضا به کارمند اطلاع داده شود.
ماندگاری 1 سال (توصیه می کنیم آن را تا زمانی که از بازرسی توسط خدمات مالیاتی فدرال یا بازرسی کار عبور نکنید) نگهداری کنید.

• شماره T-8 "دستور (دستورالعمل) خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمند (اخراج)"،
• شماره T-8a "دستور (دستورالعمل) خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمندان (اخراج)"،

برای اسناد در هنگام خاتمه روابط کاری استفاده می شود.
ماندگاری 75 سال ها.

• شماره T-9 "دستور (دستورالعمل) در مورد اعزام کارمند به سفر کاری"
• شماره T-9a "دستور (دستورالعمل) در مورد اعزام کارگران به سفر کاری"

هنگام اعزام کارمند (کارمندان) به یک سفر کاری صادر می شود. بر اساس یک تکلیف شغلی (فرم T-10a) پر شده است.
ماندگاری 5 10 سال ها).

• شماره T-10 "گواهی سفر"،

برای تأیید زمان صرف شده در یک سفر کاری. گواهی زمان ورود کارمند به مقصد و همچنین زمان خروج را نشان می دهد. این سند بر اساس دستور ارسال به یک سفر کاری (فرم T-9) تنظیم می شود و توسط طرف دریافت کننده تأیید می شود.
ماندگاری 5 سال (در سفرهای کاری به شمال دور و مناطق مشابه - 75 سال ها).

• شماره T-10a "تکالیف رسمی برای اعزام به سفر کاری و گزارش اجرای آن"

حاوی اطلاعاتی در مورد هدف از سفر کارمند و نتایج نهایی آن است. این مبنای صدور دستور در فرم T-9 است و برای تأیید توجیه اقتصادی هزینه های سفر کاری است.
ماندگاری 5 سال (برای سفرهای تجاری بلندمدت خارجی - 10 سال ها).

• شماره T-11 "دستور (دستورالعمل) در مورد مشوق های کارکنان"،
• شماره T-11a "دستور (دستورالعمل) در مورد انگیزه برای کارکنان"،

زمانی صادر می شود که به کارکنان برای موفقیت در کار پاداش داده می شود. این سفارش مبنایی برای ایجاد یک ورودی مربوطه در کارت شخصی کارمند (فرم شماره T-2، شماره T-2GS (MS)) و دفترچه کار کارمند است.
ماندگاری 75 سال ها.

2. برای ثبت ساعات کار و تسویه حساب با پرسنل برای دستمزد:

• شماره T-12 "برگ زمان کار و محاسبه دستمزد"

این نه تنها سندی است که منعکس کننده انضباط کار سازمان است، بلکه به عنوان مبنایی برای محاسبه دستمزد کارکنان نیز عمل می کند.
شرکت ها نه تنها برای نگهداری سوابق حسابداری محاسبات حقوق و دستمزد به این سند نیاز دارند. کارت گزارش همچنین برای تأیید توجیه اقتصادی هزینه های پاداش کارکنان برای اهداف حسابداری مالیاتی ضروری است، زیرا در اصل این سندی است که عملکرد واقعی فعالیت های کاری آنها را توسط کارمندان تأیید می کند.
فرم T-12 جهانی است و در اکثر سازمان ها استفاده می شود.
ماندگاری 5 75 سال ها).

• شماره T-13 "برگ زمان کار"،

توسط شرکت هایی استفاده می شود که از یک سیستم خودکار برای نظارت بر حضور و غیاب کارکنان از محل کار استفاده می کنند (گردنگردان، گذرنامه الکترونیکی و سایر سیستم های شناسایی که زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت می کنند).
ماندگاری 5 سال (در شرایط کاری خطرناک - 75 سال ها).

• شماره T-49 "پرداخت و حقوق و دستمزد"
• شماره T-51 "برگ پرداخت"،
• شماره T-53 "حقوق و دستمزد"

برای محاسبه و پرداخت دستمزد به کارکنان استفاده می شود. در صورت استفاده از فرم شماره T-49 سایر اسناد تسویه و پرداخت طبق فرم های شماره T-51 و شماره T-53 - تدوین نشده اند.
در صورت انتقال دستمزد به کارت های بانکی کارمندان، فقط فیش حقوقی تنظیم می شود (فرم های شماره T-49 و T-53 تنظیم نشده اند).
ماندگاری 5 75 سال ها).

• شماره T-53a "ژورنال ثبت حقوق و دستمزد"،

برای حسابداری و ثبت سوابق حقوق و دستمزد برای پرداخت های انجام شده به کارکنان استفاده می شود.
ماندگاری 5 سال ها.

• شماره T-54 "حساب شخصی"،
• شماره T-54a "حساب شخصی (svt)" (svt - تجهیزات کامپیوتری)،

برای انعکاس ماهانه اطلاعات مربوط به دستمزدها، کلیه اقلام تعهدی، کسورات و پرداخت ها به نفع کارمند در طول سال تقویمی استفاده می شود.
ماندگاری 75 سال ها.

• شماره T-60 "یادداشت-محاسبه در مورد اعطای مرخصی به کارمند"

برای محاسبه حقوق مرخصی به کارمند استفاده می شود.
ماندگاری 5 سال، مشروط به تأیید. (در صورت عدم وجود حساب های شخصی - 75 سال ها).

• شماره T-61 "یادداشت-محاسبه پس از خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمند (اخراج)"،

برای حسابداری و محاسبه دستمزد، غرامت برای تعطیلات استفاده نشده و سایر پرداخت ها به کارکنان پس از خاتمه قرارداد کار استفاده می شود.
ماندگاری 5 سال، مشروط به تأیید. (در صورت عدم وجود حساب های شخصی - 75 سال ها).

• شماره T-73 "قانون پذیرش کار انجام شده تحت یک قرارداد کار با مدت معین منعقد شده برای مدت یک کار خاص."

برای ثبت و ثبت پذیرش و تحویل کار انجام شده توسط یک کارمند تحت یک قرارداد کار با مدت معین منعقد شده برای مدت یک کار خاص استفاده می شود.
به عنوان مبنایی برای محاسبه نهایی یا مرحله ای مبالغ پرداخت برای کار انجام شده عمل می کند.
ماندگاری 5 سال، مشروط به تأیید. (در صورت عدم وجود حساب های شخصی - 75 سال ها).

اسناد اولیه که در آلبوم‌های فرم‌های یکپارچه موجود نیست

اسنادی که فرم آنها در آلبوم فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه ارائه نشده است، باید حاوی جزئیات اجباری زیر باشد:

• عنوان سند؛
• تاریخ تهیه سند؛
• نام سازمانی که سند از طرف آن تنظیم شده است.
• محتوای یک معامله تجاری؛
• اندازه گیری معاملات تجاری در شرایط فیزیکی و پولی؛
• اسامی سمت افراد مسئول اجرای معامله تجاری و صحت اجرای آن؛
• امضای شخصی این افراد

علاوه بر اشکال یکپارچه اسناد ذکر شده در بخش قبل، اسناد بسیار بیشتری وجود دارد که سازمان باید آنها را حفظ کند.

نیاز به نگهداری اسناد پرسنلی در قوانین فعلی ذکر شده است:

1. قانون کار:

• قرارداد کار منعقد شده با هر کارمند، محتوا و انواع آن (فصل 10-13 قانون کار فدراسیون روسیه).

ماندگاری 75 سال ها.

• حفاظت از اطلاعات شخصی کارکنان (فصل 14 قانون کار فدراسیون روسیه).

ماندگاری 75 سال ها.

• کتاب کار (ماده 66 قانون کار فدراسیون روسیه).

ماندگاری: تا زمانی که لازم باشد. مورد تقاضا نیست - 75 سال ها.

• تدوین و تصویب مقررات داخلی (ماده 189 قانون کار فدراسیون روسیه).

ماندگاری: دائمی (نه کمتر از 10 سال ها). مدت اعتبار - تا تصویب قوانین جدید..

2. قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 152-FZ "در مورد داده های شخصی"

• بیانیه در مورد داده های شخصی

ماندگاری 75 سال ها.

3. فرمان دولت فدراسیون روسیه در 16 آوریل 2003. شماره 225 «درباره کتاب کار».

• کتاب حسابداری حرکت دفتر کار و درج.

ماندگاری 75 سال ها.

روابط کار بین کارکنان و کارفرما توسط مقررات محلی سازمان تنظیم می شود.
هر شرکتی باید مقررات داخلی کار و مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات شخصی را داشته باشد.
سایر مقررات محلی:

• در مورد دستمزد،
• پاداش ها،
• نرخ مشارکت نیروی کار،
• و غیره

توسعه و در صورت لزوم تایید می شود.

علاوه بر این، سازمان باید اسناد پرسنلی زیر را در مورد حفاظت از کار داشته باشد:

• دستورالعمل برای کارکنان در مورد بهداشت و ایمنی شغلی.

ماندگاری - دائما

• دفترچه ثبت نام رویدادهای توجیهی؛

ماندگاری 10 سال ها.

الزامات ایمنی شغلی توسط بخش 10 قانون کار تنظیم می شود.

مطابق با مفاد ماده 217 قانون کار فدراسیون روسیه، هر کارفرمابا انجام فعالیت های تولیدی با بیش از 50 نفر پرسنل، باید دارای خدمات حفاظت از کار یا متخصص حفاظت کار با آموزش یا تجربه مناسب در این زمینه باشد.

اگر تعداد بنگاه های تولیدی کمتر از 50 نفر باشد، پس
مدیر می تواند با رضایت کتبی کارمند و با پرداخت هزینه اضافی، مسئولیت های ایمنی شغلی را به یک کارمند آموزش دیده، از جمله کارکنان پاره وقت، اختصاص دهد (ماده 60.2 قانون کار فدراسیون روسیه).

در صورتی که مسئولیت ایمنی کار به کسی محول نشود، مسئولیت تخلف بر عهده رئیس شرکت است.

علاوه بر موارد فوق، سازمان باید دارای مدارک زیر باشد:

• مدارک (کارت) برای صدور گواهینامه محل کار، طرح های صدور گواهینامه محل کار با توجه به شرایط کار.

امروزه صدور گواهینامه محل کار برای همه سازمان ها الزامی است. توسط سازمان های تخصصی با اعتبار دولتی انجام می شود.
ماندگاری 45 سال ها. (در شرایط کاری شدید، مضر و خطرناک - 75 سال ها).

• شرح شغل برای کارکنان

این دستورالعمل ها برای هر موقعیت در جدول کارکنان تهیه می شود.
ماندگاری - دائما

• درخواست کارمندان برای استخدام، اخراج، ارائه مرخصی استحقاقی سالانه، ارائه مرخصی بدون حقوق.

مدت زمان ذخیره برای برنامه های کاربردی که در پرونده های شخصی کارکنان گنجانده نشده است 5 سال ها.
مدت نگهداری اظهارنامه های موجود در پرونده شخصی کارکنان است 75 سال ها.

• توافق نامه مسئولیت کامل مالی (ماده 243، ماده 244 قانون کار فدراسیون روسیه).

باید با کارمندانی که برای موقعیت‌هایی استخدام شده‌اند که مسئولیت مالی دارند، منعقد شود.
ماندگاری 5 سالها (پس از عزل مسئول مالی).

• ثبت نام بازرسی از خدمات نظارتی.

نگهداری این مجله برای کلیه اشخاص حقوقی و کارآفرینان انفرادی الزامی است.
ماندگاری - دائما

در مورد تصادفات عمل می کند.
ماندگاری 75 سال ها.

اقدامات بررسی مسمومیت ها و بیماری های شغلی.
ماندگاری 75 سال ها.

در خاتمه، لازم به ذکر است که فهرست اسناد فوق جامع نیست، زیرا در فرآیند ایجاد روابط کار، ممکن است سازمان ملزم به تهیه سایر اسناد (به عنوان مثال، گواهی بیمه بازنشستگی دولتی برای یک کارمند قبلاً بیکار شود). ).

مسئولیت در قبال تخلف از رویه نگهداری و حفاظت از اسناد پرسنل

در صورت عدم وجود مدارک اجباری پرسنل تایید شده توسط سازمان، بازرس کار بازرسی می تواند سازمان را به مسئولیت اداری برساند.
بنابراین، مطابق با ماده 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه، نقض قانون کار و حمایت از کار مستلزم اعمال جریمه اداری است:

• برای مقامات - از 1000 تا 5000 روبل،
• برای اشخاص حقوقی - از 30000 تا 50000 روبل. یا تعلیق فعالیت ها تا 90 روز.

تخلف از قانون کار و حمایت از کار توسط مقام رسمی که قبلاً به دلیل تخلف اداری مشابه مورد مجازات اداری قرار گرفته است مستلزم رد صلاحیت برای مدت یک تا سه سال است.

مطابق با ماده 13.20 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه، برای نقض قوانین ذخیره سازی، کسب، حسابداری یا استفاده از اسناد بایگانی (چنین اسنادی عبارتند از: دفتر کار، کارت های شخصی کارکنان، سفارشات پرسنل و غیره .) مستلزم:

• هشدار یا اعمال جریمه اداری برای شهروندان از 100 تا 300 روبل،
• برای مقامات - از 300 تا 500 روبل.

طبق ماده 90 قانون کار فدراسیون روسیه، افرادی که به دلیل نقض قوانین مربوط به دریافت، پردازش و حفاظت از داده های شخصی کارمندان مقصر هستند به روشی که توسط قانون کار و سایر قوانین فدرال تعیین شده است، مشمول مسئولیت انضباطی و مالی هستند. ، و همچنین مشمول مجازات های مدنی، اداری و جناییمسئولیت به روشی که توسط قوانین فدرال تعیین شده است.

همین حکم در مورد کارکنانی که مسئولیت نگهداری، نگهداری، ثبت و صدور دفترچه های کار را بر عهده دارند، اعمال می شود.

مطابق ماده 137 قانون جزایی فدراسیون روسیه، جمع آوری یا انتشار غیرقانونی اطلاعات در مورد زندگی خصوصی یک شخص، که راز شخصی یا خانوادگی او را تشکیل می دهد، بدون رضایت وی، یا انتشار این اطلاعات:

• در سخنرانی عمومی
• آثار نمایش داده شده در عموم،
• در رسانه های جمعی،

مجازات می شوند:

• جریمه تا 200000 روبل،
• یا به میزان دستمزد یا سایر درآمدهای محکوم علیه برای مدت حداکثر 18 ماه.
• یا کار اجباری تا 360 ساعت،
• یا کار اصلاحی تا 1 سال،
• یا کار اجباری برای مدت حداکثر 2 سال با یا بدون محرومیت از حق تصدی پست های خاص یا انجام فعالیت های خاص برای مدت حداکثر 3 سال،
• یا بازداشت تا 4 ماه،
• یا حبس تا 2 سال با محرومیت از حق تصدی برخی مناصب یا انجام فعالیت های خاص تا 3 سال.

در این صورت، همان اعمالی که شخصی با استفاده از موقعیت رسمی خود مرتکب می شود مجازات دارد:

• جریمه از 100،000 تا 300،000 روبل،
• یا به میزان دستمزد یا سایر درآمدهای محکوم علیه برای مدت یک تا دو سال.
• یا سلب حق تصدی برخی مناصب یا انجام فعالیتهای خاص برای مدت 2 تا 5 سال.
• یا کار اجباری برای مدت حداکثر 4 سال با یا بدون محرومیت از حق تصدی پست های خاص یا انجام فعالیت های خاص برای مدت حداکثر 5 سال،
• یا بازداشت تا 6 ماه،
• یا حبس تا 4 سال با محرومیت از حق تصدی برخی مناصب یا انجام فعالیت های خاص تا مدت حداکثر 5 سال.

به موقع بودن، کامل بودن و صحت نگهداری اسناد پرسنلی و همچنین مطابقت با قانون کار و سایر قوانین قانونی نظارتی حاوی هنجارهای قانون کار توسط بایگانی دولتی و بازرسی کار کنترل می شود که بازرسی های برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده دوره ای را انجام می دهند.

شکایات کارکنان می تواند توسط دادسرا همراه با بازرسی کار بررسی شود.

امروزه یکی از شرایط اجباری برای انجام فعالیت های تجاری در قلمرو فدراسیون روسیه تشکیل حسابداری مناسب و سایر گزارشات است.

خوانندگان عزیز! این مقاله در مورد روش های معمولی برای حل مسائل حقوقی صحبت می کند، اما هر مورد فردی است. اگر می خواهید بدانید چگونه دقیقا مشکلت رو حل کن- تماس با مشاور:

درخواست ها و تماس ها 24/7 و 7 روز هفته پذیرفته می شود.

سریع است و رایگان!

با این حال، برای حفظ این نوع گزارش، نیاز به تنظیم اسناد خاص خواهد بود. قالب آنها در سطح قانونگذاری ایجاد شده است.

در عین حال، عدم رعایت فرمت، دلیلی برای عدم پذیرش اسناد گزارش مربوطه توسط مراجع نظارتی است.

در نتیجه، مهلت های گزارش دهی تعیین شده توسط قانون از بین رفته و جریمه هایی در نظر گرفته می شود.

برای جلوگیری از مشکلات و مشکلات، لازم است درک کنیم که دقیقاً چه چیزی به اسناد حسابداری اولیه مربوط می شود.

جنبه های مهم

امروزه انجام هرگونه فعالیت تجاری، صرف نظر از شکل سازمانی و قانونی، مستلزم تهیه اسناد خاص از نوع اولیه است.

قوانین خاصی برای حفظ چنین فرمت های گزارش و مستندسازی وضع شده است. لیست گسترده ای از اسناد نظارتی وجود دارد.

رعایت فرمت کاملاً ضروری است. این امر به ویژه در صورتی ضروری است که به دلایلی خطر بازرسی توسط بازرسی مالیاتی وجود داشته باشد.

در صورت شناسایی انواع مختلف تخلفات، ممکن است مجازات هایی هم برای خود شرکت و هم برای مقامات اعمال شود.

برای جلوگیری از این نوع موقعیت، ارزش بررسی سوالات اساسی زیر را دارد:

• مفاهیم اساسی؛
• نقش آنها چیست؛
• چارچوب قانونی

مفاهیم اساسی

چارچوب قانونی تنظیم کننده موضوع تشکیل اسناد مختلف حسابداری اولیه بسیار گسترده است.

در صورت امکان، اشخاصی که مستقیماً با حسابداری مرتبط هستند باید با کلیه اسناد نظارتی آشنا شوند.

اما برای جلوگیری از تفسیر نادرست و همچنین درک صحیح هنجارهای قانونی، ارزش دارد که با اصطلاحات اساسی آشنا شوید.

این مفاهیم در حال حاضر شامل موارد زیر است:

• "حسابداری"؛
• "اسناد اولیه"؛
• "قرارداد"؛
• "بررسی"؛
• "سند پرداخت"؛
• "بارنامه، فاکتور"؛
• "عمل ارائه خدمات".

اصطلاح "حسابداری" در حال حاضر به معنای بازتابی مستند از فعالیت های تجاری و اقتصادی مختلف یک شرکت است.

پیش از این، حفظ آن برای کارآفرینان فردی و برخی بنگاه‌های اقتصادی تحت رژیم‌های مالیاتی خاص ضروری نبود.

امروزه نگهداری این گونه سوابق بدون استثنا برای تمامی شرکت های تجاری و کارآفرینان انفرادی الزامی است.

"اسناد اولیه" شکل خاصی از بازتاب فعالیت های تجاری است. در حال حاضر، فرمت های یکپارچه برای چنین اسنادی ایجاد شده است.

آنها باید عملیات زیر را منعکس کنند:

• فروش / تحقق کالاها، خدمات؛
• خرید مواد و سایر کالاها از تامین کنندگان؛
• پرداخت دستمزد،
• دیگر.

تعداد زیادی تفاوت های ظریف مختلف به طور مستقیم با شکل گیری اسناد از این نوع مرتبط است.

ارزش دارد که از قبل با همه آنها آشنا شوید. "" سند خاصی است که حقوق و تعهدات طرفینی را که فعالیت های مشترک انجام می دهند را منعکس می کند.

این سند تنها سندی است که برای اکثر تراکنش‌ها فرمت مشخصی ندارد. معمولاً در دو نسخه تهیه می شود.

مهمترین مقالاتی که به موضوع تشکیل اسناد اولیه حسابداری می پردازد به شرح زیر است:

	موضوع حسابداری چیست
	نشان دهنده تعهد به نگهداری سوابق حسابداری است
	حسابداری چگونه انجام می شود؟
	نگهداری
	اسناد اولیه حسابداری چیست؟
	نحوه انتخاب ثبت های حسابداری
	رویه ثبت موجودی بدهی ها و دارایی ها
	اندازه گیری پولی اشیاء حسابداری چگونه انجام می شود؟
	الزامات استاندارد حسابداری
	آنچه در صورتهای حسابداری/مالی گنجانده شده است
	دوره گزارش و همچنین تاریخ گزارش چیست

فهرست اسناد اولیه در حسابداری

امروز اول از همه لازم است بفهمیم که کدام اسناد متعلق به اسناد اولیه حسابداری است.

ویدئو: نوشتن اسناد اولیه

این فهرست در سطح قانونگذاری ایجاد شده است. در صورت امکان، ارزش دارد که از قبل با آن آشنا شوید.

اسناد اولیه حسابداری برای سال 2019 شامل موارد زیر است:

• قرارداد؛
• بررسی؛
• رسید پول؛
• رسید فروش؛
• شکل پاسخگویی دقیق؛
• فاکتور - در صورت وجود؛

در آینده امکان گسترش فهرست فوق وجود دارد. به همین دلیل است که لازم است دائماً تمام به روز رسانی های هنجارهای قانونی که بر موضوع تهیه اسناد گزارش تأثیر می گذارد نظارت شود.

این به شما امکان می دهد از اشتباهات مختلف و نقض قانون جلوگیری کنید. هنگام تنظیم فرم های یکپارچه باید دقت ویژه ای داشت.

از آنجا که عدم رعایت فرمت های تعیین شده ممکن است منجر به جریمه شود. همچنین بررسی مهم ترین موضوعاتی که مستقیماً با این موضوع مرتبط است ضروری است:

• لیست فرم های یکپارچه؛
• چه زمانی قرار است؟
• نمونه هایی از پر کردن

لیست فرم های یکپارچه

در حال حاضر، فهرست اسناد حسابداری یکپارچه نسبتاً کوچک است.

این موضوع تا حد امکان در قوانین قانونی که توسط یک موسسه ویژه - Rosstat تأیید شده است، با جزئیات بیشتر افشا شده است.

مهمترین اسناد به شرح زیر است:

حسابداری پرداخت های نقدی با استفاده از دستگاه های پول نقد	; ; ;
برای حسابداری معاملات نقدی	سفارش رسید نقدی؛

* برگه زمان f.T-12

در فرآیند پیدایش و مستندسازی روابط کار، اسناد بسیاری با نام عمومی "مستندات پرسنلی" تولید می شود. ایجاد و نگهداری اسناد پرسنلی یک حق نیست، بلکه یک تعهد کارفرما است که توسط قوانین قانونی نظارتی تنظیم می شود. مجموعه ای از اسناد پرسنلی بر اساس معیارهای مختلف سیستماتیک شده است.
بر اساس هدف آنها، دو گروه بزرگ از اسناد پرسنلی وجود دارد.

1. اسناد ثبت پرسنل پرسنل که شامل دستور استخدام، انتقال به شغل دیگر، اعطای مرخصی، اخراج، کارت شخصی کارمند و غیره می باشد. پرداخت، تصویب شده توسط کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 5 ژانویه 2004 شماره 1 "در مورد تایید اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار و پرداخت آن".
2. اسناد مربوط به اجرای وظایف مدیریت پرسنل و سازمان کار (مقررات داخلی کار، مقررات مربوط به واحد ساختاری، شرح وظایف، ساختار و سطوح کارکنان، برنامه زمانبندی کارکنان). در طبقه بندی کننده تمام روسی اسناد مدیریت OK 011-93، مصوب 30 دسامبر 1993 شماره 299 استاندارد دولتی فدراسیون روسیه، این اسناد "اسناد در مورد مقررات سازمانی و نظارتی فعالیت های یک سازمان" نامیده می شوند. سازمان یا شرکت.»
موارد زیر متمایز می شوند: انواع اسناد پرسنلی:
1) اسناد استخدامی:
درخواست برای شغل؛
قرارداد کار (قرارداد انتصاب به یک موقعیت)؛
ترتیب پذیرش به کار؛
صورتجلسه مجمع عمومی کارگری در مورد استخدام (انتصاب)؛
2) اسناد انتقال به شغل دیگر:
درخواست انتقال به شغل دیگر؛
ایده انتقال به شغل دیگر؛
دستور انتقال به شغل دیگر؛
3) اسناد اخراج از کار:
نامه استعفا؛
حکم اخراج؛
صورتجلسه مجمع عمومی کارگری در مورد اخراج؛
4) اسناد تعطیلات:
برنامه تعطیلات؛
درخواست مرخصی؛
ترک سفارش؛
5) اسناد مربوط به ثبت مشوق ها:
ایده تشویق؛
دستور ارتقاء؛
6) اسناد ثبت مجازات های انضباطی;
گزارش تخلف از انضباط کار؛
یادداشت توضیحی در مورد نقض انضباط کار؛
دستور اجرای مجازات انضباطی

در حال حاضر، فرم های یکپارچه زیر برای سوابق پرسنل در حال اجرا است، که نگهداری از آنها، مطابق بند 2 قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه در 5 ژانویه 2004 شماره 1، برای کلیه سازمان های فعال الزامی است. در قلمرو فدراسیون روسیه، صرف نظر از نوع مالکیت آنها:

شماره T-1 - دستور (دستورالعمل) استخدام کارمند؛
شماره T-1a - دستور (دستورالعمل) استخدام کارگران؛
شماره T-2 - کارت شخصی کارمند؛
شماره T-2GS (MS) - کارت شخصی یک کارمند ایالتی (شهرداری)؛
شماره T-3 - جدول کارکنان؛
شماره T-4 - کارت ثبت نام یک کارگر علمی، علمی و آموزشی؛
شماره T-5 - دستور (دستورالعمل) برای انتقال کارمند به شغل دیگری.
شماره T-5a - دستور (دستورالعمل) در مورد انتقال کارگران به شغل دیگر.
شماره T-6 - دستور (دستورالعمل) در مورد اعطای مرخصی به کارمند.
شماره T-6a - دستور (دستورالعمل) در مورد اعطای مرخصی به کارمندان؛
شماره T-7 - برنامه تعطیلات"؛
شماره T-8 "دستور (دستورالعمل) خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمند (اخراج)؛
شماره T-8a - دستور (دستورالعمل) در مورد خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمندان (اخراج).
شماره T-9 - دستور (دستورالعمل) برای اعزام کارمند به سفر کاری؛
شماره T-9a - دستور (دستورالعمل) در مورد اعزام کارگران به سفر کاری؛
شماره T-10 - گواهی سفر.
شماره T-10a - مأموریت رسمی برای اعزام به سفر کاری و گزارش اجرای آن.
شماره T-11 - دستور (دستورالعمل) برای تشویق کارمند.
شماره T-11a - دستور (دستورالعمل) در مورد تشویق کارمندان؛
شماره T-12 - برگه زمان و محاسبه دستمزد.
شماره T-13 - برگه زمان;
شماره T-49 - صورتحساب حقوق و دستمزد.
شماره T-51 - حقوق و دستمزد.
شماره T-53 - حقوق و دستمزد.
شماره T-53a - ثبت نام حقوق و دستمزد.
شماره T-54 - حساب شخصی؛
شماره T-54a - حساب شخصی (svt);
شماره T-60 - یادداشت-محاسبه در مورد اعطای مرخصی به کارمند.
شماره T-61 - یادداشت تسویه حساب پس از خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمند (اخراج).
شماره T-73 - در مورد پذیرش کار انجام شده تحت یک قرارداد کار با مدت معین منعقد شده برای مدت یک کار خاص عمل کنید.

دستورالعمل استفاده و تکمیل فرم های یکپارچه (19 فرم برای ثبت پرسنل و 11 فرم برای ثبت استفاده از زمان کار و تسویه حساب با پرسنل برای دستمزد) اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت در قطعنامه آمار دولتی موجود است. کمیته فدراسیون روسیه مورخ 5 ژانویه 2004. شماره 1.
اسناد مرجع نظارتی و هنجاری در مورد مسائل مربوط به مدیریت سوابق پرسنل، عملکرد یکنواخت اجرای قوانین قانون را تنظیم می کند و به عنوان مبنای قانونی برای انجام مدیریت سوابق پرسنل عمل می کند. سازماندهی و مدیریت شایسته سوابق پرسنل بدون آگاهی و مطالعه اسناد نظارتی در این زمینه غیر ممکن است.
آگاهی از اسناد هنجاری و مرجع هنجاری در مورد مسائل مربوط به مدیریت سوابق پرسنل به شما امکان می دهد:

اسناد را مطابق با الزامات قانون فعلی تنظیم کنید و به آنها نیروی قانونی بدهید.
اطمینان از ذخیره سازی و استفاده سریع از اسناد در فعالیت های جاری؛
جلوگیری از عواقب منفی برای کارکنان خود که در صورت نقض قوانین نگهداری اسناد پرسنلی امکان پذیر است و در این مورد برای کارفرما - برای جلوگیری از مسئولیت تعیین شده توسط قانون فعلی.
جلوگیری از امکان استفاده غیرمجاز از اطلاعات

قدرت قانونی سند تضمین شده استمجموعه ای از جزئیات تعیین شده برای هر نوع سند و ثبت در فرمی که با استاندارد مطابقت دارد. سند اصلی که ترکیب جزئیات و الزامات اجرای آنها را تعیین می کند GOST R 6.30-2003 است.
توصیه می شود الزامات فرم های اسناد را در مقررات محلی، به عنوان مثال، در دستورالعمل های کاری دفتر مستند کنید. در عین حال، الزامات تعیین شده نباید با GOST R 6.30-2003 مغایرت داشته باشد.
علاوه بر این، GOST R 6.30-2003، فهرستی از ترکیب جزئیات مورد استفاده در هنگام تهیه اسناد، این مفهوم را تعریف نمی کند. این تعریف شامل GOST R 51141-98 است که طبق آن جزئیات سند یک عنصر اجباری در طراحی یک سند رسمی است (بند 2.1 GOST R 51141-98).
GOST R 6.30-2003 فهرستی از جزئیات را ارائه می دهد که متأسفانه شامل 30 کتیبه است، این کتیبه ها به سند قدرت قانونی می دهند. با این حال، همه کتیبه ها بر قدرت قانونی سند تأثیر نمی گذارد.
با این حال، سند ممکن است حاوی جزئیات اضافی نیز باشد که برای انواع خاصی از اسناد ممکن است به دلیل الزامات قانون یا سایر مقررات اجباری باشد.
سیستم مدرن خدمات پرسنل علاوه بر اسناد کاغذی سنتی، از اسناد الکترونیکی نیز استفاده می کند. در هنر. 11 قانون فدرال شماره 149-FZ الزامات خاصی را برای اسناد زیر تعیین می کند:
پیام الکترونیکی که با امضای دیجیتال الکترونیکی یا آنالوگ دیگری از امضای دست‌نویس امضا شده باشد، در مواردی که قوانین فدرال یا سایر اقدامات قانونی نظارتی الزامی را ایجاد نکرده یا متضمن الزامی برای سندی است که با امضای دست‌نویس امضا شده است، به عنوان یک سند الکترونیکی معادل سندی شناخته می‌شود. تهیه چنین سندی روی کاغذ.».
به منظور انعقاد قراردادهای مدنی یا رسمی کردن سایر روابط حقوقی مربوط به افراد مبادله کننده پیام های الکترونیکی، مبادله پیام های الکترونیکی که هر یک با امضای دیجیتال الکترونیکی یا آنالوگ دیگری از امضای دست نویس فرستنده چنین پیامی امضا شده است، در روش تعیین شده توسط قوانین فدرال، سایر مقررات، قوانین حقوقی یا توافق طرفین به عنوان تبادل اسناد در نظر گرفته می شود.
در این صورت، قدرت قانونی سند الکترونیکی به موجب قانون مشخص شده با امضای دیجیتال الکترونیکی تأیید می شود. نیروی قانونی امضای دیجیتال الکترونیکی در صورتی شناخته می شود که سیستم اطلاعات خودکار حاوی نرم افزار و ابزار سخت افزاری باشد که شناسایی امضا را تضمین می کند و رژیم تعیین شده برای استفاده از آنها رعایت شود. علاوه بر این، مفاد این قانون فدرال استفاده از آنالوگ های دیگر امضای دست نویس در اسناد الکترونیکی را به عنوان جزئیات شناسایی اطلاعات منع نمی کند.
به طور کلی، ترکیب جزئیات یک سند الکترونیکی باید با الزامات GOST R 6.30-2003 مطابقت داشته باشد.

انواع مختلف اسناد اولیه تأیید معاملات انجام شده در چارچوب سوابق حسابداری و پرسنل است. بنابراین، انجام به موقع انواع تأیید اسناد اولیه به منظور جلوگیری از اشتباهات در حسابداری و سازماندهی ذخیره آنها به منظور ارائه آنها در صورت بررسی صحت این حسابداری توسط مقامات نظارتی مهم است. این مقاله مسائل مربوط به سازماندهی ذخیره سازی اسناد اولیه را هم در رسانه های کاغذی و هم الکترونیکی مورد بحث قرار می دهد.

از این مقاله یاد خواهید گرفت:

• چه نوع اسناد اولیه وجود دارد.
• نحوه ذخیره انواع مختلف اسناد اولیه؛
• نحوه تهیه و ذخیره اسناد اولیه به صورت الکترونیکی

انواع اسناد اولیه اعم از پرسنلی و حسابداری تاییدی بر فعالیت های سازمانی و اقتصادی آن می باشد. یک موضوع مهم سازماندهی ذخیره اسناد اولیه هم بر روی کاغذ و هم بر روی رسانه های الکترونیکی است.

چه نوع اسناد اولیه وجود دارد؟

کل جریان اسناد یک سازمان را می توان به سه نوع مدیریتی، پرسنلی و حسابداری (مالی) تقسیم کرد. انواع مختلفی از اسناد اولیه در سال 2016 در جریان اسناد پرسنلی و حسابداری استفاده می شود.

اسناد اولیه حسابداری اسنادی است که هرگونه اطلاعات یا معاملات اولیه مربوط به فعالیت های سازمانی یا اقتصادی شرکت را ثبت و تأیید می کند.

بنابراین، اگر ما در مورد اسناد اولیه مربوط به سوابق پرسنل صحبت می کنیم، این شامل دستورات استخدام، انتقال و اخراج کارکنان، کارت های شخصی آنها، جدول کارکنان، برنامه و دستورات اعطای مرخصی است. سفارشات سفر و گواهی سفر. یعنی تمام اسنادی که بر اساس آنها سوابق پرسنلی بیشتر انجام می شود، اطلاعات مربوط به پرسنل جمع آوری و تجزیه و تحلیل می شود و تصمیمات مدیریتی اتخاذ می شود.

انواع اسناد اولیه که حسابداری بر اساس آنها انجام می شود شامل مواردی است که بر اساس آنها انجام می شود، به عنوان مثال:

• ردیابی زمان کار؛
• حسابداری برای محاسبه حقوق کارکنان؛
• حسابداری دارایی های ثابت و دارایی های نامشهود؛
• حسابداری اقلام و محصولات موجودی در انبار؛
• حسابداری مواد؛
• حسابداری پرداخت های نقدی هنگام استفاده از تجهیزات صندوق نقدی هنگام انجام عملیات تجاری.
• حسابداری برای استفاده از ماشین آلات و مکانیزم های ساختمانی؛
• حسابداری معاملات و معاملات نقدی؛
• حسابداری برای اقلام کم ارزش و پوشیدنی؛
• حسابداری نتایج موجودی.
• اسناد پرداخت؛
• اعمال، فاکتورها، فاکتورها و غیره

هنوز می توان به این سؤال پاسخ داد که چه نوع اسناد اولیه وجود دارد: خارجی و داخلی. خارجی شامل انواع درخواست و دستور پرداخت، داخلی شامل اسناد حسابداری، اجرایی، اداری، پرسنلی و ترکیبی است.

اسناد اولیه برای حذف اشتباهات حسابداری تحت چندین نوع تأیید قرار می گیرند. بنابراین انواع اصلی تأیید اسناد حسابداری اولیه، بررسی صحت اجرا، بررسی قانونی بودن معامله و بررسی حسابی است. اسناد اولیه پرسنل از نظر صحت و اعتبار اطلاعات موجود در آنها بررسی می شود.

نحوه ذخیره انواع مختلف اسناد اولیه

فعالیت های سازمانی و اقتصادی یک بنگاه اقتصادی با هر شکلی از مالکیت، ناگزیر با تهیه بسیاری از اسناد اولیه همراه است. تایید معاملات حسابداری در صورت بازرسی از این فعالیت ها توسط مراجع نظارتی ضروری است. طبیعتاً این سؤال مطرح می شود که چگونه می توان انواع مختلف اسناد اولیه را ذخیره کرد. الزامات رویه، دوره های نگهداری و دفع انواع اسناد اولیه توسط قوانین و سایر مقررات تعیین می شود.

اگر در مورد اسناد حسابداری اولیه صحبت کنیم، در این مورد لازم است که مفاد هنر هدایت شود. 17 قانون فدرال 21 نوامبر 1996 شماره 129-FZ "در مورد حسابداری" (از این پس به عنوان قانون شماره 129-FZ نامیده می شود)، که طبق آن اسناد اولیه حسابداری، ثبت حسابداری و صورت های مالی باید در شرکت ذخیره شوند. برای حداقل پنج سال. اگر سازمان لازم بداند می‌تواند دوره ذخیره‌سازی طولانی‌تری را برای سند «اصلی» تعیین کند.

آن دسته از اسناد اولیه که مربوط به سوابق پرسنل و کارهای اداری است مطابق با الزامات مقرر در موارد زیر ذخیره می شود:

1. فهرست اسناد آرشیو مدیریت استاندارد تولید شده در روند فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، با اشاره به دوره های ذخیره سازی آنها، مصوب شده توسط وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558 (از این پس به عنوان فهرست)؛
2. فهرست اسناد آرشیوی استاندارد تولید شده در فعالیت های علمی، فنی و تولیدی سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، تایید شده به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 31 ژوئیه 2007 شماره 1182؛
3. فهرست اسناد استاندارد تولید شده در فعالیت های کمیته های دولتی، وزارتخانه ها، ادارات و سایر موسسات، سازمان ها، شرکت ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، تایید شده توسط آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در 15 اوت 1988.

اسناد اولیه سوابق پرسنل، از جمله پرونده های شخصی و کارت های شخصی کارکنان، سفارشات پرسنل، گواهی های اطلاعاتی مختلف، مطابق با الزامات فهرست، باید حداقل به مدت 75 سال ذخیره شود.

همه انواع تأیید اسناد اولیه، که توسط مقامات نظارتی، از جمله بازرسی های مالیاتی و دولتی کار انجام می شود، هم در دسترس بودن و هم روش ذخیره چنین اسنادی را بررسی می کند. الزامات کلی برای سازماندهی ذخیره سازی اسناد اولیه وجود دارد - پس از پردازش دستی، مطابق با ثبت های حسابداری به ترتیب زمانی تکمیل می شود و با یک گواهی اطلاعات برای بایگانی همراه است. بسته به فرمت های مستندات اولیه، برای جلوگیری از گم شدن در کلاسورها در پوشه های جداگانه ذخیره می شود.

سوابق اولیه پرسنل باید مطابق با الزامات هنر ذخیره شود. 87 قانون کار فدراسیون روسیه، که طبق آن کارفرما باید از ایمنی اطلاعات شخصی کارکنان، محافظت در برابر از دست دادن و دسترسی غیرمجاز به آنها اطمینان حاصل کند.

اسناد منبع حسابداری در پایان سال مالی به بایگانی منتقل می شود. به عنوان یک قاعده، یک شرکت یک اتاق جداگانه یا کابینت های قابل قفل نسوز را برای ذخیره آرشیوی اسناد اختصاص می دهد. شرکت ها، منابع تشکیل بایگانی دولتی و شهرداری، اسناد را برای ذخیره سازی به آنها منتقل می کنند. بنگاه هایی که جزو منابع تشکیل این گونه آرشیوها نیستند، می توانند قرارداد منعقد کرده و اسناد خود را برای نگهداری به شرکت های بایگانی تجاری انتقال دهند.

اسناد اولیه به صورت الکترونیکی

قانون شماره 129-FZ اجازه می دهد که گردآوری و ذخیره سازی انواع اسناد اولیه را می توان به صورت الکترونیکی انجام داد. این فرمت سند به شما امکان می دهد تا حجم و سرعت جریان اسناد را به میزان قابل توجهی کاهش دهید، جستجو و ذخیره سازی را تسهیل کنید. اما در اینجا این سوال در مورد اهمیت حقوقی اسناد اولیه به صورت الکترونیکی مطرح می شود.

به هر سندی با انطباق محتوای آن با شکل و طرح تعیین شده نیروی قانونی داده می شود. بنابراین برای تهیه مستندات اولیه بر روی کاغذ از فرم های یکپارچه استفاده می شود که دارای تمام فیلدهای لازم برای جزئیات می باشد. لازمه اصلی یک سند اولیه در قالب الکترونیکی، امضای دیجیتال الکترونیکی است که معادل امضای دست نویس در یک سند روی کاغذ است.

مسئله نحوه ذخیره انواع اسناد اولیه به شکل الکترونیکی مطابق با اسناد نظارتی حاکم بر پرسنل خودکار و حسابداری حل می شود. اسناد اولیه در فرم الکترونیکی باید مطابق با الزامات تعیین شده توسط قانون فدرال شماره 1-FZ مورخ 10 ژانویه 2002 "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" ذخیره شود.