Список кадрової документації: що потрібно підготувати для перевірки. Тест

"Кадровик. ру", 2013, N 7

ЯК СПІВЧИВАТИ КОЛЕГУ. ПРИЙМАЄМО НА РОБОТУ КАДРОВИКА

Кожен керівник знає і навряд чи оскаржуватиме твердження, що доходи будь-якої організації насамперед залежать від того, наскільки професійні фахівці, які працюють у ній. Саме цей ресурс – персонал – нині розглядається як найважливіший фактор конкурентоспроможності компанії на ринку. Співробітники з їх капіталом знань, досвіду та потенціалу становлять нематеріальний актив організації.

Хто ж такий інспектор з кадрів? Як виникла ця професія?

Назва професії "інспектор з кадрів", або "кадровик", з'явилася за радянських часів. Відділи кадрів нашій країні почали утворюватися у 30-ті гг. минулого століття. Відповідно до Постанови Наркомату праці СРСР від 28 грудня 1930 р. N 377, на них покладали постачання народного господарства робочою силою, а також планування підготовки робітничих кадрів та контроль даної підготовки. Структура кадрової служби у 30-ті роки. включала секції (підрозділи): - планування кадрів; міського ринку праці; сезонного ринку праці; підготовки робочої сили; профвідбору, профконсультації та перевірки кваліфікації.

Зараз на наших підприємствах, як і раніше, є відділи кадрів, де працюють висококваліфіковані фахівці, які забезпечують документальне оформлення трудових відносин відповідно до вимог законодавства, облік співробітників та підготовку звітності для державних органів.

Чому роботодавець зацікавлений у залученні висококваліфікованого інспектора з кадрів?

Робота з кадровою документацією потребує уважності та посидючості. Щоб мінімізувати ризики компанії, інспектор з кадрів повинен добре знати трудове законодавство і вміти цими знаннями оперувати. Проте, окрім оформлення документації, інспектор з кадрів багато спілкується із працівниками – консультує з питань трудового законодавства, регулює конфліктні ситуації.

Критерій успішності інспектора з кадрів – перевіряючих органів, штрафних санкцій з боку державних органів, нарікань чи скарг із боку співробітників компанії.

Яку ж компетентність повинен мати інспектор з кадрів, щоб виконувати таку відповідальну роботу? Які професійні стандарти висуваються до нього?

Довідка. Термін "компетентність" походить від латинського "competere", що означає "бути прийнятним", і використовується, як правило, для визнання того, що фахівець має достатні професійні знання та навички, щоб вирішувати поставлені завдання або виконувати певні обов'язки. В даний час компанії все більше уваги приділяють оцінці компетентності фахівців при прийнятті рішень, пов'язаних з їх наймом, просуванням та професійним зростанням.

До речі. Професійні стандарти є структурованими вимогами до якості та змісту праці в певній галузі професійної діяльності.

Точний опис "ідеального" кандидата та позиції, на яку він підбирається, забезпечує максимально ефективний пошук та відбір потрібних людей. Опис починається з визначення зони відповідальності та основних завдань співробітника. Повинна бути чітко встановлена ​​пріоритетність вимог з урахуванням інтересів менеджменту компанії, традицій та вимог корпоративної культури, можливостей та перспектив зростання.

Є цілий спектр інструментів визначення рівня компетентності спеціаліста - від класичної співбесіди до виконання робочого завдання (кейсу).

Усі методи оцінки кандидата мають бути підібрані таким чином, щоб можна було одержати максимум інформації про кожного претендента на вакантну посаду (див. таблицю 1).

Таблиця 1

Методи оцінки якостей кандидата, що використовуються.

Головне під час проведення оцінки кандидата:

Визначити мету оцінки;

Описати завдання, які виконуватиме співробітник;

Описати знання, уміння, навички, необхідні співробітнику для виконання цього завдання;

Визначити об'єкт діагностики;

Підібрати методи діагностики/оцінки;

Визначити критерії оцінки одержаних результатів.

Довідка. Уміння - здатність особистості ефективно виконувати певну діяльність на основі наявних знань у змінених чи нових умовах.

Навички – здатність виконувати будь-які дії автоматично, тобто без поелементного контролю. Тому іноді кажуть, що навик – це автоматизоване вміння.

Таким чином, ви заощадите час – як свій, так і кандидата – і будете професійними у вирішенні основного питання – підбору компетентного фахівця.

Наприклад, мета – визначити рівень професійних знань спеціаліста з кадрів. Ви можете використати метод професійного тестування. Успішних кандидатів воно зазвичай спонукає підтвердити свій статус професіонала. Претендент на вакансію, який відмовляється від проходження професійного тестування, викликає підозру як мінімум за двома необхідними для успішної роботи в компанії пунктами: керованість та рівень професійної підготовки.

Професійні випробування розробляються під конкретну посаду. За ними перевіряють ключові для цієї позиції знання. Розрив між необхідним та існуючим рівнем компетентності стає підставою для додаткових питань на співбесіді. При грамотному використанні тести дають цінну інформацію про кандидата (див. таблиці 2, 3), навіть попри значні витрати під час складання норм, обробці та інтерпретації результатів.

Таблиця 2

Варіант бланка "Перевірка професійних знань

інспектора з кадрів"

┌────────────┬────────────────┬──────────────────┬────────────────┬───────┐

│ Завдання │ Об'єкт │Контрольний питання│ Результат │Рівень│

│ │ │ │ │ знань│

│ │ │ │ ├─┬─┬─┬─┤

│ │ │ │ │0│3│4│5│

│Оформлення │Знання правил │Кадровик помилився в │а) закреслити │ │ │ │ │

│трудових │ведення трудових│заповненні │невірний запис,│ │ │ │ │

│книжок │книжок │титульного листа │а поруч написати│ │ │ │ │

│працівників │ │трудової книжки. │правильну; │ │ │ │ │

│ │ │Його дії: │б) списати бланк│ │ │ │ │

│ │ │ │як зіпсований │ │ │ │ │

│ │ │ │і заповнити │ │ │ │ │

│ │ │ │новий; │ │ │ │ │

│ │ │ │в) нічого не │ │ │ │ │

│ │ │ │починаючи, │ │ │ │ │

│ │ │ │продовжувати │ │ │ │ │

│ │ │ │заповнення ТК; │ │ │ │ │

│ │ │ │г) інше │ │ │ │ │

├────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────────┼─┼─┼─┼─┤

│Внесення │Знання правил │У трудову книжку │а) закреслити │ │ │ │ │

│записів до │ведення трудових│було внесено │невірний запис,│ │ │ │ │

│трудові │книжок │неправильна │а поруч написати│ │ │ │ │

│книжки │ │запис. Кадровик │правильну; │ │ │ │ │

│працівників │ │повинен: │б) нічого не │ │ │ │ │

│ │ │ │приймати; │ │ │ │ │

│ │ │ │в) визнати │ │ │ │ │

│ │ │ │невірний запис │ │ │ │ │

│ │ │ │недійсною│ │ │ │ │

│ │ │ │і внести │ │ │ │ │

│ │ │ │правильну │ │ │ │ │

│ │ │ │запис; │ │ │ │ │

│ │ │ │г) інше │ │ │ │ │

├────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────────┼─┼─┼─┼─┤

│Проведення │Знання правил │Трудова книжка │а) завести нову│ │ │ │ │

│аудиту │ведення трудових│співробітника │трудову книжку;│ │ │ │ │

│трудових │книжок │втрачена, порвана, │б) оформити │ │ │ │ │

│книжок │ │забруднена. Потрібно: │публікат; │ │ │ │ │

│працівників │ │ │в) можливі обидва │ │ │ │ │

│ │ │ │варіанта; │ │ │ │ │

│ │ │ │г) інше │ │ │ │ │

└────────────┴────────────────┴──────────────────┴────────────────┴─┴─┴─┴─┘

Таблиця 3

Варіант бланка "Перевірка знань норм ТК РФ

інспектора з кадрів"

		Контрольне питання	Результат
Розробка локальних нормативних	Навичка розробки локальних нормативних	Перерахувати основні положення, порядок ознайомлення з ними співробітників (Ст. 8 ТК РФ)
Розробка проектів кадровий документації відповідно	Навичка розробки проектів кадрових документів	Наприклад, трудовий додаткове угода щодо нього, бланки наказів за Основний діяльності та ін. (Ст. ст. 56 - 61, 67, 68 ТК РФ)
Проведення процедури оформлення службових відряджень	Навичка оформлення службових відряджень співробітників	Перерахувати необхідні документи (наказ, напрямок та Максимальний термін відрядження, оплата лікарняного листка, дії при втраті документів. Розповісти технологію оформлення (гл. 24
Проведення процедури співробітників	Навичка оформлення кадрових документів при прийомі на роботу, в тому сумісництву	Розповісти про нюанси оформлення лікарняного відряджень

Головне, про що повинен пам'ятати фахівець, який займається професійним відбором, - результати тестування власне обов'язково повинні бути доповнені даними, наприклад, спостереження, бесіди. Пам'ятайте, що кандидат може мати відмінні теоретичні знання, але при цьому не мати практичного досвіду роботи. Мінімізуйте ризик: додайте інші методи оцінки кандидата (його умінь та навичок) - запропонуйте виконати робоче завдання.

"Робоче завдання "Прийом працювати". Фахівець із добору персоналу може в ролі нового співробітника, а кандидат - у ролі інспектора з кадрів компанії.

Методика заснована на побудові певних ситуацій та пропозиції кандидату описати модель своєї поведінки або вирішення цих ситуацій. Робоче завдання містить гіпотетичні питання/дії про роботу, відповіді на які оцінюються порівняно з відповідями, прийнятими зразковими. Перевага даного методу (за умови ретельної підготовки): всім кандидатам пропонуються ті самі ситуації/питання, а відповіді/дії оцінюються зіставленням з набором "еталонних".

Для зручності систематизації та обробки інформації можна робоче завдання оформити як таблиці (див. таблицю 4).

Таблиця 4

Варіант бланка "Робоче завдання "Прийом на роботу"

Можна використати і звичний формат робочого завдання. Наприклад: "Співробітник К. був прийнятий на роботу в компанію "три" на посаду начальника складу із встановленням ненормованого робочого дня 23 травня 2011 р. Відповідно до графіка відпусток йому повинна була бути надана щорічна відпустка з 30 травня 2012 р., про що співробітник К. був повідомлений у письмовій формі 28 травня 2012 р. К. був усно повідомлений, що до графіка відпусток внесено зміни та його відпустку у зв'язку з виробничою необхідністю поділено на дві частини - по 14 днів і перенесено на вересень та грудень 2012 р. .

Яких порушень допущено?"

Найбільшу складність становить оцінка здібностей, особистісних особливостей та якостей кандидата - необхідність вибору з широкого спектру різних методів і методик вимагає розуміння досліджуваного об'єкта та грамотного професійного підходу. Якщо ви дипломований спеціаліст-психолог, то можете використовувати для діагностики психологічне тестування, заручившись при цьому згодою кандидата.

Ефективність діяльності компанії загалом залежить від результативності роботи кожного її співробітника. Саме цьому питанню організації приділяють велику увагу нині. Ефективність визначається якістю роботи. Тому ще до працевлаштування кандидата важливо зрозуміти, як він бачить свою зону відповідальності, якими були критерії ефективності його діяльності на попередньому місці роботи, як він розуміє слово "ефективність", що вважає найважливішим у своїй роботі. Оцінку можна провести за допомогою структурованого інтерв'ю. Для зручності питання можна сформувати таблицю (див. таблицю 5).

Таблиця 5

Варіант бланка "Критерії ефективності роботи

інспектора з кадрів"

Зона відповідальності	Критерій ефективності
Ведення, облік, зберігання трудових книжок працівників	Дотримання правил ведення трудових книжок
Відсутність розпоряджень з боку перевіряючих органів
Своєчасне та якісне оформлення кадрової документації	Дотримання термінів згідно встановленим стандартам
Відсутність помилок в оформленій документації
Відсутність претензій/скарг зі сторони суміжних відділів
Ведення процедур оформлення прийому звільнення, переміщення співробітників	Дотримання вимог Трудового кодексу РФ
Відсутність розпоряджень з боку перевіряючих органів
Відсутність претензій/скарг зі сторони співробітників

До речі. Основна особливість структурованого інтерв'ю – проведення його за планом, у якому визначено теми розмови та питання кандидату. Співробітник компанії заздалегідь готує питання під час бесіди "по пунктах", скрупульозно з'ясовує відповідність претендента встановленим вимогам.

Це треба знати. Відповідно до Стандартів професійної діяльності в галузі кадрового менеджменту, розроблених російською кадровою спільнотою та затвердженим голосуванням членів Національної спілки кадровиків, спеціаліст з кадрового діловодства (витяг):

- "знає локальні нормативні акти компанії;

знає систему документообігу компанії;

Знає систему взаємодії підрозділів підприємства;

Знає вимоги до управлінської документації (положень, регламентів) під час організаційного будівництва;

Вміє розробляти внутрішні кадрові документи;

Законодавство

Знає Трудовий кодекс РФ та інші нормативні правові акти, що містять норми трудового права;

Володіє навичками вирішення трудових спорів та конфліктів;

Знає Кодекс про адміністративні правопорушення РФ, Кримінальний кодекс РФ, інші федеральні закони щодо визначення відповідальності порушення трудового законодавства та інших актів, містять норми трудового права;

Кадрове діловодство та кадровий облік

Знає процедури прийому, звільнення, перекладу на іншу роботу та переміщення персоналу відповідно до Трудового кодексу РФ, володіє навичками оформлення супроводжуючої документації;

Вміє вести кадрове діловодство та організувати архівне зберігання кадрових документів відповідно до чинних нормативно-правових актів;

Володіє навичками роботи із зовнішніми організаціями (Пенсійним фондом РФ, Фондом соціального страхування, Фондом обов'язкового медичного страхування РФ, Державною інспекцією праці, службами зайнятості населення та ін.) та навичками ознайомлення співробітників компанії з кадровою документацією та діючими локальними нормативними актами;

Знає вимоги щодо забезпечення захисту персональних даних співробітників".

Останнім часом все більше уваги приділяється не тільки визначенню відповідності кандидата необхідної кваліфікації, компетентності, але й з'ясування того, наскільки нова людина "впишеться" в корпоративну культуру організації, чи зможе вона прийняти принципи та норми поведінки, що діють у компанії. У зв'язку з цим велике значення мають методи відбору, що використовуються на співбесіді.

Співбесіда – основний інструмент у відборі кадрів. Крім того, воно відіграє основну роль у створенні сприятливого враження про компанію. Ситуація інтерв'ю/переговорів дає можливість обом сторонам зрозуміти, чи підходять вони один одному. Переговори передбачають рівні права сторін у взаємній оцінці, прояві зацікавленості.

Базова ідея, яка є основою оцінки, у тому, що немає універсально " хороших " чи " поганих " кандидатів. Також як немає і універсально "хороших" чи "поганих" компаній. Є підходящі один одному або не підходящі.

Оцінка знань, умінь, навичок кандидата має проводитись експертом, професіоналом рівним (або вище) за статусом/положенням вакантної посади. Якщо ви, фахівець із пошуку та підбору персоналу, не є профі у сфері кадрового обліку та залучаєте для оцінки кандидатів експерта-кадровика, подбайте про те, щоб оцінка була неупереджена. А значить, у вас має бути чіткий опис вимог до кандидата, завдань, що стоять перед ним, критеріїв оцінки знань, умінь.

Чому потрібна допомога експерта? Він має "ідеальний" набір знань, умінь, підтверджених практичним досвідом, знає тонкощі та нюанси професії, є носієм корпоративної культури компанії. При спілкуванні з професіоналом кандидат розкривається, вільно говорить не лише про свої успіхи та досягнення, а й про проблемні зони. Адже відбувається спілкування однією мовою, кандидат упевнений, що його слова будуть правильно сприйняті, і інтерпретовані в потрібному аспекті.

Т. Козлова

Керуючий партнер

A-Range Solutions,

Міжнародної Академії Бізнесу

Для документального оформлення всіх кадрових операцій у організації необхідні певні знання та вміння.

Діловодство на підприємстві регулюється самостійно розробленою та затвердженою директором інструкцією. Вона є внутрішнім нормативним актом і є обов'язковою для дотримання всіма співробітниками господарюючого суб'єкта. Розробляє та контролює її виконання відділ кадрів.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Законодавство вимагає складання безлічі документів, що закріплюють усі сторони трудових відносин працівника з роботодавцем.

Досвідчені та початківці кадровики повинні підвищувати кваліфікацію. На допомогу їм створено інтернет-сайти, де представлені теоретичні курси кадрового діловодства.

Кадрові папери відбивають діяльність персоналу, підтверджують стаж співробітників, що грає першорядну роль при нарахуванні пенсії. Керівництво відповідає за документальний фонд підприємства.

Головні деталі контролю на папері

Грамотна організація кадрового обліку вимагає знання нормативної бази, відстеження її змін, орієнтації у формах документів, що використовуються.

З якою метою здійснюється

Порядок проведення кадрового обліку регламентується законодавством. На великих підприємствах із великим штатом співробітників, як правило, формується кадрова служба. Її працівники оформляють відповідні документи відповідно до вимог нормативної бази РФ.

Папери можуть мати уніфіковану форму або розроблятися на підприємстві та затверджуватись у локальних актах.

Кадрове діловодство - це діяльність, спрямовану розробку і ведення документів, що з урахуванням персоналу, робочого дня, розрахунків з праці.

Кадрові питання включають такі позиції:

• оформлення прийому працювати;
• внутрішнє переміщення працівників;
• звільнення;
• регулювання відносин між керівником та співробітниками;
• організація трудового процесу;
• інші.

Правильна організація кадрового обліку сприяє вирішенню низки завдань.

Його основні цілі представлені у таблиці:

Напрямок кадрової роботи	Завдання, що виконуються
Обліково-контрольне	прийом, облік, звільнення персоналу.
Планово-регулятивне	підбір, переміщення, адаптація працівників.
Звітно-аналітичне	вивчення працівників, оцінка їхньої праці; аналітична робота; складання звітів.
Координаційно-інформаційне	підготовка, навчання, перепідготовка персоналу; прийом працівників зі службових та особистих питань; обробка письмових звернень трудящих; архівна та довідкова діяльність.
Організаційно-методичне	документування роботи працівників; робота з персоналом підрозділів; кадрове планування та керівництво.
Документальне	ведення особових справ, трудових книжок; складання наказів, паперів для персоніфікованого обліку; оформлення лікарняних, пенсійних свідоцтв тощо.

У Москві інших великих регіонах РФ організації, мають окремі підрозділи, можуть вести кадровий облік онлайн. Для цього розроблено відповідні програми, що дозволяють проводити обмін документами в електронному вигляді.

Законодавча база

Законодавчі основи кадрового діловодства містяться у ТК РФ.

Ця діяльність регулюється цілою низкою нормативно-правових актів:

• Вказівки щодо заповнення та застосування первинних документів з обліку та оплати праці (постанова Держкомстату № 1 від 05.01.04);
• уніфіковані документи та вимоги до їх складання (постанова Держстандарту № 65-ст від 03.03.03);
• Типова інструкція з діловодства для федеральних органів виконавчої (наказ Мінкультури РФ № 536 від 08.11.05);
• Правила роботи архівів (рішення Колегії Росархіву від 06.02.02);
• Правила діловодства для ФЗІВ (постанова Уряду РФ № 477 від 15.06.09);
• Закон про інформацію, її захист та інформаційні технології № 149-ФЗ від 27.07.06;
• Закон про розгляд звернень російських громадян №59-ФЗ від 02.05.06;
• Закон про державну мову РФ №53-ФЗ від 01.06.05;
• Закон про архівну справу №125-ФЗ від 22..10.04;
• Закон про комерційну таємницю №98-ФЗ від 29.07.04;
• Наказ про трудові книжки № 117н від 22.12.03;
• Постанову про прийняття інструкції щодо заповнення трудових №69 від 10.10.03;
• Постанову про трудові книжки № 225 від 16.04.03;
• інструкції Генштабу збройних сил РФ

Обов'язкові документи

ТК РФ зобов'язує організації мати свою законодавчу базу, куди входять ряд обов'язкових локальних нормативних документів.

До них відносяться:

Статут	Основний установчий документ. У ньому прописано правову форму підприємства, засновників, сферу діяльності, порядок прийому та звільнення керівника, його повноваження. Багато внутрішні нормативні акти підприємства складаються виходячи з положень Статуту.
Правила розпорядку праці (далі - Правила)	Наявність документа передбачає ст. 189, 190 ТК України. Він встановлює порядок прийому на роботу та звільнення співробітників, права, обов'язки сторін угоди, режими праці та відпочинку, систему заохочень та стягнень, інші питання щодо трудових відносин на підприємстві. Правила затверджує директор. За наявності організації профспілки, враховується його думки щодо прийняття документа. В організаціях, де персонал працює ненормований робочий день, має існувати Перелік відповідних посад та професій. Він оформляється як додатки до Правил.
Інструкція про захист персональних даних	Відповідно до ст. 87 ТК РФ у ній встановлено вимоги, обов'язкові до виконання при обробці персональної інформації про працівників, забезпечення їх захисту, використання, зберігання. Персональною вважається інформація про окремо взятого працівника, необхідна роботодавцю для трудових відносин. Працівники мають бути ознайомлені з документами, які визначають порядок обробки даних.
Положення про охорону праці	Воно перебуває у відділі кадрів. Кожного працівника ознайомлюють із документом. На підприємствах з чисельністю співробітників понад 50 осіб має бути посада спеціаліста з охорони праці.
Графік змінності	Застосовується у компаніях зі змінним графіком праці. Документ є терміновим та діє певний період на розсуд роботодавця.
Папери з нормування праці	Вони відображаються необхідні тимчасові витрати на виготовлення продукції (виконання робіт) одним співробітником або групою та встановлення на їх основі трудових норм.

Нормативні акти

Після прийняття керівника встановлюється кількість посад, необхідних для нормальної роботи організації. З урахуванням одержаних цифр, виробничого циклу та інших особливостей діяльності підприємства готується .

Для оформлення документа зазвичай використовують бланк уніфікованої форми. Завантажити зразок безкоштовно можна з Інтернету. Роботодавець має право коригувати розклад на власний розсуд.

У документі посади перераховуються в ієрархічному порядку: починаючи з директора та закінчуючи допоміжним персоналом. Для кожної з них вказується кількість одиниць по штату, оклад та надбавки.

На наступному етапі формується робочий розклад. Воно є графіки роботи всім співробітників. За наявності змін створюються докладні графіки змінності. У документі коротко описуються вимоги до зовнішнього вигляду працівників, поведінки, порядку денного тощо.

Далі розробляється форма трудового договору. У цьому мають враховуватися основні норми ТК РФ та внутрішніх нормативних документів підприємства. Трудову угоду зазвичай складає юрист організації або залучений із боку.

Документ повинен містити такі позиції:

• відомості про юрособу: назву, адресу, телефон, ПІБ та посаду керівника;
• дані паспорта працівника;
• посада співробітника, типи договору (постійний чи терміновий) та робочого місця (основне чи додаткове);
• перелік основних обов'язків із посиланням на інструкцію до цієї посади;
• відомості про оплату праці, доплати, пільги, надання відпусток;
• робочий графік; оплата переробки;
• причини припинення дії договору та інші умови;
• підписи та реквізити сторін, печатка підприємства.

Для перевірки та оптимізації роботи кадровиків керівництво може провести внутрішній чи незалежний аудит. Це сприяє зменшенню ризику адміністративних покарань, суперечок та скарг із боку персоналу.

Етапи організації кадрового діловодства з нуля

Для формування кадрового обліку зручно використовувати таку покрокову інструкцію:

Підготовка необхідного	Для організації кадрової служби спочатку потрібно придбати меблі, оргтехніку, канцтовари і т. д. Обов'язково знадобиться кадрова програма, наприклад, «1С: ЗУП» та довідкова правова система. Завдяки цьому працівники відділу відстежуватимуть останні зміни законодавства та отримають доступ до необхідних документів. Сейф необхідний зберігання трудових і важливих паперів.
Оформлення керівника	Директор є виконавчою особою будь-якої компанії. Він підписує документацію. Для наділення його всіма повноваженнями він приймається працювати за трудовою угодою. Видається відповідне розпорядження, яким він призначає сам себе.
Призначення відповідального за кадрову роботу	У невеликій компанії ці функції може виконувати керівник. Якщо діловодством займається окремий працівник, із нею оформляють трудового договору. На його підставі готується наказ. Якщо обов'язки покладено однієї із прийнятих раніше співробітників, оформлюють додаткову угоду і наказ.
Складання внутрішніх актів	Вони підписуються директором і зберігаються у спеціальній папці разом із наказами. До локальних документів належать папери, перелічені вище (розділ «Нормативні акти»).
Документування прийому персоналу	На кожного працівника слід завести папку для підшивки всіх паперів, пов'язаних з його даними та трудовою діяльністю (трудова угода, наказ про прийом, особиста картка).
Заповнення трудових книжок	До даних документів співробітників вносяться записи про прийом, переклади, заохочення тощо. Роботодавець зобов'язаний завести нову книжку на співробітника, який раніше ніколи не працював. Трудові та журнал їх реєстрації є у ​​відділах канцтоварів. Зберігатися ці папери повинні в сейфі.

Ця інструкція підійде і для чайників, які не мають досвіду в цьому питанні.

Як ведеться облік

Для ведення обліку необхідно правильно організувати документообіг.

Для цього необхідно зробити таке:

• розробити внутрішню нормативну базу;
• підготувати штатний розклад для кожної одиниці штату;
• зробити штатну розстановку;
• підготувати трудові угоди;
• розробити форми з особового складу;
• оформити картки Т-2;
• затвердити бланки заяв для працівників;
• підготувати внутрішні накази.

Усі кадрові дії повинні підтверджуватись. Їхній перелік закріплюється в нормативних актах.

Додаткові моменти

Кадровий облік із нуля починається з прийому персоналу. Важливо правильно оформити роботу здобувачів, підготувати необхідну документацію.

Штатний розклад та відпустки

Одним із обов'язкових типових документів, які мають існувати на підприємстві, є штатний розпис (ф. Т-3).

• список структурних підрозділів та посад;
• кількість одиниць штату з кожної посади;
• оклади, надбавки за посадами;
• фонд заробітної плати організації.

Підрозділи зазначаються у документі за рівнем їх важливості до роботи організації. У них посади працівників повинні наводитися також у порядку значимості. Назви посад у трудових угодах та штатному розкладі мають співпадати.

Штатна розстановка - це форма розкладу із внесеними ПІБ працівників відповідно до займаних посад.

Графік відпусток (ф. Т-7) відображає інформацію про час надання щорічних відпусток усім працівникам. Складається на рік. Його затверджує директор за погодженням із профорганом. Документ має оформлятися мінімум за 2 тижні до нового року. Занесені до нього дані обов'язкові виконання, як співробітниками, і роботодавцями. Виняток становлять пільговики.

Графік включає такі реквізити:

• назва підрозділу;
• Назва посади;
• ПІБ та табельний номер трудівника;
• число днів відпустки;
• дати відходу у відпустку за планом та фактом;
• підстава перенесення відпустки, ймовірна дата.

За два тижні до відпустки співробітнику повідомляють про це. Видається розпорядження, з яким працівника ознайомлюють під розпис. У листопаді можна підготувати наказ всім керівників підрозділів, який зобов'язує їх здати у бухгалтерію графіки відпусток до 1 грудня. Це полегшить підготовку загального графіка.

Оформлення співробітників

Повноцінна робота організації починається із набору співробітників. Заповнення вакансій супроводжується оформленням документів.

Обов'язки кадровика при прийомі співробітників полягають у наступному:

• реєстрація у спеціальному журналі заяви від претендента;
• ознайомлення новачка з діючими інструкціями та локальними актами;
• оформлення трудової угоди та контроль підписання її сторонами;
• видача примірника договору співробітнику та проставлення відмітки про це на бланку організації;
• оформлення та реєстрація наказу у книзі обліку;
• заповнення особистої картки, підшивка документів у справу (заяви, копії особистих паперів, наказу, договору);
• передача документів розрахункові для нарахування зарплати працівникові.

При побудові системи кадрового діловодства спочатку слід визначитися, які документи обов'язково мають оформлятися, а які необхідні конкретної сфери діяльності.

До необхідних паперів належать:

• розпорядження з особового складу (на прийом, переклад тощо);
• кадрові накази (на відпустки, премії, відрядження тощо);
• картки Т-2;
• трудові;
• угоди;

До інших обов'язкових паперів входять такі:

• штатний розклад;
• становище по ВІД;
• журнал реєстрації відряджень;
• правила внутрішнього розпорядку;
• інші.

Посадові інструкції та Колдоговор вести не обов'язково, проте ці документи є майже у кожного роботодавця.

Після встановлення переліку обов'язкової документації слід вивчити статутні папери. На їх підставі слід розробити інші документи. Їх перелік залежить від характеру діяльності юрособи та особливостей умов праці. Наприклад, за необхідності забезпечення працівників уніформою та ЗІЗ потрібно підготувати розпорядження про порядок та строки їх видачі, яким працівникам вони необхідні.

Документально повинні підтверджуватись компенсації та пільги за роботу в особливих умовах: на шкідливих виробництвах, ненормовану, нічну тощо. Далі оформлюють Положення про кадрове діловодство. У ньому відображають список необхідних роботи організації паперів, порядок їх оформлення та зберігання.

Законодавство не зобов'язує розробляти таке Положення, проте воно суттєво полегшить роботу кадровиків. На роботу до нової організації спочатку приймається директор, потім він набирає решту персоналу.

Склад та кількість необхідних посад відображає штатний розпис. У правилах розпорядку відбиваються всі графіки роботи, вимоги до співробітників тощо. буд. Типове трудову угоду розробляється виходячи з норм ТК РФ.

Перед застосуванням облікових журналів їх потрібно підготувати: пронумерувати аркуші, прошити, скріпити печаткою. На останній лист прошивки приклеюють папірець. На ній вказують кількість сторінок, директор чи відповідальний виконавець розписуються, ставиться друк. На першій сторінці журналу пишуть найменування організації та дату початку його ведення.

Одним із найважливіших документів кадрового обліку є трудова книжка. Для їх ведення наказом призначається відповідальна особа, яка їх заповнює та відповідає за безпеку.

Поширені запитання

Організація кадрового обліку має певні тонкощі та нюанси:

Порядок відновлення	Процедура не відображена у законодавстві. Зазвичай вона складається з наступних кроків: Вивчення актуальних нормативів. Визначення списку документів. Упорядкування плану подальшої роботи організації. Визначення відповідальних за документи осіб. Формування штатного розкладу. Перевіряє правильність прийому співробітників, переміщень, кадрових перестановок, звільнень. Визначення законності режиму праці для підприємства.
Особливості у ІП із найманими працівниками	Підприємець приймає персонал працювати за стандартним сценарієм. Договір укладається у кілька етапів: Отримання паперів. Оформлення заяви. Складання та підписання угоди. Формування наказу приймання. Заклад картки Т-2. Внесення запису до трудового. Свої особливості має працевлаштування громадян, які розмовляють англійською.
Ведення на малому підприємстві	У цих організаціях кадровими питаннями може займатися сам керівник чи спеціальний відділ. Роботодавець може передати кадровий облік на аутсорсинг. Усі питання вирішуватиме стороння спеціалізована організація. Складнощі з документообігом виникають, якщо організація велика, має структурні одиниці та великий обсяг документації. І тут обов'язки з передачі паперів може покладатися кур'єра. У цьому часто представники організації-виконавця не відвідують офіс замовника, т. е. робота виконується повністю дистанційно.
Спрощення обліку на мікропідприємствах	Усі умови праці закріплюються в угоді із працівником. У 2019 році керівники даних компаній та ІП мають право відмовитися від складання локальних нормативних актів. Протягом 4 місяців із втрати статусу мікропідприємства, керівництво має оформити «традиційну» кадрову документацію.

Професійне тестування на посаду інспектора кадрів

Здобувач__________________
Дата _______________________

1. Якщо кадровик помилився під час заповнення титульного листа трудової книжки, його дії:

б) списати бланк як зіпсований та заповнити новий
в) нічого не роблячи, продовжити заповнювати трудову книжку

2. Якщо до трудової книжки було внесено неправильний запис, кадровик повинен:
а) закреслити невірний запис, а поруч написати правильний
б) нічого не робити
в) визнати невірний запис недійсним та внести правильний запис

3. Якщо працівник іде в чергову оплачувану відпустку, а відразу після нього у навчальну відпустку, чи можна обидві відпустки оформити одним наказом?
а) так, можна, для цього існує спеціальна форма наказу
б) ні, не можна

4. Чи обов'язкове найменування посади (професії) у трудовій книжці має відповідати кваліфікаційним довідникам посад та професій?
а) так, обов'язково
б) ні, не обов'язково
в) обов'язково, якщо за даною посадою (професією) законом передбачено пільги або обмеження

5. Чи є заява про прийняття на роботу обов'язковим документом?
а) так, є
б) ні, не є
в) так, у деяких випадках

6. Якщо трудова книжка працівника втрачена, порвана, забруднена, потрібно:
а) завести нову трудову книжку
б) оформити дублікат
в) можливі обидва варіанти

7. Чи надається відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами жінкам, які працюють за сумісництвом?
а) надається та оплачується
б) надається, але не оплачується
в) замість нього надається відпустка без збереження заробітної плати

8. Чи зобов'язаний роботодавець створити на підприємстві комісію з трудових спорів?
а) так, зобов'язаний
б) ні, не зобов'язаний
в) зобов'язаний, якщо цього вимагатимуть працівники

9. Які з перелічених документів пред'являються прийому працювати за сумісництвом до іншої організацію?
а) паспорт чи інший документ, що засвідчує особу
б) довідка про доходи з основного місця роботи
в) письмова згода роботодавця за основним місцем роботи

10. Номенклатура справ – це:
а) папки із документами
б) план роботи з документами
в) систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку

11. Закінчіть фразу: "При складанні графіка відпусток...
а) думка працівників не враховується"
б) обов'язково враховується думка всіх працівників"
в) обов'язково враховується думка співробітників, яким згідно із законом відпустка надається у зручний для них час"

12. Скільки часу мають зберігатися особисті справи керівників організації?
а) постійно
б) 50 років
в) 75 років

13. Хто ухвалює рішення про виділення кадрових документів для знищення?
а) начальник відділу кадрів
б) директор з персоналу
в) експертна комісія

14. Накази з особового складу групуються у справи:
а) за видами та хронологією
б) за термінами зберігання та хронології
в) за видами та термінами зберігання

15. Перевірка наявності та стану документів здійснюється:
а) не рідше ніж один раз на п'ять років
б) щорічно
в) у міру необхідності

16. Закінчіть фразу: "Робота надомників у неробочі святкові дні оплачується...
а) у одинарному розмірі"
б) у подвійному розмірі"
в) не оплачується"

17. Співробітник подав заяву про звільнення за власним бажанням, а наступного дня захворів. Двотижневий термін попередження про звільнення добігає кінця, а тимчасова непрацездатність ще не закінчилася. Коли оформити звільнення працівника?
а) після закінчення двотижневого терміну, незважаючи на те, що тимчасова непрацездатність триває
б) першого дня виходу працювати після закриття лікарняного листа
в) через два тижні після закриття лікарняного листа, оскільки цей термін працівник має відпрацювати

18. Організація ліквідується. Майже всі працівники вже звільнені в порядку переведення до іншого роботодавця (п.5 ч. першої ст. 77 ТК РФ). Але в організації все ще числяться дві вагітні жінки. Як із ними вчинити, щоб вони не втратили роботу?
а) також звільнити переведенням на їх прохання або за їх згодою на роботу до іншого роботодавця (п.5 ч. першої ст. 77 ТК РФ)
б) звільнити за пунктом 1 частини першої статті 81 Трудового кодексу (ліквідація організації), а потім за їх згодою прийняти на роботу до іншого роботодавця
в) можна використовувати як перший, так і другий спосіб

19. Чи покладено вихідну допомогу співробітнику, який звільняється у зв'язку із закінченням строку трудового договору?
а) належить, якщо це передбачено трудовим чи колективним договором
б) безумовно, належить
в) ні, не належить

20. Співробітника звільняють у зв'язку із незадовільним результатом випробування. Яку статтю Трудового кодексу слід зазначити у трудовій книжці як підставу для звільнення?
а) частина перша статті 71 ТК РФ
б) пункт 4 першої статті 77 ТК РФ
в) пункт 5 частини першої статті 81 ТК РФ

21. У якому з наведених випадків працівнику надається навчальна відпустка із збереженням заробітної плати?
а) працівник здобуває другу вищу освіту
б) працівник, вже маючи вищу професійну освіту в іншій галузі, вперше здобуває середню професійну освіту за певною спеціальністю
в) працівник навчається у вузі на очній формі навчання

22. При скороченні чисельності штату працівника слід повідомити за два місяці:
а) у будь-якій формі
б) у письмовій формі
в) у письмовій формі, під розпис

23. При розірванні трудового договору з неповнолітнім працівником слід повідомити:
а) державну інспекцію праці та територіальний орган пенсійного фонду
б) комісію у справах неповнолітніх та податкову інспекцію
в) комісію у справах неповнолітніх та захист їх прав та відповідну інспекцію праці

24. Індивідуальні суперечки між працівником та роботодавцем розглядаються:
а) районними судами та комісіями з трудових спорів
б) мировими суддями та комісіями з трудових спорів
в) тільки комісіями з трудових спорів

25. Керівник організації працюватиме за сумісництвом в іншого роботодавця:
а можливо
б) не може
в) може лише з дозволу уповноваженого органу юридичної особи чи власника майна організації

26. Ваші дії у разі, якщо звільнений працівник тривалий час не є за трудовою книжкою:
а) направити працівникові повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою
б) підшити трудову книжку до особистої справи та здати до архіву
в) зберігати трудову книжку до явки колишнього співробітника

27. Коли потрібно підшивати документи у справу?
а) наприкінці календарного року
б) після їх виконання
в) як тільки з'являється документ, що стосується справи, його потрібно відразу ж підшити до відповідної папки

28. Постанова Уряду РФ про перенесення святкових неробочих днів має бути:
а) офіційно опубліковано за два місяці до наступного календарного року
б) прийнято не пізніше ніж за місяць до настання дати вихідного дня, що переноситься, в поточному році
в) офіційно опубліковано не пізніше ніж за два місяці до настання дати вихідного дня, що переноситься, в поточному році

29. Виберіть неправильне твердження "Випробування прийому працювати не встановлюється:
а) для вагітних жінок та жінок, які мають дітей віком до півтора року"
б) під час укладання термінового договору на тримісячний срок"
в) для осіб, обраних на виборну посаду на оплачувану роботу

30. Сторінка, на якій зазначено кількість аркушів справи, особливості її нумерації, а також проставлено позначки про стан та склад справи, називається...
а) внутрішній опис
б) примітки
в) лист-засвідчувач

31. Працівник віком 17 років має право на чергову оплачувану відпустку у розмірі:
а) 31 день
б) 28 днів
в) розраховується пропорційно, залежно від дня настання повноліття

32. При ліквідації структурного підрозділу зміни у штатному розписі набирають чинності:
а) відразу після ухвалення рішення про ліквідацію структурного підрозділу
б) після двох місяців після прийняття керівництвом рішення про ліквідацію структурного підрозділу
в) після повідомлення працівників про майбутню ліквідацію підрозділу

33. Тривалість понаднормової роботи має перевищувати кожному працівника:
а) 130 годин на рік
б) чотири години протягом двох днів поспіль
в) дві години на день

34. Як ви зробите, якщо виявите помилку в нумерації аркушів справи?
а) скористаюся гумкою, адже справа нумерується простим олівцем, який легко стирається
б) нічого не поробиш - доведеться скористатися рідиною, що коректує.
в) закреслю старі номери, а поряд поставлю нові

Інтерпретація відповідей

25-34 правильних відповідей
Здобувач зумів правильно відповісти на більшість питань. Це говорить про те, що він знає трудове законодавство та практику роботи інспектора з кадрів. Швидше за все, претендент має практичний досвід і зможе бути ефективним на посаді інспектора з кадрів.

13-24 правильних відповідей
Здобувач зумів правильно відповісти на більш ніж половину питань. Це говорить про те, що він має окремі прогалини у знаннях, які можуть бути усунені в процесі практичної діяльності або під керівництвом досвідченішого наставника.

1-12 правильних відповідей
Здобувач не впорався із тестовим завданням. Він не знає основ трудового законодавства та кадрового діловодства. Приймати його на роботу на посаді інспектора з кадрів не рекомендується.

Консультант з кадрових питань

Провідний науковий співробітник ТОВ «Експертиза», автор програм численних семінарів, публікацій та практичних посібників.

Ви можете поставити своє запитання на наступні теми:

• організація документообігу компанії
• класичне діловодство
• кадрове діловодство
• трудові відносини
• трудова книжка
• захист персональних даних
• підготовка до перевірок організації державними органами нагляду

Час відповіді питання становить 5 (п'ять) робочих днів.

Шановні клієнти!Зверніть увагу на те, що після того, як було поставлено запитання, Вашій заявці надається номер, який відображається на сайті після відправки форми. Далі, на електронну пошту, вказану Вами, надходить автоматичне повідомлення, що містить порядковий номер заявки та інформацію про сервісний центр. Якщо протягом декількох хвилин повідомлення на пошту не надійшло, зателефонуйте нам за телефонами, вказаними на сайті. Можливо, стався збій доставки, і питання потрібно продублювати.

Поставити своє запитання щодо кадрів

Ця послуга надається клієнтам - зареєстрованим користувачам компанії КонсультантПлюсСервіс

Питання та відповіді

15.08.2019 : Про дату підписання згоди на обробку персональних даних
На підприємстві досі не було Положення про захист персональних даних. Якою датою краще оформити становище з відповідними листами ознайомлення? і якими датами підпишуть тоді співробітники згоди на обробку даних?Відповідь...

08.08.2019 : Про щорічну відпустку в період відпустки для догляду за дитиною
Чи може робітниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 років і працюючи при цьому на умовах неповного робочого часу, претендувати на чергову відпустку? Потрібно перервати відпустку для догляду за дитиною та оформити чергову?Відповідь...

01.08.2019 : Про зміну штатного розкладу
Одна співробітниця пішла у декретну відпустку. На цю посаду прийнято нового співробітника. З перспективою переходу на іншу роботу з виходом із декретного колишньої співробітниці. Як коректно відображати у штатному розкладі дані 2 одиниці?Відповідь...

26.07.2019 : Про розрахунок відпускних у разі тимчасового виконання обов'язків
У двох працівників різна тривалість щорічної відпустки, якщо один працівник тимчасово виконує обов'язки іншого зі звільненням від основних, за якою посадою йому обчислювати щорічну відпустку?Відповідь...

19.07.2019 : Про внесення виправлень до трудової книжки
У трудовий книжці працівника прізвище написано через Ё, інші документи зокрема. паспорт, диплом,СНІЛС, ІПН через букву Е. На підставі чого внести виправлення і чи маю я право це зробити?Відповідь...

11.07.2019 : Про вкладку у трудову книжку
Працівник приніс трудову та не вшиту вкладку, яка повністю заповнена, і довелося завести ще одну вкладку. Як вшити 2 вкладиші у трудову? Прошивати один на одного, як зазвичай вшиваємо вкладиші у трудову?Відповідь...

04.07.2019 : Про переведення на іншу посаду зі зміною строку трудового договору
Чи можна перевести на посаду директора (терміновий трудовий договір за Статутом підприємства на 1 рік) з посади головного інженера (трудовий договір безстроковий)? Чи обов'язково потрібно звільнити та прийняти працівника?Відповідь...

27.06.2019 : Про невикористані відпустки
Працівниця, вийшовши з відпустки для догляду за дитиною, через деякий час йде у відпустку для догляду за дитиною. При цьому чергову відпустку за перший "додекретний" період вона "не відгуляла". Чи може робітниця використати цю відпустку після того, як вона вийшла з другої відпустки з догляду (за другою дитиною), якщо з моменту періоду, за який вона збирається піти в чергову відпустку, минуло 4 роки?Відповідь...

19.06.2019 : Про відображення у трудовому договорі доплати за роботу у нічний час
Співробітник працює у нічний час. Чи потрібно обов'язково прописувати за трудовим кодексом доплату 20% за кожну годину роботи, чи можна прописати в локальному акті та виставляти як щомісячну премію?Відповідь...

11.06.2019 : Про внесення до трудової книжки запису про подяку
У працівника оформлено вкладку у трудову книжку. Тепер необхідно зробити запис про подяку. Куди записувати - у трудову книжку чи вкладку? Чи вважатиметься порушенням, якщо все-таки внесено запис про подяку у вкладку за збереження нумерації про заохочення після трудової книжки.Відповідь...

04.06.2019 : Про роботу за сумісництвом
Працівник працює в організації за двома трудовими договорами: один – основний, другий – за сумісництвом. Чи може основна посада працівника бути статусом нижчим (в ієрархії посад), ніж посада, яку займає працівник за сумісництвом?Відповідь...

28.05.2019 : Про відпустку з догляду за дитиною до 1,5 років
Оформляємо відпустку для догляду за дитиною до 1,5 років. Дитина народилася 27.02.2019. Дата закінчення відпустки 26.08.2020 чи 27.08.2020?Відповідь...

22.05.2019 : Про складання табеля
Поясніть, будь ласка, коли складаєш табель потрібно включати співробітників, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 1,5 років та до 3-х років?Відповідь...

08.05.2019 : Про надання відгулу за перебування у відрядженні у вихідний день
За перебування співробітника у дорозі (відрядження) згідно зі ст. 153 ТК РФ працівник бере відгул. Але розрахунок відрядження в цей день був по годинах (у день перебування в дорозі). Як нам потрібно оформити правильно всі документи: працівник просить відгул – ми йому надаємо цілий день чи стільки годин, скільки він витратив на відрядження?Відповідь...

26.04.2019 : Про відкриття працівником лікарняного у день звільнення
У день звільнення (за власним бажанням) працівник о 11-30 одержує на руки: під підпис трудову книжку, ним запитані довідки та обов'язкові документи. Отримує всі виплати під час звільнення на зарплатну картку... І йде на лікарняний. Лікарняний лист відкритий о 12-20. Є доказ – талон до лікаря. Які дії установи? Що робити зі звільненням? У день отримання лікарняного звільняти не можна.

1. Скільки разів на рік можна вносити зміни до штатного розкладу?
- один;
- два;
- обмеження щодо цього законодавством не встановлено;
- трохи більше трьох разів;
- не більше шести разів;
- Змінювати його протягом року не можна.

2. Чи потрібно вносити до трудової книжки запис про перейменування організації?

- Потрібно;
- не потрібно;
- на розсуд роботодавця;
- Потрібно тільки якщо організація при цьому змінила організаційно-правову форму;
- Потрібно тільки тим працівникам, які звільняються з організації;
- Потрібно крім випадку, коли організація змінила організаційно-правову форму.

3. Під час укладання трудового договору громадянин, який надходить на роботу, не повинен пред'являти роботодавцю:

- свідоцтво про народження дитини;
- паспорт;
- страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
- Трудову книжку;
- військовий квиток;
- документ про освіту, кваліфікацію, наявність спеціальних знань.

4. Скільки граф у розділі трудової книжки «Відомості про роботу»?

3;
- 5;
- 4;
- 6;
- 1;
- 7.

5. В уніфікованій формі особистої картки працівника (№ Т-2) немає графи:

- «громадянство»;
- "склад сім'ї";
- «Стан у шлюбі»;
- "знання іноземної мови";
- "національність";
- "місце народження".

6. Графік відпусток підписує:

Керівник організації;
- Керівник кадрової служби;
- начальник юридичного відділу;
- керівник кадрової служби та керівники підрозділів;
- Заступник керівника організації;
- працівник кадрової служби.

7. Співробітниця змінила прізвище у зв'язку з одруженням. Як змінити прізвище на титульному аркуші трудової книжки?

Прізвище виправляти не треба;
- видати співробітниці вкладку до трудової книжки та вписати туди нове прізвище;
- заштрихувати колишнє прізвище рідиною, що коригує, і написати нове;
- взяти колишнє прізвище до дужок, а поруч написати нове;
- поруч із колишнім прізвищем написати нове у дужках;
- закреслити колишнє прізвище однією рисою, а поряд написати нове.

8. Як слід прикріпити вкладку до трудової книжки?

Приклеїти;
- вшити нитками;
- приколоти степлером;
- приколоти канцелярськими скріпками;
- вкласти усередину книжки без прикріплення;
- можна використовувати будь-який із перерахованих способів.

9. Перелік матеріалів, поміщених у справу, називається:

Аркуш-засвідчувач справи;
- номенклатура справ;
- внутрішній опис;
- Підшивка;
- підсумковий запис;
- Зміст.

10. Угода роботодавця та працівників, яка встановлює додаткові гарантії для працівників та їх відповідні зобов'язання стосовно роботодавця, називається:

Трудовий договір;
- громадянсько-правовий договір;
- Конвенція;
- посадова інструкція;
- колективний договір;
- Додаткова угода до трудового договору.

11. Що поставити в табелі обліку робочого часу внутрішньому суміснику, якщо він захворів?

- і за основною посадою, і за сумісництвом літерний код "Б" або цифровий "19";
- за основною посадою код "Б" ("19"), а за сумісництвом - код "ПР" ("24");
- за основною посадою код "ПР" ("24"), а за сумісництвом - код "Б" ("19");
- за основною посадою код "ДО" ("16"), а за сумісництвом - код "Б" (19);
- за основною посадою код "Б" (19) а за сумісництвом - код "ДО" ("16");
- і за основною посадою, і за сумісництвом код «ДО» («16»).

12. Працівник переводиться до іншого відділу. Ініціатива перекладу походить від начальника відділу, в якому співробітник працював раніше. Виберіть найповніший список документів, що оформлюються:

Заява від працівника із проханням про переведення, додаткова угода до трудового договору, наказ за формою № Т-5, трудова книжка, особиста картка;
- пропозицію працівникові про переведення, подання про переведення на адресу керівника організації від безпосереднього керівника працівника, додаткову угоду до трудового договору, наказ за формою № Т-5, трудова книжка, особиста картка;
- Додаткова угода до трудового договору, наказ за формою № Т-5А, трудова книжка, особиста картка;
- заяву від працівника зі згодою на переведення, додаткову угоду до трудового договору, наказ за формою № Т-5А, трудова книжка, особиста картка;
- заяву від працівника зі згодою на переклад, уявлення про переведення, додаткову угоду до трудового договору, наказ за формою № Т-5А, наказ за формою № Т-1, трудова книжка, особиста картка;
- заяву від працівника з проханням про переведення, подання про переведення, додаткову угоду до трудового договору, наказ за формою № Т-5А.

13. Роботодавець не зобов'язаний продовжувати щорічну оплачувану відпустку, якщо під час відпустки працівник:

Захворів і лежав у лікарні;
- був спрямований на військові збори;
- працював як член виборчої комісії;
- доглядав за хворим членом сім'ї;
- брав участь у суді як присяжний засідатель;
- Захворів і лікувався амбулаторно.

14. Додаткова оплачувана відпустка може надаватися:

Лише у календарних днях;
- лише у робочих днях;
- у календарних та робочих днях;
- у місяцях;
- у тижнях;
- у будь-яких одиницях на розсуд роботодавця.

15. Скільки виправлень допускається на бланку листка непрацездатності?

Не більше трьох;
- Виправлення в листок непрацездатності вносити не можна;
- не більше чотирьох;
- не більше одного;
- таких обмежень законодавство не містить;
- трохи більше двох.

16. Чи можна нагородити співробітника грошовою премією, якщо на нього наклали дисциплінарне стягнення?

- можна, можливо;
- можна, але спочатку потрібно наказом зняти дисциплінарне стягнення;
- Не можна;
- не можна протягом року від дня накладання дисциплінарного стягнення;
- не можна протягом шести місяців від дня накладання дисциплінарного стягнення;
- у разі допускається лише моральне заохочення.

17. Якого працівника не можна звільнити у зв'язку зі втратою довіри?

Касира;
- Продавця;
- Експедитора;
- Бухгалтера;
- завідувача складу;
- комірника.

18. Переклад до іншого роботодавця відображається у трудовій книжці працівника:

- двома записами – про звільнення з колишньої роботи та про прийом на нову;
- записом про переведення на нову роботу;
- записами про переведення та прийом на нову роботу;
- записами про звільнення та переведення на нову роботу;
- не відбивається;
- Записом про прийом на нову роботу.

19. ОКІН, ОКСО, ОКПДТР та ОКАТО знадобляться вам при заповненні:

трудового договору;
- Наказу про прийом на роботу;
- наказу про звільнення;
- табеля обліку робочого дня;
- Особистої картки;
- Трудової книжки.

20. Чи повинен роботодавець – фізична особа вести трудові книжки на своїх працівників?

Безумовно, повинен;
- не повинен;
- має, якщо він є індивідуальним підприємцем;
- повинен, якщо має більше 10 працівників;
- повинен, якщо він не є індивідуальним підприємцем;
- на розсуд роботодавця.

Завдання 2. Дайте відповідь на запитання тесту, вибравши дві правильні відповіді з шести запропонованих.

21. Прогулом вважається;

Відсутність працівника на робочому місці протягом п'яти годин поспіль
- Відсутність працівника на робочому місці без поважних причин протягом усього робочого дня або зміни;
- відсутність працівника на робочому місці без поважних причин протягом половини робочого дня чи зміни;
- Відсутність працівника на робочому місці протягом двох годин поспіль;
- Відсутність працівника на робочому місці без поважних причин більше чотирьох годин поспіль протягом робочого дня або зміни;
- Відсутність працівника на робочому місці без поважних причин більше шести годин поспіль протягом робочого дня або зміни.

22. Ви плануєте звільнити через скорочення штату працівника, який не досяг 18 років. Які органи (особи) обов'язково мають дати згоду?

Батьки працівника;
- Держтрудінспекція;
- Прокурор;
- Комісія у справах неповнолітніх та захист їх прав;
- служба зайнятості;
- Військкомат.

23. Оформляти розірвання трудового договору в період тимчасової непрацездатності працівника дозволяється у разі звільнення:

За прогул;
- у зв'язку з невідповідністю працівника займаній посаді;
- з ініціативи працівника;
- за згодою сторін трудового договору;
- зі скорочення штату;
- у зв'язку з неодноразовим невиконанням працівником трудових обов'язків.

24. Записи у трудовій книжці допускається робити:

- кульковою ручкою;
- олівцем;
- капілярною ручкою;
- фломастером;
- гелевою ручкою;
- Маркером.

25. За запитами громадян та організацій архів видає:

Архівні накази;
- архівні довідки;
- архівні договори;
- архівні записки;
- архівні копії;
- архівні сповіщення.

26. Які уніфіковані форми знадобляться вам для оформлення відрядження?

- № Т-1;
- № Т-5;
- № Т-6а;
- № Т-9;
- № Т-10а;
- № Т-6.

27. Які уніфіковані форми знадобляться вам для оформлення відпустки?

- № Т-1;
- № Т-5;
- № Т-6а;
- № Т-9;
- № Т-10а;
- № Т-6.

28. Для яких кадрових наказів немає законодавчо закріплених уніфікованих форм?

- про суміщення посад;

- про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення);
- про накладення дисциплінарного стягнення;
- про заохочення працівника;
- Про заохочення працівників.

29. Які з наказів належать до наказів з основної діяльності?

Про прийом працівника працювати;
- про затвердження штатного розкладу;
- про переміщення;
- про направлення працівника у відрядження;
- про внесення змін до локальних нормативних актів;
- Про переведення працівника на іншу роботу.

30. Які локальні акти роботодавця з погляду закону є обов'язковими?

- штатний розклад;
- інструкція з кадрового діловодства;
- положення про структурні підрозділи;
- положення про атестацію;
- колективний договір;
- Положення (інструкція) про захист персональних даних працівників.