1с бп 3.0 - контроль негативних залишків. Бухоблік інфо

У будь-якій організації обов'язково ведеться контроль залишків складі. І часто виникає ситуація, коли товар за фактом є, але в програмі його немає. І тут бухгалтер змушений ухвалити рішення:

• дозволити його продати;
• відкласти доти, доки з'ясується, чому виникла така ситуація.

Рішення, зазвичай, приймається з політики, що ведеться у організації стосовно обліку залишків. Іноді можна товар відкласти та сказати покупцеві, що продати його зараз немає можливості. Іноді це зробити неможливо. Наприклад, коли покупець бачить цей товар або вже тримає в руках.

Можна, звичайно, просто сформувати документ продажу та не проводити документ, але не в усіх організаціях це дозволено. Тому в програмі 1С 8.3 (як і 8.2) є можливість відключити контроль негативних залишків.

Якщо контроль залишків включений, то під час продажу товару, якого немає на складі (або на потрібному рахунку), програма видасть таке попередження:

Некоректно заповнено стовпчик «Кількість» у рядку 1 списку «Товари».
Вказана кількість перевищує залишок. Залишок: 18; Бракує: 111 093

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Відключення контролю негативних залишків 1С 8.3

Щоб вимкнути або включити контроль залишків у 1С, потрібно зайти в меню «Головне», потім у розділі «Налаштування» вибрати «.

У деяких версіях 1С Бухгалтерії дані налаштування розташовані в меню "Адміністрування - Налаштування проведення документів".

У «Параметрах обліку» потрібно перейти на закладку 1С «Запаси» та встановити прапорець «Дозволити списання запасів за відсутності залишків за даними обліку»:

Потім залишилося натиснути кнопку «Записати та закрити». Тепер при списанні залишки не контролюватимуть.

Але такий метод неминуче призведе до появи негативних залишків складі (мається на увазі, у програмі). Розглянемо, як із цим боротися.

Звіт «Контроль негативних залишків»

У найпростішому випадку потрібно лише вибрати період та натиснути кнопку «Сформувати». І ось тут мене чатувала перша несподіванка.

Я спеціально змоделював у тестовій програмі ситуацію, коли у мене продано товару більше, ніж є на складі. Причому зробив цей продаж у 2013 році. За логікою, той самий товар у мінусі у мене і зараз, у 2016. Тому я навіть не став чіпати період, а одразу натиснув «Сформувати». У мене нічого не вийшло. Виходить, що звіт може виводити інформацію про негативні залишки лише за вибраний період.

У своїх відеоуроках я часто говорю про те, що базу 1С потрібно обов'язково підготувати до закриття періоду та складання звітності. І один із важливих пунктів такої підготовки – це контроль негативних залишків товарів, матеріалів та готової продукції. Якими звітами потрібно скористатися, щоб перевірити стан рахунків обліку ТМЦ у 1С: Бухгалтерії? Давайте розглянемо деякі з них.

1. Звіт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку»

Потім уважно переглядаємо звіт та аналізуємо виявлені помилки

Оборотно-сальдова відомість зручна тим, що дозволяє оцінити як наявність негативних кількісних залишків, а й виявити інші проблемні ситуації:
- кількісний залишок ТМЦ без суми;
- сумовий залишок без кількості;
- Негативний сумовий залишок.
Однак, якщо в обліку задіяна велика кількість номенклатурних позицій, то така перевірка може бути досить складною. До того ж, ОСО доведеться формувати для кожного рахунку обліку окремо (10, 41, 43), що теж дещо ускладнює процес роботи.

2. Звіт "Контроль негативних залишків"

Вказуємо період, організацію та формуємо звіт.

До звіту потрапляють лише номенклатурні позиції, якими виявлено негативний кількісний залишок. Великим плюсом є те, що аналізуються дані з усіх рахунків обліку ТМЦ. Працювати зі звітом, на мій погляд, зручніше, ніж із ОСВ.
Але є й мінус – звіт дозволяє контролювати лише негативні кількісні залишки, залишаючи за кадром інші проблеми, що дозволяє виявити ОСВ.

3. Звіт «Аналіз субконто»

Вибираємо субконто "Номенклатура", перевіряємо, щоб у налаштуваннях звіту було включено відображення кількісних показників.

Аналіз субконто хороший тим, що дозволяє отримати інформацію про рух ТМЦ за всіма рахунками обліку. Наприклад, відстежити ситуації, коли товар надійшов однією рахунок обліку, а був реалізований – з іншого.

Однак при велику кількістьноменклатури аналізувати дані може бути складно.
Докладніше про роботу з цим звітом я розповідала у відеоуроці Як працювати зі звітом "Аналіз субконто" у 1С-ВІДЕО.
Таким чином, кожен із розглянутих звітів має свої плюси та мінуси. У роботі я рекомендувала б їх комбінувати:
- знайти грубі помилки звітом "Контроль негативних залишків";
- потім переглянути ОСО за всіма рахунками обліку ТМЦ;
- для виявлення причин некоректного сальдо скористатися звітом "Аналіз субконто".
Цікаві приклади, пов'язані з пошуком та виправленням помилок при обліку ТМЦ, я також розбирала у двох корисних відео:

Є два види ситуації, в якій необхідне налаштування контролю залишків.

Перша ситуація. Іноді бухгалтерам доводиться стикатися з проблемою неможливості списання матеріалів або товарів у програмі 1С 8.3 через відсутність їх в обліку, хоча фактично вони є. І бухгалтеру потрібно терміново оформити документи відвантаження матеріалів чи товарів:

Така ситуація можлива, якщо організація тільки почала облік у 1С 8.3 або дані заносяться до програми невчасно.

Друга ситуація, коли бухгалтер списує матеріали, яких немає на складі. А бухгалтер оформляє документи відвантаження, що дуже добре складається на репутації компанії.

Налаштування контролю залишків

У програмі 1С 8.3 Бухгалтерії є настроювання контролю залишків. І при створенні бази в налаштуваннях за замовчуванням можна списувати товари, які за даними обліку в програмі відсутні.

Контролюються залишки в розрізі конкретної організації та складу у всіх типах документів: реалізація, вимога-накладна, переміщення тощо, де беруть участь рахунки з аналітикою Склад.

Важливо! Щоб контролювалося залишки лише на рівні складу, в 1С 8.3 необхідно встановити аналітику по складах у рахунках обліку товарів чи матеріалів.

Таким чином:

• Для першої ситуації необхідно встановити галочку та ввести всі залишки за матеріалами до бази. І бажано після цього своєчасно заносити надходження товарів та матеріалів.
• Для другої ситуації необхідно прибрати галочку для заборони списання відсутнього товару (матеріалів).

Як вимкнути контроль залишків у 1С 8.3

Для зняття заборони проведення документів з відсутніми товарами необхідно у налаштуваннях програми 1С 8.3 у розділі Адміністрація – далі Налаштування проведення документів:

встановити галочку Дозволяється списання запасів за відсутності залишків за даними обліку:

Контроль залишків у розрізі складів

Для запобігання негативним залишкам по складах задаємо аналітику За складами. Увімкнути аналітику за складами можна в налаштуваннях обліку: розділ Адміністрування – далі Параметри обліку. Вибираємо Налаштування плану рахунківі в обліку запасів натискаємо на За номенклатурою та складами (за кількістю):

У новому вікні встановлюємо прапор За складами (місцями зберігання). Дана галочка і впливатиме на контроль залишків у розрізі складів:

• Якщо галочка прибрана – контроль залишків здійснюється у межах організацій;
• Якщо галочка встановлена ​​– у розрізі організації та конкретного складу:

Контроль негативних залишків 1С 8.3

Якщо немає можливості усунути галочку або є причини вести облік з негативними залишками, в 1С 8.3 Бухгалтерія реалізований звіт, який дозволяє контролювати негативні залишки.

Звіт Контроль негативних залишківв 1С 8.3 перебуває у розділі Склади – далі Контроль негативних залишків:

Звіт можна сформувати за певний період з деталізацією за документами, складами, номенклатурою та іншими об'єктами обліку. А також вивести дані щодо певного складу чи номенклатури, використовуючи відбір:

Важливо! Звіт Контроль негативних залишків показує негативні залишки лише за цей період. Якщо були документи списання раніше початку звіту, то негативні залишки щодо них не потраплять у звіт.

Щоб змінити установки звіту, скористайтеся командою Показати настройки. Переміщаючись за вкладками налаштувань Угруповання, Відбір, Додаткові поля можна надати звіту необхідний вигляд:

На сайті можна ознайомитись за конфігурацією 1C Бухгалтерія 8.3.

Докладніше про налаштування програми 1С 8.2 (8.3) Заборона списання запасів за відсутності залишків, яким чином вона впливає на фінансові результати дивіться у наступному відео:

Контроль за складськими залишками є обов'язковою процедурою обліку будь-якому підприємстві, що працює з товарами. Найчастіше можна зіштовхнутися із ситуацією, як у програмі товару немає, але складі він фактично перебуває. У такій ситуації є два варіанти дії:

• Направити їх у продаж;
• Залишити на складі до з'ясування обставин такої ситуації.

Вибір залежить від кількох факторів, наприклад політики організації або конкретної ситуації. При знаходженні товару на прилавку та інтересу до нього покупця (тримає в руках) відмовляти у продажу не доцільно.

Окремі підприємства практикують формування документа продажу без його проведення, але користуються такою практикою не всі. На випадок подібних ситуацій програма 1С у своїх останніх версіяхпередбачає можливість відключення контролю негативних залишків.

При активованому контролі реалізація товару, відсутнього за програмою складі видасть користувачеві попередження: «Некоректно заповнена колонка «Кількість» у рядку 1 списку «Товари». «Вказана кількість перевищує залишок. Залишок: 18. Бракує 111.093».

Відключення контролю негативних залишків у 1С

Операція увімкнення/вимкнення контролю залишків у 1С здійснюється через меню «Головне» - «Налаштування» - «Параметри обліку» - «Запаси». Тут потрібно встановити прапорець «Дозволити списання запасів за відсутності запасів за даними обліку».

Після цього дія підтверджується кнопкою «Записати та закрити». У свою чергу, подібні дії гарантовано стануть основою для формування в обліку негативних залишків. Їх потрібно усунути.

Звіт «Контроль негативних залишків»

Формування цього звіту здійснюється через меню "Склад" - "Звіти", де представлений документ. Від користувача потрібно визначити інтервал запиту та клацнути на кнопку «Сформувати». Відсутність заданого періоду не дозволить показати негативні залишки, що є особливістю системи, яка потребує обов'язкового заповнення графи «Період».

Готовий звіт має такий зовнішній вигляд.

Для самого звіту доступний стандартний набір фільтрів, включаючи групування, сортування та інші трансформації даних відповідно до запитів та потреб користувачів. За допомогою кнопки «Показати налаштування» можна включити до звіту додаткові рядки вручну.

Як контролювати залишки на складі у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія?

У будь-якій організації обов'язково ведеться контроль залишків складі. І не рідко виникає ситуація, коли товар за фактом є, але у програмі його немає. І тут бухгалтер змушений ухвалити рішення:

• дозволити його продати
• відкласти до того, поки не з'ясується, чому виникла така ситуація

Рішення, зазвичай, приймається з політики, що ведеться у організації стосовно обліку залишків. Іноді можна товар відкласти та сказати покупцю, що ми не можемо вам його зараз продати. Іноді це зробити неможливо. Наприклад, у роздрібній торгівлі, коли покупець бачить цей товар, чи вже тримає у руках.

Можна, звичайно, просто сформувати документ продажу і не проводити документ, але не в усіх організаціях це дозволено. Тому в програмі 1С 8.3 (як і 8.2) є можливість відключити контроль негативних залишків.

Якщо контроль залишків включений, то під час продажу товару, якого немає на складі (або на потрібному рахунку) програма видасть аналогічне попередження:

Некоректно заповнено стовпчик «Кількість» у рядку 1 списку «Товари».

Вказана кількість перевищує залишок. Залишок: 18; Бракує: 111 093

Відключення контролю негативних залишків 1С 8.3

Щоб вимкнути або включити контроль залишків у 1С, потрібно зайти в меню «Головне», потім у розділі «Параметри» вибрати пункт «Параметри обліку».

У деяких версіях 1С Бухгалтерії дані налаштування розташовані в меню Адміністрація - Налаштування документів.

У «Параметрах обліку» потрібно перейти на закладку 1С «Запаси», та встановити прапорець «Дозволити списання запасів за відсутності залишків за даними обліку»:

Потім залишилося натиснути кнопку «Записати та закрити». Тепер при списанні залишки не контролюватимуть.

Але такий метод неминуче призведе до появи негативних залишків складі (мається на увазі, у програмі). Розглянемо, як із цим боротися.

Звіт «Контроль негативних залишків»

У найпростішому випадку потрібно лише вибрати період та натиснути кнопку «Сформувати». І ось тут мене чатувала перша несподіванка.

Я спеціально змоделював у тестовій програмі ситуацію, коли у мене продано товару більше, ніж є на складі. Причому зробив цей продаж у 2013 році. За логікою, той самий товар у мінусі у мене і зараз, у 2016. Тому я навіть не став чіпати період, а одразу натиснув «Сформувати». У мене нічого не вийшло. Виходить, що звіт може виводити інформацію про негативні залишки лише за вибраний період.

Це слід врахувати, тому що я часто зустрічав у форумах питання «А чому звіт мені нічого не показує?». Відповіді були різні, переважно про неправильно встановлені фільтри, але про період я жодного разу не зустрічав.

Після того, як я встановив потрібний період, звіт сформувався правильно:

Всі інші параметри стандартні, можна встановити різні фільтри, додати групування, змінити сортування, додати додаткові поля (кнопка «Показати установки»).

За матеріалами: programmist1s.ru